Hiện tại bảng mục tiêu thực hiện công việc mới chỉ dừng lại ở việc bộ phận Hành chính nhân sự liệt kê các đầu việc cần làm (Bảng 3.8), việc chỉ liệt kê ra những đầu việc như hiện tại hồn tồn khơng phù hợp cho chiến lược phát triển lâu dài cho Cơng ty, chính vì vậy tác giả có đề xuất như sau:
Bước 1: Thành lập hội đồng xây dựng Bảng mục tiêu cơng việc trong đó các thành viên
là những người có chun mơn trong lĩnh vực này và trưởng/ phó cá bộ phận trong Công ty.
Bước 2: Nhiệm vụ của Hội đồng tiến hành rà sốt lại các chức danh trong Cơng ty, tiến
hành thảo luận để đưa ra được những mục tiêu công việc, công thức và thời gian đánh giá đối với từng chứng danh.
Bước 3: Tiến hành tổng hợp, xây dựng, đánh giá trên cơ sở tham khảo tư vấn của các
chuyên gia về lĩnh vực này.
Bước 4: Tiến hành xây dựng chi tiết bảng mục tiêu thực hiện công việc bao gồm các nội
dung:
Bảng 3.1: Đề xuất Các nội dung chính của bảng mục tiêu thực hiện cơng việc
TT Nội dung chính Các nội dung cần thực hiện
1 Vị trí chức danh
- Tên chức danh: - Địa điểm làm việc: - Báo cáo cho: - Phòng-Ban: - Ngày bắt đầu: - Loại hợp đồng - Được soạn bởi: - Được duyệt bởi: 2 Mục đích Nêu lý do để có vị trí
3 Trách nhiệm
- Mục tiêu chính - Các hoạt động chính - Kết quả đạt được 4 Thách thức Mô tả chi tiết các thách thức
5 Mối quan hệ công việc Danh sách các bộ phận liên quan trong q trình thực hiện cơng việc
6 Năng lực Yêu cầu về kỹ năng, kiến thức đối với vị trí chức danh
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc KPIs
Công ty YCH-PROTRADE cần phải thay thế hình thức đánh giá ghi nhận kết quả thực hiện công việc hiện tại (định tính) sang phương pháp đánh giá định lượng bằng việc
xây dựng bảng chỉ tiêu thực hiện công việc KPIs cho từng vị trí chức danh đã được xây dựng ở giải pháp 1.
Mục tiêu của việc xây dựng bảng chỉ tiêu thực hiện công việc KPIs nhằm giúp người lao động thực hiện đúng nhiệm vụ trong bảng mục tiêu thực hiện công việc (Giải pháp 1); Công ty dễ dàng đánh giá và ghi nhận công bằng đối với người lao động nên thuận tiện cho cơng tác đề xuất các hình thức khen thưởng kịp thời.
Để xây dựng thành công bảng chỉ tiêu thực hiện công việc KPIs tại Công ty YCH- PROTRADE, tác giả đề xuất các bước triển khai thực hiện như sua:
Bước 1: Thành lập hội đồng xây dựng KPIs (Thành phần gồm Ban giám đốc, Trưởng
các phịng và bộ phận Hành chính nhân sự), Hội đồng đề xuất phương thức đánh giá, tần suất đánh giá sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty.
Bước 2: Hội đồng thực hiện việc phổ biến, đào tạo cho người lao động để biết cách xây
dựng KPIs cho mình trên cơ sở bảng mơ tả cơng việc, mục tiêu của Công ty, mục tiêu của bộ phận trong từng giai đoạn.
Bước 3: Tiến hành xây dựng mục tiêu Công ty, mục tiêu bộ phận và giao việc xây dựng
KPIs của các nhân viên cho Trưởng các bộ phận (có trách nhiệm hướng dẫn, đơn đốc việc thực hiện. Nguyên tắc thực hiện theo thứ tự như sau:
- Xác định người xây dựng KPIs của từng bộ phận;
- Rà soát các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, chức danh công việc trong bộ phận;
- Xác định các chỉ số đánh giá cho từng bộ phận, chức danh; - Đưa ra điểm số và cách đánh giá;
Bước 4: Tiến hành đánh giá và xếp loại nhân viên
KPIs đã được xây dựng phù hợp với từng vị trí chức danh cơng việc, nhiệm vụ cuối cùng của Hội đồng là tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc định kỳ và xếp loại người lao động, tác giả đề xuất phân loại người lao động theo các mức độ như sau:
Bảng 3.2: KPIs chung Stt Các KPIs chung Trọng số điểm cho từng tập thể Bộ phận Tỷ trọng BP1 BP 2 …
1 KPIs chung của Công ty YCH
100
2 KPIs theo chức năng nhiệm vụ của
từng bộ phận
Tổng cộng 100 100 100 100
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Bảng 3.2 trên là bảng đề xuất trọng số KPIs chung cho Công ty, trên cơ sở KPIs chung sẽ triển khai KPIs cho các bộ phận và tới từng vị trí chức danh trong Cơng ty .
Bảng 3.3: Bảng xếp loại người lao động theo bảng chỉ tiêu thực hiện công việc KPIs KPIs
Tên nhân
viên Bộ phận
Mức đánh giá
Xuất sắc Tốt Khá Trung bình Yếu
>=95% 90%-94% 80%-89% 75%-79% <74% % thể hiện mức độ hồn thành cơng việc so với mục tiêu đăng ký ban đầu
Ghi chú: Trong q trình áp dụng, Hội đồng có trách nhiệm ln cập nhật, rà sốt
những điểm hạn chế cần khắc phục để bổ sung, chỉnh sửa và tháo gỡ kịp thời những khó
khăn vướng mắc trong suốt quá trình triển khai.
Giải pháp 3: Xây dựng quy chế thi đua khen thưởng
Sau khi giải pháp 1 và giải pháp 2 được triển khai thực hiện đồng bộ, việc cuối cùng là đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động, kết quả đánh giá làm căn cứ để Cơng ty đề xuất các hình thức khen thưởng, đó chính là lý do của việc xây dựng giải pháp này.
Bảng 3.4: Các hình thức khen thưởng tác giả đề xuất
TT Hình thức khen
thưởng Điều kiện
1 Tăng lương định kỳ Mức điểm đánh giá đạt Xuất sắc trong 2 kỳ đánh giá liên tiếp 2 Tăng lương đột xuất
- Mức điểm đánh giá đạt Xuất sắc trong 1 kỳ đánh giá gần nhất; - Có sáng kiến cải tiến xuất sắc làm lợi cho Công ty theo đánh
giá của các bộ phận và lãnh đạo Cơng ty 3 Thưởng hiện vật
Có sáng kiến cải tiến làm lợi cho Công ty
- Xuất sắc: Thưởng 5 triệu và xem xét được tăng lương đột xuất, được tuyên dương
- Khá: Thưởng 3 triệu đồng kèm theo các hình thức tuyên dương
3 Các hình thức khác
Tùy từng điều kiện cụ thể, Cơng ty cần áp dụng các hình thức thưởng linh hoạt nhằm tạo động lực phấn đấu cho người lao động.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Ghi chú:
- Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty YCH- PROTRADE thông qua yếu tố Chế độ lương thưởng tác giả đã đề xuất tại giải pháp 3 trong đó yếu tố tăng lương được tác giá đặc biệt nhấn mạnh.
- Ngoài ra, tại thời điểm hiện tại nếu tiến hành các giải pháp liên quan đến thay
trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Chình vì vậy tác giả đề xuất nên cải thiện thu nhập của người lao động thơng qua các hình thức tăng lương định kỳ/đột xuất, các phần thưởng… cho người lao động được thể hiện chi tiết tai giải pháp 3.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty YCH-
PROTRADE thông qua yếu tố Đào tạo phát triển nhân lực (Đào tạo, quản
trị tài năng)
3.2.2.1. Mục tiêu xây dựng nhóm giải pháp liên quan đến Đào tạo phát triển nhân lực
Việc Cơng ty có được kế hoạch đào tạo chi tiết sẽ giúp cho Công ty xác định được những điểm cịn yếu kém trong các hoạt động chun mơn nghiệp của người lao động, từ đó thiết kế được các chương trình đào tạo phù hợp với đặc điểm của từng vị trí chức danh. Việc thực hiện tốt cơng tác đào tạo giúp
- Người lao động được nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ bản thân, khả năng hồn thành cơng việc sẽ được nâng lên.
- Đối với doanh nghiệp: Hiệu quả làm việc sẽ tăng, giảm các chi phí phát sinh do lỗi nghiệp vụ hoặc thiếu trình độ, nâng cao hiệu quả làm việc, hồn thành tốt mục tiêu đề ra.
3.2.2.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp 1: Hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo
Công tác đào tạo có thành cơng hay khơng phụ thuộc rất lớn vào việc xác định nhu cầu đào tạo trong từng giai đoạn khác nhau, việc xác định đúng nhu cầu đào tạo sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí, tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả đào tạo, tránh được những khóa đào tạo trùng lắp hoặc khơng phù hợp. Đó chính là lý do để tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu đào tạo, giải pháp cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu của Công ty
Để xác định được nhu cầu và chiến lược của Công ty trong từng giai đoạn, bộ phận làm công tác đào tạo phải căn cứ vào định hướng phát triển, chiến lược trong từng giai đoạn, yêu cầu về trình độ đối với từng đối tượng.
Khi xác định nhu cầu của Công ty sẽ xác định được bộ phận nào cần số lượng bao nhiêu nhân viên, trình độ cần để thực hiện những nhiệm vụ mới, khi nào thì thực hiện cơng việc…
Bước 2: Xác định yêu cầu của công việc
Căn cứ vào bảng mục tiêu thực hiện công việc, bảng đánh giá kết quả thực hiện cơng việc định kỳ tại nhóm giải pháp liên quan đến yếu tố Duy trì tại mục 3.2.1 nêu trên, bộ phận đào tạo sẽ xác định được vị trí nào cần đào tạo, cần những trình độ kỹ năng làm việc như thế nào.
Bước 3: Tiến hành đánh giá lại trình độ của nhân viên
Bộ phận đào tạo cần tiến hành so sánh giữa trình độ chun mơn của người lao động với kết quả thực hiện công việc KPIs để đưa ra được những điểm mạnh, điểm yếu của từng vị trí chức danh cơng việc.
Bước 4: Xác định được mục đích đào tạo để làm gì
Việc xác định được sau khi đào tạo doanh nghiệp và người lao động sẽ được gì, mất gì, từ đó bộ phận đào tạo sẽ lựa chọn được các khóa đào tạo phù hợp.
Nếu bộ phận đào tạo thực hiện tốt 4 bước nêu trên, tác giả cho rằng việc xác định nhu cầu đào tạo sẽ rất rõ ràng và thiết thực.
Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch đào tạo
Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo của Công ty trong từng giai đoạn khác nhau, bộ phận đào tạo phải lên được kế hoạch đào tạo chi tiết, việc có được kế hoạch chi
tiết sẽ giúp Công ty chủ động trong các vấn đề như thời gian, kinh phí, địa điểm tổ chức, bố trí cơng việc…, chính vì lý do đó tác giả đề xuất phương thức lập kế hoạch đào tạo theo biểu mẫu như sau:
Bảng 3.5: Biểu mẫu lập kế hoạch đào tạo năm…
STT
Loại hình đào
tạo (Đào tạo
chuyên môn/ đào tạo kỹ năng/ Đào
tạo định hướng) Tên người/ vị trí đào tạo Bộ phận Đào tạo theo hình thức (Nội bộ/ bên ngoài) Đơn vị thực hiện đào tạo dự kiến Thời gian đào tạo dự kiến Người thay thế (trong thời gian đi đào tạo) Thời gian dự kiến Kinh phí dự kiến ...
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Sau khi giải pháp 1 và giải pháp 2 được thực hiện, bộ phận đào tạo có trách nhiệm tổ chức đào tạo theo đúng nhu cầu và kế hoạch đã định trước. Như vậy công tác đào tạo của cơng ty sẽ hồn tồn chủ động, đối tượng được đánh giá đào tạo kỹ nên hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu.
Bước cuối cùng trong công tác đào tạo là bộ phận Đào tạo phải tiến hành đánh giá kết quả đào tạo định kỳ, mục đích để đánh giá đúng chất lượng đào tạo, khả năng phát triển của người được đào tạo, rút kinh nghiệm và phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch đào tạo cho giai đoạn tiếp theo.
Ngoài ra, việc xác định được nhu cầu đào tạo ban đầu tác giả cho rằng rất quan trọng trong việc xác định người lao động có năng lực tốt để thực hiện các biện pháp đào tạo định hướng, phát triển tài năng. Việc này sẽ giúp Công ty kịp thời phát hiện được những tài năng, kịp thời có những chương trình đào tạo phù hợp giúp những người lao động đó phát huy tối đa khả năng của mình trong việc đồng hành cùng doanh nghiệp. Cất nhắc họ vào những vị trí quan trọng để mục đích giữ người tài.
3.2.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty YCH-
PROTRADE thông qua yếu tố Thu hút nguồn nhân lực (Tuyển dụng)
3.2.3.1. Mục tiêu xây dựng nhóm giải pháp liên quan đến Thu hút nguồn nhân lực
Việc Cơng ty có được kế hoạch thu hút nguồn nhân lực thông qua Tuyển dụng sẽ giúp cho Cơng ty có thêm nhiều sự lựa chọn ứng viên cho các dự án , sàng lọc thêm được các nhân tài trong ngành giúp nâng cao năng lực của nguổn nhân lực thay thế và phát triển sắp tới. Việc thực hiện tốt công tác tốt qua các việc
- Hình ảnh và tên tuổi cơng ty trên thị trường , cách thức tuyển dụng phù hợp và chuyên nghiệp .
- Sự phối hợp tốt giữa bộ phận có nhu cầu nhân sự và phịng HR trong q trình tuyển chọn .
3.2.3.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp 1: Hoàn thiện việc xác định nhu cầu và yêu cầu tuyển dụng
Cơng tác tuyển dụng có thành cơng hay khơng phụ thuộc rất lớn vào việc xác định trước nhu cầu và yêu cầu trong từng giai đoạn khác nhau, việc xác định đúng để tuyển dụng sẽ giúp phòng nhân sự lên kế hoạch và chương trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả tuyển dụng , tránh việc tuyển dụng nhân sự không kịp thời hoặc không phù hợp. Đó chính là lý do để tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu và u cầu tuyển dụng, giải pháp cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận
Dựa vào nhu cầu và chiến lược của Công ty trong từng giai đoạn, từng bộ phận sẽ hoạch định và trù bị số lượng nhân sự cần thiết căn cứ vào định hướng phát triển, chiến lược trong từng giai đoạn, yêu cầu về trình độ đối với từng đối tượng.
Khi xác định nhu cầu bộ phận cần làm rõ cần số lượng bao nhiêu nhân viên, khi nào cần , trình độ cần để thực hiện những nhiệm vụ mới khi nào …
Bước 2: Xác định yêu cầu của công việc hiện tại
Căn cứ vào bảng mục tiêu thực hiện công việc, bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc định kỳ tại nhóm giải pháp liên quan đến yếu tố Duy trì, bộ phận cần phối hợp với phòng HR để thiết lập bảng yêu cầu cơng việc cụ thể cho từng vị trí và dự án để khi cần nhân sự thay thế bộ phận HR có thể dựa vào đó để tìm kiếm và tuyển dụng sơ khảo phù hợp .
Bước 3: Tiến hành đánh giá u cầu cơng việc cho vị trí hiện tại và mới
Bộ phận HR sẽ phối hợp cùng các bộ phận chuyên môn để phỏng vấn lại các vị trí hiện tại hoặc các vị trí trù bị cho dự án mới để nhằm hồn thiện bảng u cầu cơng việc phù hợp và chính xác .
Giải pháp 2: Nâng cao hình ảnh và tên tuổi cơng ty trong công tác tuyển dụng và trên thị trường lao động ngành
Bộ phận HR và các bộ phận chuyên môn cần tích cực tham gia các hội thảo chuyên môn trong ngành như : Vietnam Supply Chain , Logistics Forum ,… nhằm mở rộng tên tuổi công ty trên trị trường . Bên cạnh đó cần hồn thiện cơng tác tuyển dụng qua các bước trọng tâm nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và phù hợp
- Đăng tuyển thông tin trên các mạng xã hội việc làm chuyên nghiệp : Anphabe , Linked ,..
- Mua các thông tin về các ứng viên tiềm năng từ các công ty săn đầu người chuyên nghiệp