- Thiết kế và phân công công việc
+ Thiết kế: Công việc được Kho bạc Nhà nước quy định cụ thể theo chức năng của phòng nghiệp vụ (nếu là văn phòng kho bạc tỉnh) hoặc tổ nghiệp vụ (nếu là kho bạc huyện, thị xã).
+ Phân công công việc: Cán bộ công chức sau khi được tuyển dụng, tùy theo trình độ chuyên môn, sở trường, tính cách của từng người sẽ được Giám đốc Kho bạc tỉnh bố trí vào các bộ phận ở các phòng thuộc Kho bạc tỉnh hoặc bộ phận ở Kho bạc huyện còn thiếu nhân sự. Trước khi tiếp nhận công việc mới, người lao động sẽ được Giám đốc thông báo trực tiếp đến người lao động, qua đó người lao động có thể trình bày ý kiến của mình đối với công việc mà Ban giám đốc sắp phân công, nếu cảm thấy công việc đó không phù hợp có thể đề nghị Ban giám đốc phân công công việc khác phù hợp với khả năng hơn. Công việc cụ thể của từng người sẽ do người phụ trách của từng phòng hoặc giám đốc kho bạc huyện thị xã phân công.
Trong thời gian thử việc người lao động sẽ được trưởng phòng hoặc giám đốc Kho bạc huyện phân công một người có thâm niên công tác lâu hơn trong phòng, hướng dẫn công việc cụ thể, thời gian hướng dẫn tùy thuộc vào ngạch mà người đó được tuyển dụng. Ví dụ: nếu người mới tuyển dụng vào ngạch chuyên viên thì sẽ được
người hướng dẫn công việc trong vòng 12 tháng, còn người được xếp vào ngạch cán sự thì thời gian hướng dẫn là 06 tháng.
Sau một thời gian, những người đã thực hiện công việc cụ thể nếu cảm thấy công việc chưa phù hợp với bản thân có thể gặp trực tiếp trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc để trình bày suy nghĩ và đề nghị xét chuyển công việc khác phù hợp hơn. Ban Giám đốc luôn tiếp thu ý kiến của người lao động
Đây là một nét dân chủ mà Ban Lãnh đạo KBNN Hậu Giang đã thực hiện trong suốt thời gian qua. Vì thế, tất cả công chức KBNN Hậu Giang đều cảm nhận họ có một môi trường làm việc tuy căng thẳng nhưng rất dân chủ, được Ban Lãnh đạo quan tâm và giải quyết tất cả những yêu cầu của mình.
- Tuyển dụng
Hằng năm, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và thực tế tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng kho bạc huyện, từng phòng nghiệp vụ và số lao động hiện có, giám đốc kho bạc nhà nước huyện hoặc trưởng phòng nghiệp vụ đề suất số lao động cần có đối với bộ phận mình quản lý lên Lãnh đạo KBNN tỉnh. KBNN tỉnh sẽ tổng hợp nhu cầu lao động của các huyện và văn phòng kho bạc tỉnh đề nghị Kho bạc Nhà nước tăng biên chế lao động cho toàn tỉnh.
Căn cứ vào đề nghị của KBNN các tỉnh và quy định của Bộ Tài chính về quy chế quản lý tài chính và biên chế đối với các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước phân bổ số chỉ tiêu biên chế cho từng Kho bạc tỉnh. Nếu số lao động hiện tại trong hệ thống còn thấp hơn nhu cầu lao động cần có Kho bạc Nhà nước sẽ tiến hành tổ chức thi tuyển công chức trong toàn hệ thống. Tùy theo số biên chế được giao cho từng Kho bạc tỉnh, mà Kho bạc tỉnh sẽ tiến hành thông báo thông tin tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông, tiếp nhận và sơ tuyển, sàng lọc hồ sơ dự tuyển theo nhu cầu tuyển dụng và gửi hồ sơ dự tuyển của thí sinh được chọn về Kho bạc Nhà nước, công việc này do phòng Tổ chức cán bộ của Kho bạc tỉnh đảm nhận. Sau đó KBNN sẽ tổ chức kỳ thi tuyển dụng công chức cho ngành kho bạc. Thí sinh dự tuyển phải tham gia kỳ thi này tương ứng với ngạch mình dự tuyển (chuyên viên, kế toán viên, cán sự…) với 3 môn thi bắt buộc: phần nghiệp vụ Kho bạc, kiến thức về ngoại ngữ, tin học. Thí sinh trúng tuyển sẽ được KBNN thông báo đến địa chỉ đã đăng ký và sẽ được Kho bạc Nhà nước tỉnh, nơi thí sinh nộp hồ sơ sự tuyển tuyển dụng vào làm việc. Từ đây, họ trở thành công chức của
hệ thống KBNN và phải chấp nhận thời gian là công chức dự bị theo quy định tương ứng với ngạch công chức được tuyển dụng.
Đa số những người dự tuyển đều cho rằng được tuyển dụng vào ngành Kho bạc là rất khó, khó từ khâu tuyển dụng đến kỳ thi tuyển. Vì nhu cầu tuyển dụng của mỗi Kho bạc tỉnh, huyện là có giới hạn nhưng nhu cầu lao động lại cao, vì thế KBNN đề ra những chỉ tiêu tương đối như: chỉ tuyển những thí sinh tốt nghiệp chính quy, có chuyên ngành phù hợp. Số chỉ tiêu tuyển dụng trong toàn ngành thấp, đề thi khó và thời gian chờ kết quả thi tuyển tương đối lâu…. Bởi vì từ khâu tổ chức thi tuyển, chấm bài, trình duyệt kết quả trong toàn hệ thống phải thông qua Bộ Tài chính trước khi công bố cho thí sinh. Tuy nhiên, kỳ thi được xem là công bằng và đánh giá đúng thực lực của mỗi cá nhân thi tuyển.
- Đánh giá thành tích
Thực hiện theo quy định chung của KBNN, KBNN Hậu Giang đều có công tác đánh giá, phân loại chất lượng lao động hàng tháng. Từ ngày 15 đến ngày 16 hằng tháng, các Kho bạc huyện và Văn phòng Kho bạc tỉnh sẽ tiến hành cuộc họp xét phân loại công chức theo thứ bậc A,B,C. Kết quả bình xét của kho bạc nhà nước các huyện sẽ được gửi về kho bạc tỉnh để tổng hợp. Kết quả đánh giá công chức hàng tháng này sẽ là cơ sở để bình xét thi đua cuối năm của công chức.
Công chức chỉ được xét phân loại lao động theo thứ hạng A,B,C khi đạt được các tiêu chí:
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao;
+ Đảm bảo ngày công lao động theo quy định;
+ Chấp hành nội quy, quy định của cơ quan và hệ thống KBNN; + Không trong thời gian thi hành quyết định kỹ luật;
+ Đạt thời gian công tác tối thiểu tại đơn vị theo quy định.
Dựa vào nội dung trên, KBNN Hậu Giang xây dựng bảng tiêu chí chấm điểm phân loại công chức hàng tháng với tổng số điểm tối đa là 950 điểm. Công chức được xếp loại A nếu đạt từ 930 điểm trở lên; loại B từ 910 đến 929 điểm, loại C từ 890 đến 909 điểm. Ngoài ra những còn có những quy định cho trường hợp ngoại lệ như: công chức đang trong thời gian thử việc (dưới 3 tháng), công chức hợp đồng hoặc những công chức đang chịu hình thức kỷ luật, thai sản, bệnh tật,… sẽ có hình thức xếp loại riêng. Ví dụ:
- Công chức đang trong 3 tháng thử việc không được xếp loại lao động hàng tháng, 6 tháng liền kề được xếp cao nhất là loại B.
- Công chức bị tạm đình chỉ công tác để kiểm điểm, xem xét kỷ luật, khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền thì không được xét xếp loại; sau khi có kết luận, nếu công chức không có lỗi sẽ được bầu xếp loại bổ sung, nếu có lỗi và bị kỷ luật sẽ không xếp loại trong tháng bị đình chỉ công tác.
- Trường hợp công chức bị bệnh nếu nghỉ ốm dưới 5 ngày trong tháng vẫn được xếp loại A, từ 5- dưới 10 ngày được xếp tối đa loại B, từ 10 ngày trở lên xếp loại C.
- Nữ công chức nghỉ thai sản theo quy định được xếp loại B trong 4 tháng
Ứng với mỗi hình thức được xếp loại công chức sẽ được hưởng mức lương theo công việc tương ứng với hệ số 0.2 của hệ số và mức lương cơ bản hàng tháng. Những công chức nào đạt loại B,C, ngoài việc chịu hưởng mức lương thấp hơn loại A, còn bị nhắc nhở và phải cam kết khắc phục, nếu không sẽ bị Hội đồng xử lý tùy theo mức độ vi phạm.
Và sau mỗi 6 tháng, cuối năm, từng phòng và Kho bạc huyện sẽ họp xét thi đua lần nữa để KBNN Hậu Giang sẽ tiến hành tổng kết kết quả làm việc của cá nhân và từng đơn vị để có hình thức khen thưởng, nhắc nhở kịp thời.
- Khen ngợi kịp thời
Khen ngợi là việc làm đơn giản mà đôi khi ít người quan tâm đến. Đối với từng cá nhân trong một tổ chức, việc được cấp trên công nhận vì có những đóng góp của mình cho tổ chức bằng những lời khen tặng kịp thời là việc làm có ảnh hưởng vô cùng đặc biệt. Tại KBNN Hậu Giang, ngoài việc Ban Lãnh đạo luôn quan tâm đến những kết quả biểu hiện qua công việc hằng ngày để có lời khen, lời động viên khích lệ kịp thời luôn được chú trọng, các hình thức thưởng cũng được quan tâm không kém. Ngoài việc bình xét khen thưởng theo định kỳ 6 tháng, 1 năm, việc Ban Lãnh đạo thường xuyên có những hình thức khen đột xuất để động viên như khen gương người tốt việc tốt (ví dụ, khen thưởng cho những cá nhân có thành tích trả tiền thừa cho khách), khen thưởng cho những anh em có sáng kiến, sáng tạo trong công việc góp phần làm lợi cho cơ quan đơn vị; khen thưởng cho những cá nhân có thành tích học tập tốt… Những hình thức khen ngợi này thường được Ban Lãnh đạo công khai trước toàn thể cơ quan để vừa cổ động tinh thần vừa khuyến khích những cá nhân mới tiếp tục sáng tạo, góp phần làm lợi cho tổ chức.
- Phê bình kịp lúc
Đi kèm với việc khen ngợi là phải phê bình đối với những cá nhân có hành động chưa đúng, chưa tuân thủ theo nội quy quy định của cơ quan. Cá nhân nào bị phê bình, luôn được Ban Lãnh đạo tìm hiểu tâm tư để tìm ra nguyên nhân, đồng thời có những lời nhắc nhở chân thành, để từ đó, mọi người thấy được điểm sai của mình đồng thời không cảm thấy mặc cảm mà tiếp tục phấn đấu, khắc phục, sửa chữa sai sót. Nhờ vậy trong những năm qua, KBNN Hậu Giang luôn tạo được môi trường làm việc chan hòa, đoàn kết.
- Tạo điều kiện để giới trẻ phấn đấu và thăng tiến
Tạo điều kiện học tập
Có một điều dễ nhận thấy trong cách thức quản trị của Ban Lãnh đạo KBNN Hậu Giang là luôn khuyến khích tinh thần học tập, nâng cao trình độ cho cán bộ công chức. Trong những năm qua ngoài những công chức được quy hoạch vào những vị trí quản lý hoặc công tác đặc biệt được Ban lãnh đạo tạo điều kiện về thời gian, vật chất để theo các lớp học theo quy định thì những cán bộ, công chức nào có nguyện vọng học tập để nâng cao trình độ, chuyên môn đều được ban lãnh đạo khuyến khích, động viên và hỗ trợ về thời gian như tạo điều kiện để công chức làm bù giờ cho những ngày học trong giờ hành chính hoặc một phần tiền học phí trong khả năng của đơn vị (có thể từ nguồn kinh phí đào tạo phát triển hoặc từ nguồn kinh phí tiết kiệm của đơn vị). Nhờ vậy, số cán bộ có trình độ cao hơn đã không ngừng tăng lên.
Nếu năm 2006, số lao động có trình độ đại học là 66/125 người (chiếm 52,8%), số người chưa qua đào tạo là 31/125 người (chiếm 24,8%) thì đến năm 2010 số người có trình độ đại học là 84/134 người (chiếm 62,69%) tăng 18 người, đồng thời số người chưa qua đào tạo giảm xuống còn 20 người (chiếm 14,93 %). Mặt khác, nếu suốt từ năm 2004 đến 2009 số lao động có trình độ thạc sĩ trong toàn hệ thống tỉnh đến huyện chỉ 1 người thì đến năm 2010 số này đã tăng lên 3 người.
Bảng2.2: Trình độ lao động các năm 2004 - 2011 Đơn vị tính: người STT Năm 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Thạc sĩ 1 1 1 1 1 1 3 2 Đại Học 63 63 66 73 76 78 84 3 Trung Cấp 24 24 24 31 30 28 23 4 Cao đẳng 3 3 3 4 4 4 4 5 Chưa qua đào tạo 15 15 31 21 23 20 20 Tổng 106 106 125 130 134 131 134
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán bộ, KBNN Hậu Giang)
- Xây dựng những giá trị tinh thần khác
+ Tạo môi trường sinh hoạt năng động cho lao động trẻ
Từ khi thành lập, năm 2004, KBNN Hậu Giang có hơn 50% số công chức có tuổi đời dưới 30. Vì vậy, ngoài việc cần môi trường làm việc năng động, họ cũng rất cần có nơi để thể hiện sự năng nổ, nhiệt tình và sôi động của tuổi trẻ. Đây là nhu cầu chính đáng không chỉ của riêng công chức trẻ của KBNN Hậu Giang mà của rất nhiều công chức trẻ tuổi của tỉnh Hậu Giang vào thời điểm đó khi mà tỉnh Hậu Giang vừa được chia tách, các hoạt động văn hóa, vui chơi giải trí dành cho giới trẻ chưa được phát triển, Vị Thanh lúc đó vẫn chưa thoát ra được hình ảnh của một thị trấn nghèo, vùng sâu, đời sống vật chất lẫn tinh thần của người dân còn nghèo và thiếu thốn mọi bề. Hiểu được tâm lý trên, ngoài việc thường xuyên trò chuyện, cùng ăn, cùng ở tập thể như những anh em độc thân xa nhà, Ban Lãnh đạo đặc biệt chú trọng đến việc khởi động các hoạt động văn hóa, thể thao, các trò chơi tập thể như: hằng quý tổ chức sinh nhật cho các anh em có ngày sinh trong quý, bữa tiệc sinh nhật ngoài việc mọi người xúm lại chúc mừng nhau còn có bữa tiệc nhẹ, liên hoan văn nghệ “cây nhà lá vườn” để anh em phấn khởi quên đi cảm giác xa nhà, hoạt động trên nhận được sự ủng hộ nhiệt tình của mọi người và được duy trì đến ngày nay.
Ngoài ra, để duy trì hoạt động đoàn thể, nhất là Đoàn Thanh niên, Ban Lãnh đạo đã tạo mọi điều kiện về thời gian, vật chất để chi đoàn cơ quan được tham gia tất cả các hoạt động do địa phương tổ chức. Nhờ vậy trong nhiều năm liền chi đoàn luôn giữ vững là chi đoàn xuất sắc, vững mạnh. Bên cạnh phong trào văn nghệ, phong trào thể dục thể thao rất được các bạn trẻ yêu thích. Để khuyến khích phong trào, hằng năm khi có nhu
cầu Ban Lãnh đạo đều cố gắng hỗ trợ trang phục thể thao, dụng cụ thể thao để cán bộ công chức duy trì phong trào, vừa để rèn luyện sức khỏe. Những trận đấu thể thao, văn nghệ lớn đều có sự góp mặt của Ban Lãnh đạo để ủng hộ tinh thần cho toàn đội.
+ Quan tâm đến đời sống tinh thần của bản thân và gia đình người lao động
Người lao động làm việc trong ngành kho bạc là phải chịu áp lực cao về tinh thần, đặc biệt là vào những ngày cận lễ, tết, ngày kết thúc niên độ ngân sách. Để giúp tinh thần cán bộ công chức có những giờ phút thư giãn sau những ngày làm việc mệt mỏi, Ban Lãnh đạo phối hợp với đoàn thể đơn vị tổ chức các chuyến tham quan đến các điểm du lịch, đồng thời tạo điều kiện để cán bộ công chức và gia đình được tham quan du lịch ít nhất 1 lần trong một năm. Tùy vào kinh phí từng năm, đơn vị sẽ hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ kinh phí cho chuyến đi. Hoạt động này đã nhận được sự ủng hộ nhiệt tình không chỉ của người lao động trong đơn vị mà còn từ phía người thân của mỗi cán bộ công chức. Vì gia đình người thân của công chức Kho bạc Hậu Giang không chỉ được tham quan những danh lam thắng cảnh của đất nước mà qua đó họ có thể hiểu nhiều hơn về công việc, môi trường làm việc của người thân, biết thêm được thành viên của những gia đình khác. Từ đó, họ cảm thấy yên tâm về người thân của mình hơn và cũng gắn bó với KBNN Hậu Giang hơn.
Ngoài tham quan du lịch, Ban Lãnh đạo cũng rất quan tâm đến con em, cán bộ công chức của đơn vị. Để khuyến khích động viên, chăm lo thế hệ trẻ, hằng năm vào ngày Quốc tế Thiếu nhi, ngày Tết Trung thu, ngày Tết Nguyên Đán, con em cán bộ công chức đơn vị đều nhận được quà. Ngoài ra các cháu là Bé Ngoan, là học sinh giỏi