6. Kết cấu của luận văn
4.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức lao động
4.2.3.1 Hoàn thiện việc phân công và hợp tác lao động
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính mang tính tập thể, sản phẩm được tạo ra là kết quả lao động của nhiều người. Mỗi người chỉ có thể hoàn thành một phần công việc của quá trình chế biến sản phẩm. Bởi vậy, phân công lao động và hiệp tác lao động là yêu cầu khách quan của sản xuất. Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng và người thực hiện càng phải hợp nhất sự cố gắng của mình nhiều hơn để đạt được mục đích chung có kế hoạch. Hiện nay, phân công lao động và hiệp tác lao động tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh còn có một số vấn đề cần được quan tâm và thay đổi để phù hợp với điều kiện của đơn vị và xu thế phát triển chung của ngành.
Thứ nhất, cần hoàn thiện các hình thức tổ, đội sản xuất tại Bưu điện thành phố Bắc Ninh (tổ khai thác, tổ vận chuyển, tổ giao dịch…) theo hướng số lượng người tối ưu trong 1 tổ là 8- 15 người dựa trên cơ sở là mỗi người lao động có thể làm thay một phần hay toàn bộ công việc của người khác trong tổ đảm trách. Lãnh đạo của các tổ phải là người có uy tín và có khả năng tổ chức. Kế hoạch công việc
của tổ được xây dựng hợp lý cho đến từng người lao động theo khối lượng công việc, năng suất lao động, theo quỹ lương.
Thứ hai, khi khối lượng công việc nhiều (vào các ngày cao điểm về lượng tải), đơn vị có thể tăng cường lao động làm việc bằng cơ cấu nhóm nhân lực mềm (lao động bán thời gian, lao động thời vụ, lao động phụ trợ linh hoạt về số lượng, lao động cốt lõi linh hoạt về thời gian…), linh hoạt chuyển dịch lao động từ khu vực thừa sang khu vực thiếu, tăng giảm lao động linh hoạt đảm bảo lưu thoát hết nhu cầu thông tin của khách hàng.
Thứ ba, tại bưu cục (gồm có bưu cục chính và bưu cục lẻ) phải linh hoạt hơn về sự phân công lao động, các Trưởng Bưu cục nên là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý nhân sự tại các Bưu cục của mình, có thể ra các quyết định điều chuyển lao động (lao động cốt lõi và lao động bổ trợ) giữa các bưu cục tuỳ theo yêu cầu hoặc khi có biến động bất thường về lao động, được quyền kí hợp đồng lao động với những lao động bán thời gian (giải quyết nhu cầu trước mắt) và có kế hoạch bố trí lao động theo thời vụ trình lãnh đạo Trung tâm quyết định.
Tại mỗi bưu cục có sự liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau giữa các quầy, các bộ phận. Trưởng bưu cục phải có nghiên cứu tỉ mỉ chặt chẽ và nắm được sự biến động của nhu cầu trên địa bàn để có biện pháp thích hợp.
Đối với đội kiểm soát (gồm có: Kiểm soát, tổ quản lý PHBC, tổ quản lý đại lý). Mặc dù hiện nay trong đội kiểm soát đã chia nhóm, tổ nhưng nhiệm vụ của từng kiểm soát viên nên để cho Tổ trưởng tự quyết định theo nhiệm vụ được giao và thật linh hoạt trong việc đổi địa điểm làm việc, như vậy sẽ đảm bảo được tính khách quan và chính xác hơn. Đối với Kiểm soát viên không nên để có thời gian nợ giờ để đảm bảo có thể kiểm soát hết toàn bộ Bưu gửi và các nghiệp vụ đúng thời gian. Qua thực tế cho thấy những Bưu phẩm - Bưu kiện, thư chuyển tiền, EMS nhận tại các bưu cục khi hết giờ hành chính thì chúng chỉ được “kiểm soát lại” trong ca làm việc của ngày hôm sau, trong khi các Bưu gửi đó đã không còn ở bưu cục đó mà đang được khai thác trên mạng lưới. Do đó, nhằm tránh sai sót, Bưu điện thành phố Bắc Ninh nên xem xét tại các đơn vị có lượng bưu gửi lớn, cần kiểm soát ngay khi chấp nhận trong các ca làm việc của các Giao dịch viên thì nên tiến hành chia bộ phận
Kiểm soát thành hai bộ phận: một đi ca như các Giao dịch viên, bộ phận còn lại đi hành chính để hỗ trợ trong những giờ cao điểm. Hai bộ phận này có thể hoán đổi cho nhau để đảm bảo lợi ích cho người lao động.
Đối với đội vận chuyển: Hiện nay lực lượng Bưu tá với 35 người với 19 tuyến phát như vậy là tạm được. Tuy nhiên đối với bộ phận phân phối làm các công việc: nhận, khai thác, thu gom, tiếp quỹ thời gian làm việc là: 5:45-8:45; 13:30-16:30; ngày 2 chuyến. Như vậy là chưa hợp lý, đặc biệt đối với bộ phận thu gom tiếp quỹ, bởi để đáp ứng được khả năng thanh toán kịp thời cho các bưu cục đối với khách hàng thì bộ phận này nên thật cơ động và linh hoạt.
Vì vậy ngoài các chuyến cố định: sáng 7:30, hiện nay thì tiếp quỹ nên sớm trước giờ làm việc 7:30, trưa nên có một chuyến vào lúc 13: 00, tối một chuyến 18:30. Cũng nên có một bộ phận trực tiếp nhận thông tin từ các Bưu cục chuyển tới để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình sản xuất.
Đối với bộ phận lái xe phải hoàn thiện hơn nữa lịch trình, đảm bảo tiêu chuẩn chung và lưu thoát được kịp thời sản phẩm dịch vụ, trong khi xây dựng cần tính toán đến các điều kiện về giao thông, thời tiết, các phương án dự phòng nhằm đảm bảo được yêu cầu của công việc.
4.2.3.2. Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc là một phương hướng của tổ chức lao động khoa học. Muốn khai thác hết được tiềm năng làm việc của người lao động thì trước hết phải đảm bảo cho người lao động một sức khoẻ dồi dào, tạo cho người lao động tâm lý thoải mái và hưng phấn trong công việc và thêm vào đó là người lao động được trang bị một cách đầy đủ các thiết bị máy móc, các phương tiện làm việc tối ưu thì mới có thể đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Qua thực tế cho thấy hiện nay công việc này tại đơn vị đã đạt được một số thành tựu đáng kể nhưng vẫn còn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa hoàn thiện, vì thế Bưu điện thành phố Bắc Ninh trong thời gian tới cần phải hoàn thiện nốt theo các hướng sau:
Thứ nhất, khi thiết kế nơi làm việc phải chọn các thiết bị, các dụng cụ, các trang bị tổ chức phù hợp. Chọn phương án bố trí nơi làm việc tối ưu cho từng nơi làm việc cụ thể. Thiết kế các phương pháp và thao tác lao động hợp lý để tạo ra các
tư thế lao động thuận lợi, trên cơ sở đó tính độ dài của quá trình lao động đồng thời xác định luôn cả mức thời gian cho bước công việc. Tính các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của nơi làm việc như: số lượng người lao động tại nơi làm việc, lượng sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian tại nơi làm việc, dự kiến được các yếu tố của điều kiện lao động tại nơi làm việc. Bên cạnh đó khi thiết kế nơi làm việc cần phải căn cứ vào các tài liệu về máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, tiêu chuẩn về vệ sinh phòng bệnh, tiêu chuẩn về kỹ thuật an toàn và bảo hộ lao động, các tiêu chuẩn về định mức lao động, các thiết kế mẫu về nơi làm việc. Ví dụ khi thiết kế nơi giao dịch cần phải quan tâm đến độ chiếu sáng tự nhiên và ánh sáng đèn để đảm bảo cường độ ánh sáng làm việc. Thiết kế bàn giao dịch phù hợp thoả mãn đẹp, khoa học và thuận tiện cho nhân viên giao dịch với khách hàng, tạo cảm giác gần gũi của khách hàng.
Bên cạnh đó phải xác định số lượng công nhân tại nơi làm việc, lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp trong 1 giờ, dự kiến các yếu tố của điều kiện lao động tại các nơi làm việc.Ví dụ như ở một số bưu cục cần mở rộng mặt bằng nơi giao dịch, chia từng ô giao dịch riêng cho điện thoại, bưu phẩm - bưu kiện- chuyển tiền - TKBĐ và phát hành báo chí, bán tem, phong bì, văn hoá phẩm… Có khu vực riêng cho khai thác để thực hiện, đóng và mở chuyến thư, phân hướng, chia chọn bưu gửi đi và đến.
Thứ hai, trang bị nơi làm việc để đạt được hiệu quả công việc thì cần phải lưu ý trang bị phù hợp với nội dung của quá trình sản xuất cả về số lượng và chất lượng. Tuỳ theo những nội dung khác nhau của quá trình sản xuất mà có thể tự mình hoặc yêu cầu Bưu điện tỉnh trang bị cho nơi làm việc. Không thể trang bị một cách giàn trải hoặc trang bị những thứ chưa thật cần thiết cho sản xuất. Cụ thể là trước mắt Bưu điện trung tâm thành phố Bắc Ninh cần mở rộng quầy giao dịch, trang bị thêm một số máy vi tính dùng cho nghiệp vụ chuyển tiền, nâng cấp và tăng cabin điện thoại hiện có, trang bị thêm bàn viết, sắp xếp lại vị trí đặt thùng thư cho hợp lý trang bị thêm đèn chiếu sáng và quạt mát nơi giao dịch để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động, trang bị thêm tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch. Hiện nay, do mặt bằng hẹp nên chưa đủ tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch nhỏ. Ngoài ra thường xuyên theo dõi các biểu mẫu hướng dẫn khách hàng sử
dụng từng loại ấn phẩm nghiệp vụ để đổi mới kịp thời khi cần thiết, quảng cáo dịch vụ mới. Cần có bảng thông báo hướng dẫn khách hàng hiểu rõ hơn về giá cước, thời gian toàn trình về sử dụng các dịch vụ từ lúc nhận gửi đến lúc phát bưu phẩm (kể cả bưu phẩm phát nhanh nếu có) đến tay người nhận, thông báo các tỉnh được chấp nhận các dịch vụ mới và dịch vụ truyền thống để khách hàng có nhu cầu có thể lựa chọn sử dụng vừa thuận lợi vừa thoải mái về tâm lý của khách hàng đến giao dịch. Theo đó trang thiết bị chính (thiết bị công nghệ: máy móc, công cụ…) và thiết bị phụ (xe đẩy bưu kiện, thiết bị bốc xếp…) nơi làm việc phải giải phóng con người ra khỏi lao động chân tay nặng nhọc, tạo ra các tư thế làm việc tốt nhất, phù hợp đặc điểm tâm sinh lý người lao động, áp dụng được các phương pháp lao động tiên tiến. Bên cạnh đó, trang thiết bị còn phải đảm bảo được các yêu cầu vệ sinh và an toàn khi sử dụng đồng thời đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ khi bố trí. Các trang bị công nghệ các dụng cụ như: kìm, búa, kéo… cần phải đảm bảo tính chính xác, sử dụng với lực tác động nhỏ, khi dùng không được gây ồn và rung động, đảm bảo hiệu quả cao. Đối với các trang bị tổ chức như: bàn ghế, tủ, giá đỡ… phải có kết cấu, kích cỡ phù hợp tại nơi làm việc, vừa đảm bảo vững chắc, bền và tiện lợi khi sử dụng; tiết kiệm được tối đa diện tích sản xuất, phù hợp với yêu cầu thẩm mỹ. Thiết bị thông tin liên lạc, an toàn và vệ sinh công nghiệp đảm bảo phù hợp đặc điểm của tổ chức sản xuất tại nơi làm việc, có độ tin cậy cao.
Thứ ba, tiến hành bố trí nơi làm việc cần xác định đúng diện tích sản xuất và tạo ra chu kỳ sản xuất ngắn nhất. Diện tích nơi làm việc được xác định phải thoả mãn phân bố các trang thiết bị theo yêu cầu của sản xuất ngoài ra cần có diện tích dự phòng khi mở rộng sản xuất hoặc thay đổi nhiệm vụ lao động. Bố trí nơi làm việc phải phù hợp với thị lực của người lao động. Điều đó có nghĩa là khi bố trí các đối tượng lao động, dụng cụ công nghệ phải lưu ý đến vùng nhìn thấy của mắt, các nguồn sáng được bố trí sao cho không được tạo thành bóng đen tại vùng làm việc, không được chói loà trong phạm vi thường nhìn của mắt. Hơn nữa, bố trí nơi làm việc phải luôn tạo được tư thế làm việc hợp lý, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm động tác của người lao động, đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất.
Thứ tư, ngoài việc trang bị đầy đủ và bố trí hợp lý nơi làm việc, muốn người lao động làm việc được liên tục, tăng thời gian lao động và có năng suất lao động cao còn phải phục vụ nơi làm việc cho tốt. Tổ chức phục vụ nơi làm việc cần phải áp dụng các phương pháp tính toán để tối ưu hoá, đảm bảo phục vụ có hiệu quả cao nhất và ít tốn kém, tập trung công tác phục vụ thành các chức năng riêng, tăng cường cơ khí hoá lao động phục vụ đồng thời cải tiến lao động phục vụ. Phục vụ nơi làm việc tốt giúp người lao động không mất thời gian chờ đợi nguyên liệu dụng cụ, năng lượng máy móc thiết bị không phải ngừng lại vì sự cố... Vì vậy trước mỗi lần thay ca, người thay cần phải đến sớm hơn thời gian thay ca từ 15 đến 20 phút để chuẩn bị các tài liệu các công cụ dụng cụ cần thiết như: sổ nghiệp vụ, biên lai, giấy chấp nhận đàm thoại, bút, ghim, dây buộc bưu phẩm... và nhận nhiệm vụ của ca mình.
Ngoài ra để phục vụ nơi làm việc được tốt, Bưu điện thành phố Bắc Ninh cần trang bị các thiết bị dự phòng khi cần thay thế ngay, nguồn năng lượng dự phòng khi mất điện lưới... Lãnh đạo đơn vị phải thường xuyên kiểm tra và có những đánh giá kịp thời để có những điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất của đơn vị được liên tục, hiệu quả cao.
Thứ năm, tổ chức thi đua thực hiện ngăn nắp, gọn gàng chỗ làm việc bởi lẽ tự nhiên là khi cho giao dịch trực tiếp với khách hàng mà lộn xộn, bừa bãi và bẩn thỉu thì dễ gây mất thiện cảm với khách hàng ngay từ phút đầu tiên. Hơn nữa, nó còn gây ra tâm lý ỷ lại của người trực ca sau, dễ dẫn đến cẩu thả hơn trong công tác và nó là nguyên nhân của vi phạm kỷ luật lao động dẫn đến tai nạn lao động gây thiệt hại về người và của cho đơn vị. Do đó, nề nếp ngăn nắp trật tự nơi làm việc tạo nên những điều kiện thuận lợi để phát triển các kỹ năng lao động, nâng cao năng lực làm việc của người lao động.
Thứ sáu, hàng năm phải có các biện pháp về kỹ thuật an toàn và phòng chống cháy nổ, về kỹ thuật vệ sinh lao động phòng chống độc hại , trang bị các phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động làm các công việc nguy hiểm có hại, chăm sóc sức khỏe người lao động phòng ngừa bệnh nghề nghiệp.
4.2.4.Hoàn thiện công tác đào tạo, phát triển lao động
Chi phí cho đào tạo đã được Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam cấp, các chương trình, các lớp đào tạo bồi dưỡng chủ yếu là do Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam thực hiện tại các trường của ngành. Có thể nói đó là những điều kiện hết sức thuận lợi mà đơn vị cần biết tận dụng và tối ưu hoá công tác đào tạo của mình. Đào tạo giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, cặp nhật các kỹ năng, kiến thức mới, thoả mãn nhu cầu phát triển của nhân viên, xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận. Để hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, Bưu điện thành phố Bắc Ninh cần tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục những mặt tồn tại trong công tác này, cụ thể:
Thứ nhất: Lập kế hoạch đào tạo cần căn cứ vào kết quả đánh giá thành tích công tác, hồ sơ nhân lực, đơn vị sẽ thấy được các kỹ năng người lao động còn thiếu nhiều nhất là gì; căn cứ vào các dự án, căn cứ vào định hướng chung về nguồn nhân lực của đơn vị, căn cứ vào kế hoạch triển khai dịch vụ mới trong tương lai sẽ giúp đơn vị thấy cần những lao động có kỹ năng gì. Việc xác định đúng hướng mục tiêu đào tạo, có chọn lọc sẽ mang lại hiệu quả cao. Với mỗi loại lao động khác nhau cần