2.4. Thực trạng quản lý kênh phân phối tại doanh nghiệp
2.4.2. Thực trạng quản lý hoạt động của các dòng chảy trong kênh phân
qua đánh giá của các thành viên trong kênh
Để có đƣợc số liệu cho phần này, học viên đã thực hiện phƣơng pháp điều tra để nghiên cứu những nhà phân phối của VNO bằng cách điều tra, khảo sát trực tiếp có
tại Phòng kinh doanh VNO và những khách hàng mua hàng qua điện thoại. Khoảng thời gian điều tra từ ngày 24/02/2019 đến ngày 14/03/2019 với số lƣợng mẫu là 100.
Dòng vận động sản phẩm
Bảng 2.8. Cách thức vận chuyển thép trong từ năm 2014 đến năm 2018
Cách thức vận chuyển thép từ nhà sản xuất đến ngƣời tiêu dùng Tỷ lệ (%)
1 Nhà sản xuất -------------------------------------------Ngƣời tiêu dùng 25 2 Nhà sản xuất ----------------------Ngƣời bán lẻ-----Ngƣời tiêu dùng 48 3 Nhà sản xuất ----NPP cấp 1------Ngƣời bán lẻ----Ngƣời tiêu dùng 27
Nguồn: Khảo sát thực tế khách mua hàng tại Phòng kinh doanh VNO
Chủ yếu các sản phẩm của công ty đƣợc luân chuyển lần lƣợt qua các trung gian thƣơng mại trong kênh phân phối, từ thƣợng nguồn là là nhà sản xuất qua những trung gian phân phối ở giữa là những nhà phân phối buôn bán, những nhà bán lẻ, rồi mới đến hạ nguồn là ngƣời sử dụng. Theo phƣơng thức này, những nhà phân phối trung gian phải tiến hành dự trữ một mức tồn kho phù hợp, có đủ các chủng loại mặt hàng cần thiết, phân loại sắp xếp hàng hóa để ln sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng nhỏ lẻ ở cấp dƣới của mình, chi phí vận chuyển và bốc xếp có thể tăng cao do việc chuyển tải nhiều lần.
Dòng sản phẩm đi từ kho nhà sản xuất không qua kho của nhà phân phối buôn bán mà tới thăng kho của ngƣời bán lẻ giúp giảm một phần chi phí vận chuyển, bốc xếp của nhà phân phối cấp 1. Dòng sản phẩm đi theo phƣơng thức này khi VNO nhận đƣợc đơn đặt hàng của nhà phân phối cấp 2, sản phẩm đƣợc vận chuyển đến địa điểm, trên phƣơng tiện của ngƣời mua hoặc ngƣời bán tùy vào thỏa thuận trƣớc.
Bảng 2.9. Phương tiện vận chuyển sản phẩm
Phƣơng tiện vận chuyển sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà phân phối Tỷ lệ (%)
1 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện của họ 45 2 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện của nhà sản xuất 30 3 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện thuê ngoài 25
Phƣơng tiện vận chuyển sản phẩm từ nhà phân phối tới ngƣời sử dụng Tỷ lệ (%)
1 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện của họ 55 2 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện của ngƣời bán lẻ, NDS 11 3 Nhà phân phối vận chuyển bằng phƣơng tiện thuê ngoài 34
Nguồn: Khảo sát thực tế khách mua hàng tại Phòng kinh doanh VNO
Từ kết quả trên cho thấy rằng, hiện nay những nhà sản xuất, nhà phân phối, kể cả những ngƣời bán lẻ họ cũng rất đầu tƣ vào khâu vận chuyển, sự tham gia của các công ty vận tải trong kênh phân phối này còn hạn chế.
Dòng đàm phán
Trên thực tế hoạt động đàm phán trong việc mua bán sản phẩm thép rất ít diễn ra bởi việc mua bán này có tính lặp lại khá cao. Hoạt động đàm phán chủ yếu tập trung về giá bán sản phẩm khi thị trƣờng trầm lắng, trao đổi về khả năng cung cấp sản phẩm của nhà sản xuất khi thị trƣờng sôi nổi, khan hiếm hàng hoặc trong những trƣờng hợp bất thƣờng khác. Ngƣời đứng ra đàm phán có thể là đại diện bán hàng, các nhân viên quản lý cấp cơ sở, cấp trung hoặc có thể là bộ phận quản lý cao cấp của công ty, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng vụ đàm phán.
Bảng 2.10. Đánh giá mối quan hệ giữa các thành viên trong kênh
Quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà phân phối Tỷ lệ (%)
1 Quan hệ bằng hợp đồng 49
2 Quan hệ qua quen biết 9
3 Quan hệ mua bán đứt đoạn 42
Quan hệ hợp tác giữa nhà phân phối và ngƣời sử dụng Tỷ lệ (%)
1 Quan hệ bằng hợp đồng 18
2 Quan hệ qua quen biết 56
3 Quan hệ mua bán đứt đoạn 26
Nguồn: Khảo sát thực tế khách mua hàng tại Phòng kinh doanh VNO
Việc đàm phán giữa các thành viên trong kênh phân phối không phải lúc nào cũng đƣợc thực hiện thông qua hợp đồng, hợp đồng thƣờng chỉ sử dụng với những khách hàng lớn, lƣợng tiêu thụ hàng hóa lớn, liên tục.
Dịng thơng tin
Bảng 2.11. Hình thức giao dịch giữa các thành viên trong kênh
Hình thức giao dịch chủ yếu giữa nhà sản xuất và nhà phân phối Tỷ lệ (%)
1 Giao dịch qua điện thoại/fax 65
2 Giao dịch qua mail 13
3 Tiếp xúc trực tiếp 22
Hình thức giao dịch chủ yếu giữa nhà phân phối và ngƣời sử dụng Tỷ lệ (%)
1 Giao dịch qua điện thoại/fax 39
2 Giao dịch qua mail 7
Hiện nay, theo thực tế tại phòng kinh doanh VNO, giao dịch giữa nhà sản xuất và các trung gian thƣơng mại đƣợc thực hiện chu yếu qua điện thoại/ fax, một vài trƣờng hợp là trao đổi qua mail, một số ít khách hàng đến trực tiếp công ty để giao dịch. Việc tiếp xúc trực tiếp thƣờng chỉ để đàm phán và hỏi thăm vào các dịp lễ tết trong năm.
Dịng thanh tốn
Trên thực tế không chỉ riêng ở VNO mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất thép trong cả nƣớc đều có thói quen thanh tốn chậm trong vịng 35 đến 40 ngày kể từ khi giao hàng (chiếm khoảng 75% đến 80%). Bên cạnh đó cũng có một bộ phận ít khách hàng thanh toán bằng tiền mặt do chƣa quen các giao dịch ngân hàng, hoặc họ không muốn chuyển tiền qua ngân hàng do phí dịch vụ cao.
Việc thu tiền mặt sẽ đƣợc thực hiện bởi những đại diện của công ty, sau khi thu xong họ sẽ ra ngân hàng chuyển khoản tiền này vào tài khoản phịng tài chính của cơng ty. Phịng tài chính sẽ phối hợp với phịng kinh doanh quản lý cơng nợ, đơn đốc khách hàng thanh toán đúng theo quy định.
Bảng 2.12. Hình thức giao dịch giữa các thành viên trong kênh
Hình thức giao dịch chủ yếu của nhà phân phối cho nhà sản xuất Tỷ lệ (%)
1 Qua ngân hàng 69
2 Tiền mặt 28
3 Hình thức khác 3
Hình thức giao dịch chủ yếu của nhà nhà bán lẻ cho nhà sản xuất Tỷ lệ (%)
1 Qua ngân hàng 24
2 Tiền mặt 76
Dòng chuyển quyền sở hữu
Quyền sở hữu hàng hóa sẽ đƣợc chuyển đổi khi đại diện hai bên kí biên bản giao nhận hàng hóa tại kho ngƣời bán hoặc kho ngƣời mua, việc thanh tốn giá trị hàng hóa có thể thực hiện tại thời điểm đó, cũng có thể thực hiện trƣớc hoặc sau một thời gian. Do đặc điểm sản phẩm thép có giá trị cao, nặng, cồng kềnh, rất dễ xảy ra rủi ro trong q trình vận chuyển nên việc kí biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận thời gian chuyển quyền sở hữu là vô cùng cần thiết, đƣợc quy định cụ thể trên hợp đồng kinh tế, hoặc thỏa thuận giữa các bên tham gia vào hoạt động mua bán nhằm tránh xảy ra tranh chấp giữa các bên.
Dòng chia sẽ rủi ro
Một số rủi ro thƣờng xảy ra là:
- Khiếu nại về chất lƣợng sản phẩm, quy cách, chủng loại,… có thể xảy ra ở tất cả các khâu trong dịng vận động hàng hóa
- Rủi ro trong thanh toán
- Rủi ro khi xảy ra biến động giá, việc thay đổi giá có thể mang lại cơ hội cũng nhƣ tạo ra thách thức cho nhà sản xuất thép. Để có đƣợc mối quan hệ gắn bó lâu dài giữ VNO và các thành viên trong kênh, công ty luôn theo dõi, dự báo trƣớc những diễn biến trên thị trƣờng, đồng thời thông tin đến các thành viên trong kênh nhằm giảm thiểu rủi ro này.
Dòng đặt hàng
Hoạt động đặt hàng đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, liên tục trong quá trình mua bán hàng hóa, phần lớn khách hàng trao đổi sơ bộ với nhân viên bán hàng của công ty thông qua điện thoại, mail về số lƣợng, chủng loại, quy cách, giá cả, hạn thanh toán, địa điểm nhận hàng,.. sau đó khách hàng sẽ gửi lại thơng tin xác nhận chi tiết đơn hàng
quen, mỗi đơn hàng từ khâu thu thập thông tin đến xác nhận đặt hàng mất từ 5 đến 30 phút.
Những trƣờng hợp, khách hàng đặt những sản phẩm đặc thù riêng thì việc trao đổi và xác nhận đặt hàng tốn nhiều thời gian hơn. Phòng kinh doanh cần xác nhận lại với bộ phận sản xuất có sản xuất đƣợc sản phẩm với quy cách, kỹ thuật nhƣ đặt hàng đƣợc hay không và lên kế hoạch sản xuất, đƣa ra thời gian giao hàng cụ thể, đồng thời liên hệ phịng kế tốn để xin giá và các quy định về đặt cọc đơn hàng.
Nhận xét chung về các dòng chảy trong kênh phân phối của VNO:
- Hiện tại chƣa áp dụng đƣợc công nghệ thông tin vào các dòng chảy nhƣ đặt hàng, thanh tốn, thơng tin
- Chƣa quản lý đƣợc dòng chảy sản phẩm từ nhà phân phối cấp 1 đến ngƣời bán lẻ hoặc ngƣời tiêu dùng, bởi chủ yếu các các thành viên trong kênh mua bán hàng hóa dƣới hình thức mua đứt bán đoạn, hợp đồng đƣợc thực hiện cho từng đơn hàng giữa nhà sản xuất và nhà phân phối cấp 1.
- Do thói quen dƣ nợ nên việc quản lý cơng nợ của phịng tài chính tốn rất nhiều thời gian và công sức.
- Mặc dù đặc thù của thép là nặng nề, cồng kềnh, cần hạn chế trong việc vận chuyển và bốc xếp nhƣng cơng ty cần có kho trữ hàng ở những thị trƣờng tiêu thụ lớn, nhằm chủ động trong nguồn hàng cung cấp.
2.4.3. Thực trạng hoạt động của bộ phận quản lý các thành viên kênh
Nhằm thúc đẩy hoạt động của các đại lý cấp 1 trong kênh phân phối của mình, VNO có một bộ phận theo dõi, phục trách khu vực thị trƣờng đƣợc giao. Nhiệm vụ của bộ phận này chủ yếu là theo dõi công nợ, doanh số bán hàng của đại lý trong khu vực, theo dõi giải quyết những vấn đề xảy ra trong khu vực. Hàng quý, hàng năm bộ phận
mức tiêu thụ sản lƣợng, khả năng thanh tốn, từ đó đƣa ra những mức ƣu đãi, khen thƣởng, thƣởng kín,… nhằm thúc đẩy những nhà phân phối cấp 1 hoạt động tích cực hơn. Ngồi ra cơng ty cịn thực hiện hình thức chiết khấu thanh tốn và chiết khấu theo sản lƣợng cho những nhà phân phối.
Thƣờng thì mỗi nhà phân phối không chỉ bán sản phẩm của VNO mà còn kinh doanh nhiều nhãn hiệu khác, do đó nhà phân phối chỉ đầu tƣ nhiều nguồn lực phân phối sản phẩm cho VNO khi sản phẩm của VNO mang lại lợi ích cao hơn cho họ. Nhận biết đƣợc điều này VNO ln tìm cách thúc đẩy hoạt động của nhà phân phối bằng các hỗ trợ về tài chính, chiết khấu, thanh tốn, tƣ vấn kỹ thuật,… tuy nhiên những việc này đang có xu hƣớng làm giảm lợi nhuận của VNO.