Tiết kiệm trong hoạt động chi thường xuyên là việc thực hiện những hành động đơn giản để hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng các nguồn lực hiện có nhằm làm giảm tối đa chi phí phải bỏ ra để duy trì hoạt động hằng ngày của đơn vị. Hiện tại, công tác tiết kiệm đang được thực hiện trong toàn hệ thống KBNN Hậu Giang. Tuy vậy công tác này cần được phát động, nhắc nhở và kiểm tra để có thể duy trì thường xuyên vì thế ngoài việc nhắc nhở, làm gương, Ban Lãnh đạo cũng cần có những hình thức khác nhau để xây dựng ý thức cho mọi người để ai cũng hiểu việc thực hành tiết kiệm trong công tác hằng ngày của mỗi người tuy nhỏ nhưng nhiều người góp lại sẽ là một số lớn giúp hạn chế lãng phí và làm tăng nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị. Với khoản chi phí tiết kiệm được cuối năm có thể sử dụng để tăng thu nhập cho người lao động.
Có thể tiết kiệm trong các lĩnh vực như sau:
- Tiết kiệm trong việc sử dụng năng lượng
Đó có thể là việc tiết kiệm trong việc sử dụng điện, nước sinh hoạt, điện thoại… bằng cách: luôn luôn tắt hết các thiết bị sử dụng điện khi hết giờ làm việc hoặc những nơi có thể sử dụng ánh sáng tự nhiên, khi không thật sự cần thiết thì không sử dụng điều hòa; thường xuyên kiểm tra các thiết bị sử dụng điện, nước nhằm đảm bảo các thiết bị này có thể hoạt động tốt, tránh hiện tượng rò rĩ điện, nước gây lãng phí. Tiết kiệm trong việc sử dụng công quỹ trong sử dụng nhiên liệu như: xây dựng lịch trình cho mỗi chuyến công tác sao cho đoạn đường đi là ngắn nhất…
- Tiết kiệm trong việc sử dụng cơ sở vật chất, tài sản công
Vấn đề này cần được thực hiện từ gốc, rễ của mỗi sự vật, sự việc. Ví dụ trong việc xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm tài sản: cần có sự chọn lựa, chuẩn bị ngay từ đầu từ khâu chọn thiết kế, xây dựng nhằm lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất; đồng thời tăng cường sự giám sát để họ cung cấp sản phẩm đạt chất lượng tốt để có thể hạn chế chi phí sửa chữa khi công trình hay sản phẩm hết thời gian bảo hành. Vì là tài sản chung, nhiều người sử dụng nên mỗi thiết bị máy móc sử dụng chung cần có những hướng dẫn cụ thể để mọi người có thể dễ dàng sử dụng, đồng thời cần giao
trách nhiệm cụ thể cho cá nhân nào đó trực tiếp quản lý để có thể dễ dàng trong khâu bảo quản tài sản. Thực hiện tốt trong khâu này chính là góp phần để tiết kiệm những khâu khác. Ví dụ như trong việc sử dụng máy photo copy: cần giao hẳn việc quản lý cho bộ phận hành chánh để họ phân công người quản lý, nếu máy móc được quản lý tốt, sử dụng đúng cách, thời gian sử dụng sẽ kéo dài vì thế sẽ tiết kiệm được chi phí sửa chữa, mua sắm tài sản thay thế. Ngoài ra cũng cần tiết kiệm trong vấn đề sử dụng văn phòng phẩm như: chỉ in, photo những tài liệu cần thiết, thực hiện một cách thuần thục, có tính toán nhằm hạn chế những sản phẩm hỏng góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm, điện kèm theo…
- Tiết kiệm thời gian
Thời gian giải quyết công việc bị kéo dài là vấn đề mà công chức nhà nước hiện nay hay bị phản ảnh nhất. Tiết kiệm thời gian trong quá trình giải quyết công việc không những giúp hiệu quả công việc tăng lên, tạo thêm uy tín cho người công chức và cơ quan nhà nước mà còn góp phần làm giảm công sức chung của mọi người cho việc giải quyết công việc đó. Tiết kiệm thời gian trong mọi công việc, mọi hoạt động xã hội chính là góp phần giải phóng sức lao động của con người và thúc đẩy xã hội phát triển. Muốn vậy mỗi người cần có kế hoạch làm việc riêng tùy theo tính chất từng bộ phận, từng nhóm công việc sao cho khoa học nhất, mất ít thời gian nhất.
Ví dụ: Mọi người phải tuân thủ thời gian có mặt tại cơ quan theo đúng quy định, thái độ làm việc tích cực; các công việc cần được xác định tính chất, mức độ khó và mức độ cần ưu tiên; trong quá trình làm việc mỗi cá nhân cần tập trung cao độ, không nên làm việc riêng, đối với các công việc cần sự hợp tác mọi người phải có tinh thần tích cực, đặt mục tiêu chung lên hàng đầu.
Để thực hiện các việc tiết kiệm trên Ban Lãnh đạo có thể áp dụng các hình thức sau:
- Giáo dục, tuyên truyền
Ngoài việc phát động, kêu gọi mọi người thực hiện các hình thức tiết kiệm, Ban Lãnh đạo cũng cần đưa ra các quy định cụ thể để mọi người có thể thực hiện, đồng thời cần làm gương cho cán bộ công chức; trong các cuộc họp của đơn vị cần nói rõ các hình thức mà cá nhân người lãnh đạo đơn vị đã thực hiện để mọi người tự xem xét lại hành vi của mình. Bên cạnh đó có thể kêu gọi mọi người suy nghĩ tìm tòi những phương pháp khác nhau và chọn áp dụng những phương pháp mang lại hiệu quả cao nhất.
- Kiểm tra, giám sát
Ngoài việc kêu gọi ý thức tự giác của mọi người Ban Lãnh đạo đơn vị cũng cần thành lập tổ kiểm tra, giám sát việc thực hành tiết kiệm của mọi người. Tổ kiểm tra sẽ có trách nhiệm theo dõi và ghi nhận thành tích, hành vi ý thức tiết kiệm của mọi người, đồng thời cũng là những thành viên gương mẫu cho cả tập thể trong việc thực hành tiết kiệm. Thành viên của tổ là những người thường xuyên có mặt tại cơ quan, có thể là lãnh đạo đơn vị hoặc cá nhân sống tại tập thể cơ quan, bảo vệ chuyên trách và cảnh sát bảo vệ…Sau mỗi giờ làm việc tổ kiểm tra có trách nhiệm kiểm soát toàn cơ quan để kịp thời nhắc nhở các cá nhân tắt điện, nước hoặc tắt các thiết bị mà các cá nhân quên tắt khi ra về đồng thời ghi nhận để làm cơ sở nhắc nhở cho cá nhân hoặc đơn vị phòng. Tổ kiểm tra cũng có trách nhiệm ghi nhận những sáng kiến của các cá nhân trong đơn vị về việc thực hành tiết kiệm hay để báo lãnh đạo và triển khai cho mọi người cùng thực hiện.
- Khen ngợi, khiển trách
Ngoài những đóng góp, phản ánh của từng cá nhân và kết quả ghi nhận của tổ kiểm tra giám sát; Ban lãnh đạo sẽ xem xét khen thưởng cho những cá nhân có sáng kiến mới hoặc cá nhân có ý thức thực hành tiết kiệm tốt đồng thời nhắc nhở những cá nhân, bộ phận thực hiện chưa tốt để mọi người ý thức hơn trong hoạt động tiết kiệm tài sản, nguồn lực của đơn vị.
- Công khai kết quả.
Công khai kết quả tiết kiệm chính là công khai giá trị kinh tế mà toàn đơn vị tiết kiệm được, việc công khai này có thể được đánh giá theo từng quý, hoặc 6 tháng một lần hoặc vào cuối năm ngân sách trên cơ sở phân tích số liệu cụ thể của phòng tài vụ. Ví dụ: đối với việc khoán kinh phí điện thoại, phòng tài vụ sẽ đối chiếu so sánh giữa số tiền được khoán và số tiền thực tế toàn đơn vị đã chi ra trong năm cho khoản chi này sau đó so sánh số tiền tiết kiệm của quý này so với quý trước, năm này so với năm trước và số tiền được trích để tăng thu nhập cho mọi người.
Bằng những con số và kết quả cụ thể mọi người sẽ dễ dàng ghi nhận kết quả và ý thức hơn trong việc tiết kiệm nguồn lực chung của đơn vị nếu muốn góp phần tăng lợi ích cho cá nhân mình.