6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.1. Thực trạng công tác quản lý dòng lưu chuyển vật chất trong kênh
a. Xử lý đơn đặt hàng
Hình 2.7. Sơđồ quy trình quản lý dòng lưu chuyển vật chất trong kênh
- Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Nhà phân phối đặt hàng cho nhân viên điều phối của Công ty qua điện thoại hoặc email. (Bộ phận phòng nghiệp vụ kinh doanh)
- Bước 2: Xử lý đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhân viên điều phối Công ty kiểm tra số lượng tồn kho so với đơn hàng. Nếu số lượng hàng trong kho không đủ để xuất, thì nhân viên điều phối phải báo lại trực tiếp với nhà phân phối. Nếu số lượng hàng trong kho đủ để xuất đi, dựa vào phương thức thanh toán của từng nhà phân phối, nhân viên điều phối Công ty kiểm tra công nợ được chuyển từ phòng kế toán:
+ Nếu công nợ của nhà phân phối đã được thanh toán đầy đủ thì nhân viên điều phối ra đơn hàng, tìm xe vận chuyển, thông báo cho nhà phân phối thời gian giao hàng để lên kế hoạch nhận hàng.
+ Nếu công nợ của nhà phân phối chưa được thanh toán đầy đủ thì nhân viên điều phối hàng phản hồi thông tin cho nhà phân phối để lên kế hoạch thanh toán.
(5)
Công ty Nhà phân phối
Kho thành phẩm của Công ty (1)
(2) (3)
(4)
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
- Bước 3: Cấp hàng
+ Đơn hàng được lập sau khi nhân viên điều phối đã xử lý đơn hàng xong. Đơn hàng được chuyển cho bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm.
+ Bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm tiến hàng xuất hàng theo đơn hàng. Nếu có gì trở ngại thì phản hồi ngay thông tin cho nhân viên điều phối hàng để cùng nhau xử lý.
- Bước 4 và 5: Chuyển hàng từ kho thành phẩm Công ty đến nhà phân phối
+ Sau khi cấp hàng xong, bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm chuyển lại đơn hàng cho nhân viên xuất hóa đơn để tiến hành in hóa đơn tài chính.
+ Hàng được chuyển đến nhà phân phối phải đúng nhãn hàng và số lượng mà nhân viên điều phối đơn hàng đã thỏa thuận với đại lý bằng đội xe của Công ty. Hóa đơn tài chính chuyển cho nhà phân phối ngay khi giao hàng.
Với quy trình như trên, việc phân phối hàng của Công ty trở nên dễ dàng hơn.
b. Thực trạng kho bãi và dự trữ hàng hóa
Mọi doanh nghiệp đều phải tồn trữ hàng trong khi chờ bán. Việc dự trữ hàng là cần thiết vì sản xuất và tiêu thụ ít khi cùng nhịp. Là sản phẩm bia với thời hạn sử dụng ngắn 6 tháng đối với bia chai và 7 ngày đối với bia hơi nên việc lưu kho với số lượng bao nhiêu cần được tính toán hợp lý. Vào các thời điểm như mùa lễ, tết, mùa hè thì khối lượng dự trữ lớn hơn để kịp thời đáp ứng hàng cho các nhà phân phối.
Bia chai dung tích 450ml, được chiết xuất vào chai thủy tinh màu nâu, đóng két nhựa, thuận tiện cho việc vận chuyển xa. Bia hơi được chiết thùng (keg) trên dây chuyền tự động, được bảo quản trong thùng inox 50 lít.
Bia sau khi sản xuất được đưa về kho của Công ty trong khuôn viên của nhà máy với diện tích 20.000m2. Kho bãi chứa hàng chiếm 40% diện tích của Công ty. Đối với các nhà phân phối diện tích nhà kho tối thiểu là 50m2. Các
nhà phân phối phải sở hữu mặt bằng hoặc có được hợp đồng thuê mặt bằng còn thời hạn, ít nhất là 2 năm.
c. Thực trạng vận chuyển
Đối với sản phẩm bia, là mặt hàng thông dụng và được bày bán ở nhiều địa điểm, để nâng cao hiệu quả phân phối, được nhiều người biết đến thì xe tải là phương tiện vận chuyển đạt hiệu quả nhất. Sau khi được đặt hàng, bia được chuyển đến các nhà phân phối bằng xe tải chuyên chở của Công ty. Hiện nay, Công ty có 4 chiếc trọng tải từ 7 – 12 tấn, còn lại thuê ngoài 2 chiếc với trọng tải nhỏ hơn, chuyên vận chuyển bia từ Công ty đến các nhà phân phối trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Phí vận chuyển được Công ty tính riêng ngoài đơn hàng và nếu đại lý có xe thì được Công ty khuyến khích hỗ trợ thêm tùy theo đơn hàng.
Nhận xét:Với quy trình xử lý đơn hàng được phân chia cụ thể theo từng
giai đoạn, cùng việc bảo quản, lưu kho hàng hóa thành phẩm của Công ty tốtvà phương tiện vận tải đầy đủ đảm bảo cho việc vận chuyển hàng hóa.