2.4. Thực trạng quản lý kênh phân phối tại doanh nghiệp
2.4.1. Thực trạng cơ chế quản lý kênh phân phối
Những chính sách và cơ chế bán hàng đƣợc áp dụng nhƣ sau:
Bán hàng trực tiếp tại kho thành phẩm của VNO (ấp Voi Lá, xã Long Hiệp, huyện Bến Lức, tỉnh Long An), hàng hóa đƣợc giao trên phƣơng tiện của bên mua, tính theo theo giá bán tại từng thời điểm cụ thể.
Chính sách giá:
Hiện VNO đang áp dụng chính sách giá theo phƣơng thức thanh toán (trả tiền ngay, trả chậm có bảo lãnh, kí quỹ,…), bên cạnh đó khách hàng vẫn đƣợc hƣởng những chính sách ƣu đãi (nếu có) theo quy định chung của cơng ty.
Giá bán sẽ đƣợc xác nhận cụ thể qua đơn đặt hàng, có sự đồng ý giữa hai bên là VNO và nhà phân phối bán buôn hay ngƣời tiêu dùng cuối cùng.
Mức khuyến mại
Đƣợc tính dựa trên sản lƣợng mua hàng trong tháng của từng nhà phân phối, số lƣợng mua từ 100 tấn/tháng đến 1.000 tấn/tháng, chiết khấu sẽ từ 100.000đ/tấn đến 180.000đ/tấn. Tuy nhiên, mức chiết khấu này cũng sẽ thay đổi theo từng thời điểm, nhằm phù hợp với nền kinh tế chung và chiến lƣợc phân phối của VNO.
Hỗ trợ để bán hàng vào các cơng trình, chiết khấu thƣơng mại từ 150đ đến 250đ/kg theo mức giá trần.
Những chƣơng trình ƣu tiên, khuyến mại se đƣợc áp dụng phân biệt đối với từng nhà phân phối, theo ƣu tiên nhà phân phối lớn trƣớc.
Hình thức thanh tốn
Áp dụng hình thức trả chậm trong vịng 30 đến 45 ngày đối với những nhà phân phối bn bán lớn, có kí kết hợp đồng, có tài sản hữu hình hay tài sản vơ hình để thế chấp, hoặc đƣợc ngân hàng bảo lãnh.
Chỉ đƣợc quá hạn trong vòng 5 ngày, và VNO chỉ cho phép quá hạn 10% trên tổng dƣ nợ. Nếu quá hạn 5 ngày VNO sẽ ngừng cấp hàng, trƣớc 7 ngày VNO sẽ gửi thƣ xác nhận công nợ đến khách hàng và yêu cầu xác nhận.
Nếu nhà phân phối thanh toán ngay sẽ đƣợc giảm thêm từ 50.000đ đến 100.000đ/tấn.
Hạn mức dƣ nợ
Thƣờng không áp dụng phổ biến với các khách hàng, chỉ áp dụng đối với những nhà phân phối cấp 1 có uy tín. Trƣớc ngày 5 mỗi tháng, trƣởng phịng kinh doanh sẽ trình lên Ban Tổng Giám đốc danh sách những khách hàng là đại lý cấp 1 của công ty, và mức ƣu đãi, hỗ trợ dƣ nợ của từng khách (từ 1,5 tỷ đồng đến 12 tỷ đồng).
Hình thức quản lý cơng nợ đối với từng kênh phân phối: - Kênh phân phối trực tiếp
+ Hộ gia đình: đây là khách hàng khơng kí hợp đồng, thƣờng mua số lƣợng ít và khơng lặp lại, khách hàng phải thanh tốn 30% tổng trị giá đơn hàng ngay khi đặt hàng và phần còn lại sau khi nhận đƣợc hàng, có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Công ty xây dựng, nhà thầu cơng trình: đơn hàng có thể đƣợc giao thành nhiều đợt, khối lƣợng mỗi lần giao đƣợc căn cứ theo Biên bản giao nhận hàng hóa có sự chứng kiến và xác nhận của hai bên, giá trị thanh tốn có thể thay đổi dựa vào khối lƣợng giao hàng thực tế (dung sai +/-10%). Đối với những khách hàng đã thiết lập quan hệ mua bán từ lâu với cơng ty và có uy tín trong thanh
tốn, bên mua hàng phải thanh tốn tiền hàng trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hàng và hóa đơn giá trị gia tăng bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ cơng nợ (nếu có). Đối với những khách hàng mới thiết lập mối quan hệ mua bán với cơng ty, bên mua hàng phải thanh tốn 20% tổng giá trị đơn hàng giá ngày khi đặt hàng, và phải thanh tốn tổng giá trị cịn lại của đơn hàng ngay khi nhận đủ hàng và hóa đơn giá trị gia tăng bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ cơng nợ (nếu có) trong vịng 20 ngày .
- Kênh một cấp (cửa hàng bán lẻ): những khách hàng này thƣờng mua ít, lặp lại thƣờng xuyên, rất ít khách hàng thiết lập mối quan hệ mua bán bằng hợp đồng với công ty.
+ Đối với những khách hàng có kí hợp đồng mua bán, thanh toán 100% tiền hàng bằng chuyển khoản trong vòng 30 ngày kể từ nhận đủ hàng và hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Đối với những khách hàng khơng kí hợp đồng mua bán với công ty, thanh toán 100% giá trị đơn hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay khi nhận đƣợc hàng và hóa đơn giá trị gia tăng.
- Kênh hai cấp:
+ Đại lý cấp 1: có kí hợp đồng ngun tắc hàng năm với cơng ty và kí hợp đồng cho từng đơn hàng, những khách hàng này thƣờng mua với số lƣợng lớn, mua thƣờng xuyên, thông thƣờng sẽ mỗi đơn hàng sẽ giao thành nhiều đợt, mỗi lần giao hàng hai bên sẽ kí Biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận khối lƣợng giao hàng thực tế. Trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận đủ hàng hóa và nhận đƣợc hóa đơn giá trị gia tăng, khách hàng phải thanh toán 100% tổng giá trị đơn hàng bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ cơng nợ (nếu có).
+ Đại lý hoa hồng: Đây là hình thức mới của cơng ty. Các đại lý sẽ tiến hành đăng kí sản lƣợng tiêu thụ của tháng này vào ngày 25 của tháng trƣớc. Trong
hàng mà đại lý đã bán phải đƣợc thanh toán hàng tháng trong khoảng từ ngày 1 đến ngày 5 tháng sau bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ cơng nợ (nếu có), bên cạnh đó, các đại lý phải báo cáo sản lƣợng tiêu thụ và tồn kho cịn lại cho cơng ty.
Đối với những những cửa hàng bán lẻ, nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp gọi điện để nhắc công nợ, lƣu ý những khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
Đối với những khách hàng lớn nhƣ đại lý, cơng ty cơng trình, nhà thầu xây dựng, phịng kế tốn sẽ theo dõi cơng nợ, mỗi tháng kế tốn cơng nợ sẽ gửi thƣ xác nhận đến những khách hàng đến hạn thanh tốn và định kì mỗi năm (trƣớc khi kết thúc năm tài chính) sẽ gửi xác nhận cơng nợ đến tất cả các khách hàng. Một trong những khó khăn khi theo dõi công nợ của những khách hàng lớn là họ thƣờng giữ hàng và giam tiền, những công ty xây dựng có thời gian thanh tốn rất chậm do cơng trình kéo dài, việc theo dõi cơng nợ trở nên nhập nhằng, khó khăn. Vấn đề tài chính của cơng ty trở nên khó khăn khơng phải do không bán đƣợc hàng mà do việc thu hồi công nợ không đƣợc. Đây cũng là một trong những lý do công ty cần thay đổi kênh phân phối hiện tại.
Qua những phân tích trên có thể thấy cơ chế quản lý kênh phân phối của VNO đƣợc xây dựng cho ba nhóm khách hàng cụ thể đó là những cơng ty xây dựng, khách hàng khơng kí hợp đồng và những nhà phân phối lớn có kí hợp đồng đại lý. Nhìn chung, cơ chế vận hành tiêu thụ sản phẩm khá đơn giản.