2.1. Quản trị tài chính tại các trƣờng đại học công lập
2.1.5. Công cụ quản trị tài chính tại các trƣờng đại học công lập
2.1.5.1. Chính sách tài chính của Nhà nước đối với trường đại học
Chính sách tài chính của Nhà nƣớc là công cụ quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc đối với các trƣờng đại học, để phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực của cơ chế thị trƣờng. Đối với trƣờng đại học, chính sách tài chính của nhà nƣớc là công cụ pháp lý rất quan trọng để tổ chức hoạt động đảm của nhà trƣờng bảo sự tuân thủ pháp luật của Nhà nƣớc, đồng thời là công cụ pháp lý quan trọng để triển khai công tác kiểm tra, giám sát hoạt động trong đơn vị. Khi cơ chế chính sách của Nhà nƣớc về giáo dục đại học thay đổi nhƣ: cơ chế tự chủ, cơ chế học phí, các định mức kinh tế kỹ thuật, cơ chế đầu tƣ… sẽ tác động ngay đến công tác quản trị tài chính tại trƣờng đại học về kế hoạch phát triển nguồn thu, cơ chế quản lý sử dụng nguồn kinh phí và tác động đến chiến lƣợc phát triển của Nhà trƣờng.
2.1.5.2. Quy chế tài chính nội bộ của Nhà trường
Quy chế tài chính nội bộ của Nhà trƣờng là hệ thống các văn bản quy phạm mang tính bắt buộc về hoạt động tài chính trong đơn vị, bao gồm hệ thống các quy định về nội dung thu, mức thu; nội dung chi, mức chi và các quy
định về quy trình thủ tục thu - chi; các quy định về quản lý sử dụng tài sản và các quy định về quan hệ kinh tế phát sinh trong hoạt động của Nhà trƣờng.
Đây là những quy định mang tính bắt buộc mọi ngƣời trong Nhà trƣờng phải tuân thủ thực hiện. Quy chế tài chính nội bộ đƣợc xem là công cụ pháp lý cụ thể nhất trong Nhà trƣờng, giúp nhà lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô mà không phải can thiệp quá sâu vào công việc cụ thể và các đơn vị trong Nhà trƣờng chủ động thực hiện nhiệm vụ.
Trong điều kiện tự chủ, Nhà nƣớc trao quyền tự chủ cho các trƣờng đại học công lập đƣợc quyền quyết định các vấn đề về hoạt động tài chính của Nhà trƣờng; do đó quy chế quản trị tài chính nội bộ là một công cụ rất quan trọng để quản lý và điều hành hoạt động tài chính của nhà trƣờng đƣợc thống nhất mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, công tác xây dựng quy chế phải đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ và minh bạch; lấy ý kiến rộng rãi của tất cả mọi ngƣời tham gia xây dựng quy chế và tuân thủ thực hiện quy chế.
2.1.5.3. Kế hoạch tài chính
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Kế hoạch tài chính là công cụ quản trị rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chƣơng trình hành động trong tƣơng lai, giúp nhà quản lý xác định đƣợc các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu tài chính đề ra, đồng thời là căn cứ để đánh giá, kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị. Vai trò của công tác lập kế hoạch thể hiện:
- Kế hoạch tài chính của Nhà trƣờng là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng mục tiêu và phối hợp nỗ lực của các đơn vị triển khai đạt đƣợc mục tiêu.
- Lập kế hoạch tài chính làm tăng tính ổn định và giúp nhà quản lý nhìn về phía trƣớc, dự đoán đƣợc những thay đổi, kỳ vọng về tài chính của Nhà
trƣờng cũng nhƣ dự báo thuận lợi và khó khăn trong nội bộ cũng nhƣ môi trƣờng bên ngoài để cân nhắc các yếu tố ảnh hƣởng của chúng và đƣa ra những giải pháp phù hợp.
- Lập kế hoạch làm giảm đƣợc sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của đơn vị và xác định đƣợc những phƣơng thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã đƣợc lựa chọn.
- Lập kế hoạch sẽ thiết lập đƣợc những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả và điều chỉnh hoạt động để đạt hiệu quả cao.
Tóm lại, chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên là xuất phát
điểm của mọi quá trình quản lý. Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra đƣợc những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của Nhà trƣờng.
2.1.5.4. Chế độ kế toán
Trong các công cụ QTTC, kế toán đƣợc xem là một trong những công cụ quan trọng hàng đầu trực tiếp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng tài chính trong đơn vị. Kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin kinh tế, tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, giúp cho nhà quản lý trong chỉ đạo và điều hành hoạt động của đơn vị; từ đó có cơ sở để đƣa ra những đánh giá và quyết định hƣớng đi cho đơn vị; bao gồm:
- Kế toán tài chính chủ yếu hƣớng đến đối tƣợng bên ngoài, cho ta kết quả đáng giá về quá khứ mang tính chính xác.
- Kế toán quản trị chủ yếu phục vụ các đối tƣợng bên trong đơn vị, chú trọng đến sự kịp thời, cho ta đánh giá ƣớc lƣợng và dự báo kết quả trong tƣơng lai.
Cả hai loại kế toán này đều dựa trên cùng một nguồn dữ liệu chung, thậm chí đội ngũ xử lý là một. Công tác tổ chức Kế toán tài chính là buộc phải tuân theo, còn kế toán quản trị chƣa bắt buộc và hiện nay các trƣờng đại học công lập chƣa tổ chức công tác kế toán quản trị.
Trong cơ chế tự chủ tài chính, các trƣờng đại học công lập đƣợc quyết định giá dịch vụ trên cơ sở tính đủ các chi phí, đƣợc Nhà nƣớc giao vốn quản lý theo cơ chế giao vốn cho doanh nghiệp đƣợc quyết định việc huy động vốn, sử dụng vốn, tài sản gắn với nhiệm vụ của đơn vị; khi đó đơn vị cần thiết tổ chức thực hiện đồng thời cả hai loại Kế toán tài chính và Kế toán quản trị để cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời cho Lãnh đạo của Nhà trƣờng.
2.1.5.5. Kiểm tra, kiểm soát và giám sát
Kiểm tra, kiểm soát và giám sát giúp nhà quản lý phát hiện kịp thời những yếu kém trong hoạt động, xác định nguyên nhân, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan; chủ động ngăn ngừa các hiện tƣợng tiêu cực về tài chính trong hoạt động thu chi của các trƣờng đại học. Đồng thời phát hiện ngăn chặn các hành vi sai trái, tiêu cực trong quản lý. Công cụ sử dụng để kiểm tra, giám sát đó là các quy chế, quy định của Nhà nƣớc và của trƣờng đại học, hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch, các tiêu chuẩn định mức. Đây là công cụ để đảm bảo các quyết định đƣợc thực thi theo đúng kế hoạch phát triển của đơn vị để đạt hiệu quả cao. Vì vậy, công tác kiểm tra, giám sát cần phải đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên nhằm giúp công tác quản trị tài chính đạt hiệu quả cao nhất.