Đơn đặt hàng được nhân viên kinh doanh nhận từ khách hàng và gửi về cho phòng dịch vụ khách hàng thông qua email Sau khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng kiểm tra sản phẩm có đủ đáp ứng cho đơn hàng hay không? Khách hàng có tổng nợ vượt hạn mức tín dụng hoặc có nợ quá hạn hay không? Nếu một hoặc nhiều yếu tố nằm ngoài giới hạn cho phép thì nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh để trao đổi lại đơn hàng (tăng/giảm sản phẩm, yêu cầu khách hàng thanh toán …) Nếu mọi thứ nằm trong giới hạn cho phép, nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ nhập đơn hàng lên hệ thống, trường hợp cần thiết sẽ xin phê duyệt từ các cấp có thẩm
quyền Sau đó, đơn hàng được xác nhận với khách hàng, thống nhất thời gian giao hàng và in hóa đơn Thông tin được chuyển xuống bộ phận kho để sắp xếp vận chuyển hàng giao đến khách hàng Bộ phận giao hàng tiến hành giao hàng và thu thập chứng từ giao hàng để lưu trữ cho việc thanh tra kiểm tra, kết thúc đơn hàng
Nhận xét chung về công tác xử lý đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng được xử lý ngay trong ngày nên đáp ứng được về mặt thời gian Quy trình xử lý linh động thông qua kênh email và điện thoại đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, việc xử lý đơn hàng cũng tạo áp lực cho bộ phận xử lý đơn hàng trong những khoảng thời gian cao điểm, khó kiểm soát luồng thông tin khi đơn hàng có sự thay đổi Nguyên nhân do việc trao đổi đơn hàng qua email và điện thoại gây khó khăn khi kiểm soát luồng thông tin của đơn hàng trong trường hợp điều chỉnh nhiều lần gây nhầm lẫn, sai sót trong những giai đoạn cao điểm Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chi phí xử lý đơn hàng sai sót
2 3 3 2 Tổ chức luồng vật chất
Nguyên liệu thuốc BVTV sau khi nhập về được chuyển đến nhà máy chính tại khu công nghiệp Amata thành phố Biên Hòa để tiến hành sản xuất, sang chai đóng gói và lưu kho Khu công nghiệp Amata nằm tại thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, trực thuộc khu vực Đông Nam Bộ có thể coi là một trong những khu vực trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam Từ đây, hàng hóa được vận chuyển trực tiếp đến các khách hàng từ khu vực thuộc Miền Trung, cao nguyên Nam Bộ, miền Đông Nam Bộ và miền Tây Nam Bộ Bên cạnh đó, Công ty cũng có kho riêng phục vụ cho các tỉnh thuộc miền Bắc Sản phẩm được vận chuyển trực tiếp từ 2 kho chính là kho Amata và kho Hà Nội tới các nhà phân phối hoặc khách hàng bán sỉ theo đơn đặt hàng Công ty không giao hàng trực tiếp đến các khách hàng bán lẻ
Đối với hoạt động giao hàng, Công ty không trực tiếp thực hiện việc vận chuyển mà ký hợp đồng vận chuyển với các bên thứ 3 là các công ty vận chuyển chuyên nghiệp, đáp ứng đủ điều kiện về vận chuyển hàng hóa đặc biệt, có năng lực cung cấp phương tiện vận tải an toàn theo qui định của pháp luật
Nhìn chung, công tác tổ chức luồng vật chất của Công ty khá thuận lợi do nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ các nhà máy của Bayer trên toàn cầu dựa trên dự báo bán hàng, trong trường hợp bán vượt kế hoạch thì bộ phận cung ứng có thể linh động trao đổi với các nước trong khu vực để chia sẻ nguyên liệu cho Việt Nam Việc giao hàng
thông qua dịch vụ vận chuyển giúp Công ty tiết kiệm chi phí quản lý cũng như chi phí rủi ro trong quá trình giao hàng Tuy nhiên, công tác vận chuyển hàng hóa nhiều khi không đáp ứng được nhu cầu thị trường do kẹt xe hoặc thiếu xe trong những giai đoạn bán hàng cao điểm
2 3 3 3 Tổ chức luồng thông tin
Công ty hiện có trên 300 khách hàng bán sỉ trên toàn quốc, hệ thống bán sỉ có trên 5 000 khách hàng bán lẻ trong hệ thống phân phối của họ, khách hàng bán lẻ quan giao dịch trực tiếp với khách hàng bán sỉ và khách hàng bán sỉ chịu sự kiểm soát của Công ty Các tác nhân trong hệ thống phân phối nhất là khách hàng bán lẻ là người trực tiếp tiếp xúc với người tiêu dùng cuối cùng (nông dân), được nghe và hiểu về nhu cầu khách hàng Chính vì vậy, thông tin trao đổi từ khách hàng bán lẻ hết sức quan trọng đối với Công ty
Công ty trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết cho công việc như: điện thoại, máy tính, internet đường truyền cao tạo điều kiện thuận lợi trong việc giao dịch kinh doanh, thông qua điện thoại và email Công ty có thể nhận yêu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Công ty cung cấp đường dây nóng gọi miễn phí để khách hàng có điều kiện phản ánh tất cả các thắc mắc liên quan đến chất lượng sản phẩm, cách sử dụng sản phẩm và tất cả các vấn đề liên quan
Mở website để cung cấp minh bạch các thông tin liên quan đến Công ty, các loại bệnh dịch hại, sản phẩm và cách sử dụng sản phẩm, các câu hỏi thường gặp … để khách hàng có thông tin khi cần thiết
Ngoài việc liên lạc với khách hàng qua các phương tiện thông tin, Công ty còn có đội ngũ kinh doanh và tiếp thị có mặt tại tất cả các tỉnh thành trên cả nước, phụ trách làm việc trực tiếp với khách hàng tại địa phương để nắm bắt nhu cầu khách hàng và tình hình kinh doanh Các nhân viên thị trường còn chủ động làm việc với cơ quan chính quyền tại địa phương, cán bộ phụ trách nông nghiệp để nắm bắt tình hình dịch hại, kịp thời chủ động có phương án đối phó với dịch bệnh, chuẩn bị hàng hóa đáp ứng với nhu cầu của thị trường
Nhìn chung, Công ty đã có sự đầu tư trang thiết bị liên lạc, các nền tảng kỹ thuật số và đội ngũ nhân viên để thực hiện việc trao đổi thông tin liên hệ giữa các thành viên trong hệ thống phân phối về các vấn đề như hàng hóa, giá cả, chính sách bán hàng, đặt
hàng, vận chuyển, thanh toán … đáp ứng được phần nào nhu cầu về thông tin của hệ thống phân phối Tuy nhiên, việc thông tin đến hệ thống bán lẻ và người tiêu dùng còn chưa kịp thời và chính xác làm ảnh hưởng đến quyền lợi và quá trình hoạt động của nhà bán sỉ, bán lẻ và ảnh hưởng đến quyền lợi của người tiêu dùng Nguyên nhân do công tác quản lý thông tin mới chỉ đảm bảo ở cấp nhà bán sỉ, chưa xây dựng được hệ thống thông tin liên hệ với các cấp bán lẻ và người tiêu dùng và chưa có công cụ để quản lý thông tin
2 3 3 4 Tổ chức luồng tài chính
Để tránh rủi ro về mặt tài chính, Công ty yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản cho Công ty, Công ty không chấp nhận và không chịu trách nhiệm cho việc thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên kinh doanh tại địa bàn Thời hạn thanh toán được thể hiện cụ thể trên hóa đơn bán hàng, quá thời hạn trên hóa đơn mà khách hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán trễ, khách hàng sẽ phải trả lãi suất trên số tiền thanh toán chậm
Nếu hóa đơn quá hạn từ 90 ngày trở lên mà khách hàng không thanh toán tiền hàng thì Công ty ngưng giao hàng hoặc sẽ chấm dứt hợp đồng và đại lý phải thanh toán toàn bộ số tiền đó trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng
Công ty đã xây dựng được hệ thống thông tin về thanh toán rõ ràng và minh bạch thông qua việc yêu cầu khách hàng chuyển khoản 100% tiền thanh toán qua ngân hàng Trên mỗi hóa đơn bán hàng, Công ty đều để thông tin về số tài khoản để chuyển tiền thanh toán Tuy nhiên, vẫn có rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thanh toán do một số khách hàng đưa tiền mặt cho nhân viên thị trường của Công ty đi chuyển khoản thanh toán hộ, có khả năng thất thoát tiền trong quá trình nhân viên đi chuyển khoản
2 3 3 5 Cơ sở hạ tầng của hệ thống phân phối
Hiện tại, nhà máy có tổng cộng 2 kho thành phẩm lỏng với tổng diện tích là 1575 m2, 1 kho thành phẩm bột 1050 m2, 1 kho nguyên vật liệu 423 m2, 3 kho hàng bao bì và 01 kho hàng khuyến mãi với tổng diện tích 1051 m2 Ngoài ra, nhà máy có khu vực bốc dỡ hàng hóa với diện tích là 293 m2 Những kho này luôn được sử dụng gần như hết công suất vì theo đặc trưng của loại hình sản xuất và mặt hàng bán theo mùa vụ nên lúc nào kho cũng phải chứa hàng dự trữ phòng khi khách hàng yêu cầu đơn hàng
Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại, đáp ứng nhu cầu sản xuất trong nước và xuất khẩu cho các nước trong khu vực thuộc tập đoàn Bayer
Công ty cũng đã xây dựng quy trình kiểm soát về xuất, nhập và lưu trữ hàng hoá (bao gồm nguyên vật liệu và hàng thành phẩm) đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản của hệ thống quản lý Chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và các yêu cầu từ luật pháp
Đội ngũ công nhân viên của Công ty có trình độ, nhiệt huyết, cam kết gắn bó lâu dài với Công ty để xây dựng đội ngũ nhân sự quản lý giỏi, nhân viên lành nghề đáp ứng với các yêu cầu thay đổi về thị trường, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại đặt tại khu công nghiệp Amata, Công ty hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa của thị trường về mặt chất lượng và số lượng Tuy nhiên, việc linh hoạt cung ứng hàng cho thị trường miền Tây Nam bộ đang bị hạn chế đối với các đơn hàng yêu cầu đáp ứng nhanh trong ngày do hiện nay Công ty mới chỉ có 2 kho hàng ở nhà máy Amata và Miền Bắc, chưa có kho hàng phục vụ cho các tỉnh miền Tây Nam bộ trong khi đây là thị trường phân phối chính
2 3 4 Quản trị hệ thống phân phối thuốc BVTV tại Công ty TNHH BayerViệt Nam Việt Nam
2 3 4 1 Lựa chọn các thành viên trong hệ thống phân phối
Đặc điểm của các thành viên phân phối của Công ty được bố trí rộng khắp trên cả nước, Công ty đã xây dựng những tiêu chuẩn cơ bản nhất của các thành viên trong hệ thống phân phối là phải có chuyên môn nghiệp vụ vì họ không chỉ là người kinh doanh mà còn là người am hiểu về cây trồng và các loại bệnh trên các đối tượng cây trồng để hướng dẫn và tư vấn cho người nông dân sử dụng đúng thuốc trong việc canh tác Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất cho việc tuyển chọn thành viên trong hệ thống phân phối
Tất cả nhà phân phối và khách hàng bán sỉ tham gia vào hệ thống phân phối của Công ty đều được hưởng các chính sách và lợi ích phù hợp Các khách hàng này kinh doanh sản phẩm của Công ty đồng thời với sản phẩm của các công ty khác Vì vậy, có một số đại lý vì lợi ích riêng mà bán những sản phẩm không đảm bảo chất lượng hoặc những sản phẩm nhái nhãn hiệu của Công ty cho khách hàng Những trường hợp này khi bị phát hiện Công ty lập tức áp dụng các biện pháp cảnh cáo hoặc chấm dứt hợp đồng kinh doanh tùy theo mức độ vi phạm Tuy nhiên, đối với khách hàng bán lẻ không phải là khách hàng trực tiếp của Công ty, thường ở xa các khu trung tâm nên ít bị kiểm soát và Công ty cũng không đủ khả năng giám sát họ nên giao toàn quyền cho khách hàng bán sỉ quản lý Chính vì thế, có rất nhiều cửa hàng bán lẻ bán các sản phẩm nhái
nhãn hiệu hoặc không đúng chất lượng gây khó khăn cho hoạt động phân phối của Công ty
Để xây dựng được hệ thống phân phối với các thành viên hoạt động ổn định, lâu dài và hiệu quả, Công ty đã xây dựng một số tiêu chuẩn lựa chọn như sau:
- Nhà phân phối: là các công ty đang hoạt động hợp pháp trong ngành thuốc BVTV, có hệ thống phân phối riêng với độ bao phủ rộng trên toàn quốc, có sản phẩm riêng không cùng phân khúc với sản phẩm của Công ty hoặc không phải là sản phẩm cạnh tranh trực tiếp với sản phẩm của Công ty, có kho bãi lớn và đảm bảo các điều kiện về lưu trữ thuốc BVTV, có tiềm năng tài chính đủ mạnh để đảm bảo rủi ro cho phần doanh số Công ty giao lại cho nhà phân phối
- Khách hàng bán sỉ: mạng lưới bán sỉ của Công ty hiện nay đã mở rộng khắp trong cả nước với số lượng 300 khách hàng, khách hàng bán sỉ chịu sự quản lý trực tiếp của Công ty, đóng vai trò trung gian phân phối sản phẩm Để tạo thế cân bằng tại địa phương nhưng vẫn đảm bảo được độ bao phủ cho sản phẩm của Công ty, ở mỗi tỉnh thành Công ty bố trí khoảng 3-5 khách hàng bán sỉ Công ty bố trí như vậy để tránh trường hợp các khách hàng bán sỉ cạnh tranh trực tiếp với nhau và Công ty có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng phân phối ra thị trường Để trở thành khách hàng bán sỉ phải đáp ứng các tiêu chí sau:
Có giấy phép kinh doanh và giấy phép đủ điều kiện kinh doanh thuốc BVTV Người đại diện kinh doanh phải được cấp chứng chỉ hành nghề
Có khả năng tài chính đủ mạnh để đảm bảo thanh toán tiền hàng Có hệ thống đại lý cấp 2 từ 50 khách hàng trở lên
Có vị trí của hàng thuận lợi, khu vực mà hoạt động trồng trọt phát triển hoặc thuận tiện giao thông Diện tích cửa hàng đảm bảo sự thông thoáng, đảm bảo vệ sinh và điều kiện bảo quản cho sản phẩm
Có kho bãi sắp xếp khoa học, đáp ứng được điều kiện bảo quản và lưu trữ thuốc BVTV
- Đối tác sản xuất nông nghiệp (Key Account): Công ty tích cực phát triển hợp tác trong chuỗi giá trị sản xuất nông sản cũng như thiết lập mô hình kinh doanh với các công ty lương thực địa phương nhằm mang lại sự minh bạch và cải thiện an toàn thực
phẩm dành cho người tiêu dùng Các đối tác nằm trong hệ thống phân phối với vai trò là đối tác nông nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí sau:
Có khu vực canh tác riêng với diện tích > 1,000 hecta Là thành viên của các hiệp hội trồng trọt
Sử dụng thuốc BVTV cho hoạt động sản xuất nông nghiệp Cam kết sản xuất nông sản theo tiêu chuẩn GAP
Có đủ điều kiện tài chính để thanh toán cho Công ty
Bảng 2 4 Số lượng thành viên phân phối theo kênh và khu vực địa lý
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Từ Bảng 2 4 ta có thể thấy ở kênh nhà phân phối và đối tác nông nghiệp tỷ lệ các thành viên được duy trì Tuy nhiên số lượng thành viên trong kênh bán sỉ có xu hướng giảm, cụ thể năm 2019 chỉ bằng 97% của 2018, năm 2020 số lượng thành viên còn 82% so với 2019 Kênh phân phối Tỉnh 2018 2019 2020 2019 so 2018 (%) 2020 so 2019 (%)
Nhà phân phối Toàn quốc 3 4 5 1,33 1,25
Đối tác nông
nghiệp Toàn quốc 3 3 3 1,00 1,00
Khách hàng bán sỉ
Miền Trung và
Cao nguyên 33 32 27 0,97 0,84
Miền Bắc 189 193 181 1,02 0,94
Long An, Tiền
Giang, Bến Tre 40 35 29 0,88 0,83 Trà Vinh, Vĩnh Long 20 18 15 0,9 0,93 An Giang 23 20 15 0,87 0,75 Cần Thơ, Hậu Giang, Sóc Trăng 18 16 6 0,89 0,38 Cà Mau, Bạc Liêu 20 14 5 0,70 0,36 Đồng Tháp 14 15 9 1,07 0,60 Kiên Giang 25 24 14 0,96 0,58 Đồng Nai, HCM, Tây Ninh, BRVT 8 10 7 1,25 0,70 Tổng số lượng thành viên 396 384 316 0,97 0,82
- Ưu điểm:
Việc tuyển chọn thành viên phân phối đã được xây dựng nghiêm túc bài bản theo