- Steve Jobs
Hẹ nở nơi hai vệ tinh gặp nhau
Vào một tháng mùa xuân năm 1988, tôi và một lãnh đạo công ty Đức cần gặp nhau trực tiếp để giải quyết vài chi tiết quan trọng cịn sót lại trong hợp đồng trước khi cùng thực hiện một dự án. Nhìn vào lịch làm việc của mình, tơi nản chí. Suốt tuần tơi phải đi cơng cán từ Âu sang Á, từ Á sang Mỹ, phía bên anh bạn Đức thì lịch chẳng khác mấy, cũng gay go tương tự. Cả hai đều không thấy lỗ hổng để có thể dành hẳn một ngày cho việc di chuyển để gặp nhau, trong khi đó nội dung thì khẩn cấp. Ngay việc gọi điện thoại cho nhau cũng khó, vì khi hai người đang di chuyển ở những chân trời khác nhau thì giờ giấc cũng khác nhau, giờ sáng cho người này có thể là giờ đêm cho người kia. Thật quá rắc rối!
Thế nhưng cả hai chúng tơi đều có thư ký rất biến báo. Hai bà bèn gọi cho nhau và chỉ sau vài lần tham khảo đã tìm ra giải pháp để chúng tơi gặp nhau trực diện. Họ so sánh từng chặng một của lộ trình mỗi bên và khám phá ra rằng cả hai chúng tôi đều ngẫu nhiên phải tạm dừng ở phi trường Amsterdam vào cùng một thời điểm. Hai bà bố trí cho chúng tơi gặp nhau ở một nơi không phải văn phịng của người này, cũng khơng phải nơi làm việc của người nọ. Chúng tơi sẽ có hơn một tiếng rưỡi để tìm nhau và thảo luận ngay tại phi trường. Hai lộ trình chỉ chạm vào nhau đúng lúc đó, đúng nơi đó. Thế là cả hai chúng tơi đều tiết kiệm được một chuyến bay để đi thăm nhau tại văn phòng làm việc. Sau cuộc gặp gỡ, chúng tôi mới ý thức được rằng để quản lý thời gian tốt thì cả hai bà thư ký và hai ông sếp phải phối hợp với nhau chặt chẽ mới xong. Hai thư ký đã tiết kiệm được hai ngày làm việc của lãnh đạo cấp cao, sự di chuyển với những rủi ro tiềm ẩn, sự mệt nhọc, chi phí, và nhất là đã
giúp kịp thời giải quyết được một việc khẩn cấp. Thử hỏi việc quản lý tốt thời gian này có thể đáng giá đến bao nhiêu?
Từ ngày đó, tơi đã ra lệnh cho tất cả cộng sự của công ty phải ln ln cập nhật lịch chi tiết của mình và thơng tin đầy đủ cho thư ký của họ. Trong việc này, cũng như nhiều việc khác, quản lý tốt thời gian đã giúp luôn cho việc quản lý tốt chi phí.