2.1. Quản trị tài chính tại các trƣờng đại học công lập
2.1.4. Nội dung quản trị tài chính tại các trƣờng đại học công lập
2.1.4.1. Quản trị nguồn thu
a) Khái niệm
Quản trị nguồn thu của các trƣờng đại học là quá trình nghiên cứu, xây dựng mục tiêu, mức thu, kế hoạch và tổ chức quản lý, khai thác, kiểm soát, đánh giá, phát triển các khoản thu của Nhà trƣờng, nhằm đảm bảo huy động
nguồn tài chính đáp ứng nhu cầu hoạt động và thực hiện các mục tiêu của Nhà trƣờng.
b) Nội dung quản trị nguồn thu
- Xây dựng chiến lƣợc, mục tiêu, kế hoạch, dự toán nguồn thu: hệ thống các chỉ tiêu, số liệu tài chính mang tính dự báo và kỳ vọng về các nguồn thu của Nhà trƣờng trong một kỳ hạn nhất định (tháng, quý, năm) hoặc theo một nội dung công việc cụ thể, trong một thời hạn cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu của trƣờng đại học. Kế hoạch, dự toán về nguồn thu của Nhà trƣờng đƣợc lập trên cơ sở kế hoạch công tác đào tạo, nghiên cứu và các hoạt động dịch vụ của Nhà trƣờng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn và các chính sách tài chính áp dụng đối với Nhà trƣờng.
- Xây dựng mức thu học phí, giá dịch vụ là một nội dung có tính quyết định khi thực hiện tự chủ, vì vậy nhà quản trị cần tính toán để xây dựng mức thu đảm bảo nguyên tắc bù đắp chi phí và có tích lũy trên cơ sở nâng cao chất cung ứng dịch vụ công về đào tạo, nghiên cứu và dịch vụ khác. Trong cơ chế thị trƣờng, các khoản thu của nhà trƣờng chuyển sang cơ chế giá dịch vụ công; cùng với sự cạnh tranh khốc liệt thì chi phí và giá cả là hai phạm trù có những lúc không tỷ lệ thuận với nhau, cơ chế giá sẽ theo cơ chế thị trƣờng.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch: là quá trình cụ thể hoá các nhiệm vụ trong kế hoạch đã đề ra nhằm quản lý và phát triển tốt nguồn thu, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị điều chỉnh kế hoạch thu đảm bảo đáp ứng đủ nguồn vốn cho hoạt động của Nhà trƣờng.
- Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá hiệu quả và thực hiện các giải pháp tăng nguồn thu. Đây là bƣớc quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định đƣợc mức độ tăng trƣởng của nguồn thu, những hạn chế và thuận lợi từng nguồn thu; trên cơ sở đó điều chỉnh kế hoạch hợp lý và đảm bảo phát triển tốt
nguồn thu của Nhà trƣờng. Đồng thời ngăn ngừa các mặt thực hiện công tác kiểm tra, công khai về tài chính.
c) Quản trị nguồn thu theo nguồn vốn
Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của nguồn thu, có thể phân nguồn thu của các trƣờng đại học công lập thành 2 nhóm nhƣ sau:
Một là: Nguồn ngân sách nhà nước cấp
Hiện nay các trƣờng đại học công lập chủ yếu là thuộc nhóm đơn vị sự nghiệp công lập “Tự chủ một phần kinh phí chi thƣờng xuyên”; vì vậy hàng năm đƣợc NSNN cấp một phần kinh phí chi thƣờng xuyên và cấp kinh phí chi không thƣờng xuyên. Ngân sách Nhà nƣớc cấp tùy thuộc vào mức độ tự chủ tài chính của từng trƣờng và khả năng ngân sách của Nhà nƣớc.
Nhìn chung, nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp cho các trƣờng đại học công lập bao gồm tiền lƣơng, tiền trả cho đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý và ngƣời lao động, xây dựng cơ sở vật chất, nghiên cứu khoa học và các khoản chi khác. Nguồn ngân sách cấp đƣợc Nhà nƣớc quản lý kiểm soát qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc.
Hai là: nguồn thu sự nghiệp tại trường đại học i) Nguồn thu từ học phí, lệ phí
Học phí, lệ phí tuyển sinh là khoản tiền mà ngƣời học phải nộp cho trƣờng đại học để chi phí cho hoạt động đào tạo, nghiên cứu, đây là nguồn thu chủ yếu của nhà trƣờng. Tuy nhiên, ở nƣớc ta các trƣờng đại học công lập không đƣợc quyền chủ động xây dựng mức thu học phí, Nhà nƣớc quy định mức trần học phí chung cho các trƣờng. Học phí thu đƣợc nộp vào Kho bạc Nhà nƣớc kiểm soát chi nhƣ đối với nguồn vốn NSNN cấp.
ii) Nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ
Nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ của trƣờng đại học thực hiện dựa trên năng lực và điều kiện của từng trƣờng. Một số trƣờng đại học công lập,
nguồn thu này phát triển khá ổn định và đang chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng nguồn thu. Hiện nay, nguồn thu dịch vụ của nhà trƣờng từ các hoạt động:
- Hoạt động đào tạo theo nhu cầu xã hội;
- Hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ;
- Các hoạt động dịch vụ khác gắn với kỹ thuật chuyên môn nghề nghiệp (nhƣ khám chữa bệnh đối với các trƣờng đại học ngành y, chế tạo máy móc đối với nghề cơ khí, nuôi trồng đối với nghề nông nghiệp…).
- Các hoạt động liên doanh, liên kết và các hoạt động cho thuê phòng học, thuê kiốt, dịch vụ trông giữ xe, cho thuê ký túc xá v.v…
iii) Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật
Ngoài các nguồn thu trên, các trƣờng đại học còn có các nguồn thu nhƣ: tài trợ, viện trợ, quà biếu tặng, đóng góp của các tổ chức xã hội và cá nhân. Nguồn đầu tƣ của các tổ chức, cá nhân trong nƣớc và nƣớc ngoài để nâng cao chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu khoa học.
2.1.4.2. Quản trị chi phí
a) Khái niệm
Quản trị chi phí của các trƣờng đại học là quá trình phân tích, lập kế hoạch chi phí, tổ chức quản lý chi phí và giám sát các hoạt động của Nhà trƣờng, đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí hiệu quả, đáp ứng thực hiện mục tiêu phát triển của Nhà trƣờng và đồng thời ghi chép, thu thập, phân tích các thông tin cần thiết cho công tác quản trị của Nhà trƣờng.
b) Nội dung quản trị chi phí
- Xây dựng kế hoạch chiến lƣợc, dự toán chi phí: đây là hoạt động nhằm xác định mức chi phí bỏ để thực hiện nhiệm vụ của nhà trƣờng, đảm bảo cân đối nguồn thu và nâng cao chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu của nhà trƣờng. Lập kế hoạch, dự toán chi phí dựa trên cơ sở kế hoạch nhiệm vụ hoạt động của Nhà trƣờng và kế hoạch nguồn thu tài chính. Lập kế hoạch, dự toán
chi phí giúp nhà quản trị cân đối đƣợc mức độ chi phí của các hoạt động, từ đó cân đối đƣợc nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà trƣờng.
- Xây dựng định mức chi và cơ chế chi tiêu: đây là hoạt động rất quan trọng, giúp Nhà quản trị thực hiện quản trị chi phí có kế hoạch, dân chủ, công khai minh bạch và cân đối đƣợc thu - chi, kiểm soát đƣợc hoạt động của Nhà trƣờng thông qua hệ thống định mức, quy chế chi tiêu. Định mức chi phí cũng là sở sở xây dựng mức thu và đây là một nội dung rất quan trọng trong xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trƣờng và là cơ sở để thực hiện kiểm tra giám sát hoạt động tài chính tại đơn vị.
- Tổ chức thực hiện ghi chép, thu thập, xử lý thông tin, báo cáo xác định chi phí cho các hoạt động, đảm bảo đáp ứng kịp thời chi phí cho hoạt động và sử dụng đúng mục đích theo kế hoạch và dự toán đã xây dựng.
- Kiểm soát, đánh giá hiệu quả chi phí: kiểm tra, kiểm soát là nhiệm vụ có tính thƣờng xuyên và xuyên suốt cả quá trình hoạt động tài chính trong nhà trƣờng, đảm bảo tính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình về hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính.
c) Quản trị chi phí theo tính chất và nội dung hoạt động
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, nội dung hoạt động chúng ta có thể phân loại để quản trị chi phí các hoạt động của trƣờng đại học theo các tiêu chí nhƣ sau:
Một là: Quản trị chi phí theo tính chất hoạt động
- Chi hoạt động thường xuyên: là các khoản chi có tính chất thƣờng xuyên cho hoạt động của nhà trƣờng, bao gồm: chi cho ngƣời lao động, chi hành chính, hoạt động nghiệp vụ, chi hoạt sản xuất, cung ứng dịch vụ, mua sắm tài sản, sửa chữa thƣờng xuyên v.v…
- Chi hoạt động không thường xuyên: là các khoản ngoài các nhiệm vụ hoạt động thƣờng xuyên, nhƣ các khoản chi: đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất,
mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản và các dự án chuyên môn, NCKH,…
Hai là: Quản trị chi phí theo nội dung hoạt động
- Chi hoạt động quản lý hành chính, đây là hoạt động khối làm việc văn phòng, không trực tiếp giảng dạy và nghiên cứu. Tuy nhiên, đây là hoạt động rất quan trọng để đảm bảo cho hoạt động của Nhà trƣờng.
- Chi hoạt động đào tạo, đây là chi phí trực tiếp cho các hoạt động về đào tạo nhƣ: Chi cho giảng viên, chi vật tƣ hoá chất thực hành.
- Hoạt động nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, đây là chi phí cho công tác nghiên cứu khoa học, bao gồm cả chi phí cho con ngƣời và máy móc, vật tƣ hóa chất.
- Chi phí cho hoạt động dịch vụ gắn liền với chức năng nhiệm vụ của Nhà trƣờng.
- Chi khác, các khoản chi phí này là những chi phí phụ trợ cho các hoạt động của Nhà trƣờng, có tính chất chi phí chung, chi phí theo sự vụ công việc.
Ba là: Quản trị chi phí theo đối tượng
- Chi cho con ngƣời, bao gồm tất cả các khoản chi phí cho cán bộ, giảng viên, nhân viên phục vụ để đảm bảo cho hoạt động của Nhà trƣờng.
- Chi hoạt động thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; bao gồm chi phí văn phòng, chi phí vật tƣ, hóa chất phục vụ cho đào tạo, nghiên cứu khoa học.
- Chi đầu tƣ mua sắm, sửa chữa cơ sở vật chất, là các khoản chi cho công tác tăng cƣờng cơ sở vật chất cho hoạt động của Nhà trƣờng.
- Chi hoạt động phục vụ hoạt động dịch vụ gắn liền với chức năng nhiệm vụ của Nhà trƣờng.
- Các khoản chi phí khác phụ trợ cho các hoạt động của nhà trƣờng, có tính chất chi phí chung, chi phí theo sự vụ công việc.
2.1.4.3. Quản trị kết quả tài chính
a) Khái niệm
Kết quả tài chính trong trƣờng đại học công lập, là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh tế trong Nhà trƣờng, đƣợc thể hiện bằng số chênh lệch thu - chi dƣới dạng giá trị tiền tệ.
Quản trị kết quả tài chính trong trƣờng đại học công lập là quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ tiền tệ cơ quan đƣợc hình thành từ nguồn chênh lệch thu- chi của hoạt động kinh tế trong Nhà trƣờng.
b) Nội dung quản trị kết quả tài chính
- Lập kế hoạch quản trị kết quả tài chính của đơn vị là nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch QTTC, vì kết quả tài chính vừa là mục tiêu và là điều kiện quan trọng để Nhà trƣờng thực hiện các mục tiêu phát triển ổn định và bền vững. Lập kế hoạch quản trị kết quả tài chính cần đảm bảo nguyên tắc:
+ Phù hợp với kế hoạch thu, kế hoạch chi và tính đến chỉ tiêu kỳ vọng, khả năng đạt đƣợc trong kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
+ Đảm bảo cân đối sử dụng kết quả cho mục tiêu phát triển, nâng cao chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu và tăng thu nhập cho ngƣời lao động. Trong đó ƣu tiên trích lập quỹ phát triển theo quy định.
- Trích lập và sử dụng các quỹ cơ quan: chênh lệch thu lớn hơn chi từ các hoạt động kinh tế của Nhà trƣờng đƣợc trích lập, sử dụng các loại quỹ cơ quan nhƣ sau:
+ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: là quỹ đƣợc sử dụng đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc và các hoạt động khác phục mục tiêu phát triển của Nhà trƣờng.
+ Quỹ bổ sung thu nhập: là quỹ đƣợc sử dụng chi bổ sung thu nhập cho ngƣời lao động trong năm và dự phòng chi bổ sung thu nhập cho ngƣời lao động năm sau trong trƣờng hợp nguồn thu nhập bị giảm.
+ Quỹ khen thƣởng: là quỹ đƣợc sử dụng để thƣởng định kỳ, đột xuất cho tập thể, cá nhân trong và ngoài nhà trƣờng (ngoài chế độ khen thƣởng theo quy định của Luật Thi đua Khen thƣởng).
+ Quỹ phúc lợi: là quỹ đƣợc sử dụng để xây dựng, sửa chữa các công trình phúc lợi; chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể của ngƣời lao động trong đơn vị; trợ cấp khó khăn đột xuất cho ngƣời lao động.