- Steve Jobs
Một ơng Chủ Tịch có óc tổ chức
Những chuyện kể trên thực ra vẫn chưa nói lên góc cạnh chính yếu của việc quản lý thời gian. Ai cũng chỉ có 24 tiếng một ngày, vậy bí quyết nào sẽ giúp một người thực hiện được nhiều việc hơn người khác? Quản lý thời gian là gì và thể hiện như thế nào trên thực tế?
Ông Zig Ziglar, một chuyên gia tư vấn về kinh doanh nổi tiếng,
have twenty-four hour days.” (Không phải thiếu thời gian mà làm việc thiếu phương hướng mới gây ra vấn đề. Vì mỗi chúng ta đều có 24 tiếng mỗi ngày như nhau.)
Rõ ràng, cách dùng và quản lý thời gian của mình sẽ làm cho chúng ta tăng hay bớt hiệu năng, vì hiệu năng là gì nếu khơng phải là thực hiện được nhiều việc trong một khoảng thời gian nhất định?
Trong một chuyến đi cùng với ông Jeffrey Koo, Chủ Tịch Ngân hàng ChinaTrust bên Đài Loan, ông đã giải mã cho tôi thế nào là quản lý thời gian.
“Anh Phan ạ, rất nhiều người không hiểu thực sự quản lý thời gian là gì. Ngay thời giờ của cá nhân, của gia đình, họ cịn khơng biết quản lý nữa, nói gì đến việc quản lý thời gian trong cơng ty!”
Ơng nói thêm: “Anh cứ vào ChinaTrust của tôi, anh sẽ ý thức được rằng chúng tôi làm việc rất nhiều, rất hiệu quả. Chính tơi cũng phải đích thân giải quyết rất nhiều vấn đề trong một ngày, như thế quanh năm. Nhưng tơi vẫn có thì giờ chơi với con cháu, đi tham quan, thư giãn và nhất là thể thao. Vậy nếu mỗi người chỉ có 24 tiếng mỗi ngày thì làm sao giải thích được rằng có người có cuộc sống như của tơi, và có người chẳng có mấy việc mà lúc nào cũng hấp tấp như chạy đuổi. Anh biết không, tôi làm Chủ Tịch của hàng chục công ty, chưa kể tới những hội từ thiện, hội thể thao mà tôi phải trực tiếp quản trị. Bí quyết là ở đâu?”.
Tơi cười thán phục, nhìn ơng rồi thú nhận tơi chỉ mới là Phó Tổng thơi mà đã khơng làm sao cáng đáng xuể cho hết việc.
Ơng nói: “Đây này anh Phan, tôi xin tặng anh bài học từ một người đi trước anh một thế hệ (ông sinh năm 1912). Bài học này đáng giá 1 triệu đô-la cho người khác, nhưng với anh tơi chỉ lấy 1 đơ-la thơi. Bí quyết quản lý thời gian không nằm ở chỗ người ta thường lầm tưởng! Nó nằm ở chỗ tập đồn của anh có được tổ chức một cách hợp lý, tích hợp và mạch lạc khơng. Mỗi khi ra quyết định
thực hiện một cơng việc gì, hay một dự án gì, thì chính người lãnh đạo phải cấu trúc cơng việc đó cho thật hồn hảo, phải nhìn xem cơng việc đó sẽ do ai trong tổ chức thực hiện, họ sẽ làm việc với ai,
họ sẽ động viên nhân sự, dụng cụ, nguồn ngân sách ra sao... Nói tóm lại, người lãnh đạo mà xem xét từ trước một cách chu đáo công việc, chỉ đạo một cách đích xác, thì việc làm sẽ được thực hiện một cách thật êm đềm trong trật tự. Khi anh vào một doanh nghiệp mà lúc nào cũng náo động thì lỗi khơng phải do việc q khó hay q nhiều, không phải do thiếu nhân viên mà là do người lãnh đạo kém óc tổ chức, lần lữa trước mọi quyết định, suy nghĩ chập chờn, thay đổi ý kiến tới lui, và khi chỉ đạo lại truyền thông khơng rõ”.
Ơng nói thêm: “Vào đúng lúc đó mà doanh nghiệp lại mướn thêm người thay vì tổ chức lại cơng việc thì sự náo động chỉ tăng thêm chứ khơng bớt!”.
Nói đến đó, ơng cười và hỏi tơi: “Anh Phan tự kiểm đi, có phải đúng thế khơng? Anh bận là vì anh khơng chỉ đạo được đến chi tiết, vì anh cịn có những do dự và anh đã vội chỉ đạo khi hướng đi chưa thực sự rõ! Thế thì anh cịn trách ai, nếu khơng phải là chính anh?”.
Rồi ngài Jeffrey Koo cịn giảng cho tơi thêm: “Anh biết tại sao tôi nhàn hạ và ít việc khơng? Đó là vì tơi tổ chức ngân hàng của mình một cách thật ngay ngắn, quy củ và trật tự, và vì tơi bắt mọi nhân viên phải làm xong hẳn một việc trước khi được quyền nhận một việc mới. Đây là một quy luật cơ bản, do đó, ít khi nào việc quay trở lại chờ sự phán quyết của tơi!
Anh có biết là khi cịn trẻ, tơi cứ bắt nhân viên nhận việc tùm lum. Rút cục chẳng việc nào xong hẳn. Từ đó có nhiều tranh chấp, có nhiều rủi ro phát sinh, rồi cơng ty phải mướn thêm người, phải kiểm tra ngang dọc, theo dõi dự án qua những buổi họp om sịm, từ đó cơng việc lại sinh sơi ra nhiều hơn. Ngày nay, việc tơi giao cho
có hai việc phải làm cùng một lúc do sự cấu trúc cơng việc từ lãnh đạo. Và vì thế mà tơi nhàn rỗi, cịn cơng việc thì cứ chạy đều như
cái đồng hồ Thụy Sĩ!”.