6. Kết cấu của luận văn
3.2 Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh
Ninh
3.2.1 Công tác xây dựng kế hoạch nhân lực
Phân tích và thiết kế công việc
Tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh, các vị trí việc làm hiện khá ổn định và đã được quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của từng công việc, không phát sinh các vị trí mới mà chủ yếu chỉ có thay thế về mặt nhân sự khi có lao động về hưu hoặc chuyển công tác. Quy định về chức danh công việc được thực hiện theo quy định của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
Do vậy, công tác phân tích và thiết kế công việc không được lãnh đạo Bưu cục lưu tâm.
Người lao động hiện làm việc rất thụ động, chủ yếu dựa theo kinh nghiệm của bản thân và sự chỉ đạo của người quản lý cấp trên. Đây không chỉ là gánh nặng cho chính người quản lý đó mà còn phản ánh về chất lượng lao động còn hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu do thói quen làm việc theo lối mòn của nhân viên.
Lập kế hoạch nhân lực
Cho đến nay Bưu điện thành phố Bắc Ninh chỉ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó có kế hoạch nhân lực trong một năm, còn kế hoạch dài hạn và trung hạn vẫn còn là lĩnh vực mới mẻ. Công tác chuẩn bị lao động bổ sung thay thế chỉ được thực hiện theo năm kế hoạch sản xuất mà chưa xây dựng kế hoạch dài hạn như 03 năm hay 05 năm, hoặc lâu hơn.
Căn cứ lập kế hoạch bao gồm:
Thứ nhất là kế hoạch sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh giao cho, gồm có: - Kế hoạch phát triển mạng lưới
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ - Kế hoạch đầu tư trang thiết bị kỹ thuật
Thứ hai là hệ thống định mức lao động đang áp dụng tại Bưu điện tỉnh Bắc Ninh
Kế hoạch nguồn nhân lực được thực hiện sau cùng so với các kế hoạch khác của Đơn vị. Căn cứ vào các chỉ tiêu của những kế hoạch nói trên và hệ thống định
mức lao động đang áp dụng, Đơn vị sẽ tính toán xem cần bao nhiêu lao động với trình độ, phẩm chất, kỹ năng như thế nào để có thể hoàn thành khối lượng công việc được giao trong năm kế hoạch.
Thứ ba là thực tế sử dụng lao động tại các Đơn vị trực thuộc trong năm trước. Đơn vị thu thập và phân tích các số liệu đến 31/12 năm trước về quy mô lao động (lao động thực tế và lao động định biên); cơ cấu lao động theo trình độ, giới tính, độ tuổi, chức năng, theo hình thức hợp đồng lao động; số lượng tuyển dụng trong năm, số lượng thuyên chuyển, sa thải, nghỉ hưu. Từ đó, Đơn vị xác định mức độ đáp ứng của số lượng lao động hiện có đối với kế hoạch sản xuất kinh doanh: mỗi loại lao động thừa hay thiếu bao nhiêu? cần phải có thêm những phẩm chất, kỹ năng nào?
Vào khoảng tháng 10 hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Bưu điện tỉnh Bắc Ninh, Bưu điện thành phố Bắc Ninh tiến hành xây dựng các loại kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Đơn vị bao gồm cả kế hoạch nhân lực cho năm sau. Các kế hoạch lao động được xây dựng nhằm mục đích chủ yếu là phục vụ cho hoạt động tuyển dụng của Bưu cục, ít chú ý tới đào tạo phát triển, bố trí, sắp xếp lại lao động hay tính toán chi phí sản xuất. Đồng thời, các kế hoạch này thường được ghép chung trong kế hoạch của Bưu điện tỉnh Bắc Ninh.
Bảng 3.9: Lao động định biên và lao động thực tế
STT Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh (%) 2016/2015 2017/2016
LĐ Định biên 87 89 92 102,30 103,37
LĐ thực tế 83 86 90 103,61 104,65
Biểu đồ 3.2: So sánh lao động định biên và lao động thực tế tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh
78 80 82 84 86 88 90 92 94
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Lao động định biên Lao động thực tế
(Nguồn: Phòng Hành chính - Bưu điện thành phố Bắc Ninh)
Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng kế hoạch nhân lực được lập ra chưa sát với thực tế sử dụng lao động của Đơn vị. Đây là một vấn đề phổ biến, không chỉ đối với Bưu điện thành phố Bắc Ninh mà còn đối với đại đa số các đơn vị nhà nước vì chưa có một phương pháp xây dựng kế hoạch khoa học, chính xác, thống nhất. Kế hoạch được xây dựng dựa trên các căn cứ không rõ ràng, kết hợp với kinh nghiệm của người lập, nên việc mang tính chủ quan, thiếu chính xác là điều dễ hiểu.
Nguyên nhân bởi phương pháp xây dựng kế hoạch lao động còn dựa chủ yếu trên kinh nghiệm và mang nặng tính chủ quan, chưa kịp thời thay đổi. Tiêu biểu như: Trong giai đoạn cận Tết nguyên đán, các đơn vị chuyển phát thường đăng tuyển khá nhiều nhân lực tạm thời để đáp ứng được khối lượng công việc tăng đột biến, tuy nhiên, tại Bưu điện Thành phố Bắc Ninh, không hề có kế hoạch tuyển thêm nhân lực giai đoạn này. Dẫn tới khối lượng công việc của người lao động trong giai đoạn này bị quá tải, hiệu quả lao động không cao. Chỉ khi nào có ai đó đến tuổi nghỉ hưu hoặc chuyển công tác, đơn vị mới tuyển thêm người thay thế.
Qua các phân tích trên đây về công tác xây dựng kế hoạch nhân lực, có thể thấy công tác này tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh còn nhiều bất cập. Có thể tổng hợp các nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, cơ sở để lập kế hoạch nhân lực là định mức lao động, tuy nhiên hiện nay những định mức lao động đã có và còn hiệu lực không còn phù hợp với thực tế trong khi một số sản phẩm, dịch vụ mới vẫn chưa có định mức. Vì vậy việc xét duyệt kế hoạch nhân lực cũng gặp nhiều khó khăn do thiếu cơ sở để xác định và thẩm định. Người lập chỉ còn cách là dựa vào một số căn cứ khác và kinh nghiệm để ước đoán lượng lao động cần tăng thêm. Việc ước đoán thường dẫn đến kết quả là số lao động định biên thường lớn hơn lao động thực tế sử dụng, vì tâm lý "thừa còn hơn thiếu" và vì việc sử dụng lao động vượt định biên là không được khuyến khích.
Thứ hai, việc lập kế hoạch nhân lực còn căn cứ vào các kế hoạch khác như kế hoạch doanh thu, sản lượng... nên khi các kế hoạch này không được xây dựng tốt thì tất nhiên kế hoạch nhân lực cũng sẽ không được tốt.
Thứ ba, việc đánh giá tình hình sử dụng lao động làm căn cứ lập kế hoạch nhân lực còn yếu, gần như không được đánh giá mà chỉ sử dụng số liệu thực tế về lao động một số năm trước để ước lượng lao động cho năm kế hoạch. Điều này khiến cho việc xác định nhu cầu lao động không chính xác.