c) Nghĩa vụ và quyền hạn của các bên
3.2.1 Xây dựng tổ chức hoạt động quản trị rủi ro hoạt động kinh doanh thẻ TDQT tại Chi nhánh
TDQT tại Chi nhánh
Tại Agribank CN Cầu Giấy chưa có bộ phận quản trị rủi ro cho hoạt động kinh doanh thẻ TDQT độc lập; chức năng và nhiệm vụ này được kiêm nhiệm bởi cán bộ phát hành và quản lý thẻ TDQT. Để có thể đẩy lùi, hạn chế rủi ro, tổn thất, Chi nhánh cần xây dựng bộ phận quản trị rủi ro với trình độ chun mơn cao, bao gồm các chức năng nhiệm vụ:
- Áp dụng các quy định, quy trình nghiệp vụ của Agribank Việt Nam trong lĩnh vực thanh toán và phát hành thẻ TDQT nhằm hạn chế tối đa tổn thất cho Chi nhánh.
- Phối hợp các phòng ban chun mơn như phịng Tín dụng, phịng Kế tốn ngân quỹ, phịng Kiểm tra kiểm soát nội bộ để xây dựng quy chế phù hợp với Chi nhánh trong việc phát hành, thanh toán và thu nợ thẻ TDQT.
- Xây dựng quy trình đánh giá tín dụng dành cho khách hàng để sáng lọc khách hàng có độ rủi ro cao.
- Liên hệ với Trung tâm Thẻ Agribank và các đơn vị có liên quan để cập nhật kịp thời các thơng tin về quản trị rủi ro.
- Theo dõi các báo cáo giao dịch thanh toán, sử dụng thẻ TDQT của Chi nhánh để phát hiện sớm các trường hợp có nghi ngờ giả mạo, đề ra các biện pháp xử lý thích hợp, kịp thời, hạn chế tổn thất cho ngân hàng.
- Xử lý kịp thời các trường hợp rủi ro trong thanh tốn như tra sốt, bồi hồn.
- Tích cực phối hợp với Trung tâm Thẻ Agribank và các cơ quan pháp luật để xử lý, điều tra và quản lý nếu xảy ra các trường hợp giao dịch giả mạo, thẻ giả mạo, thẻ mất cắp, thẻ thất lạc…
Về cơ cấu tổ chức, khi xây dựng bộ phận quản trị rủi ro hoạt động thẻ TDQT thì tất cả các cán bộ của bộ phận này đều phải là cán bộ chuyên trách, làm việc liên tục các ngày trong tuần. Do hoạt động kinh doanh thẻ TDQT diễn ra liên tục nên không thể để cán bộ quản trị rủi ro làm công tác kiêm nhiệm và bán thời gian vì khi rủi ro xảy ra càng phát hiện sớm và xử lý kịp thời thì càng giảm thiểu được tổn thất cho ngân hàng. Đặc biệt các cán bộ này phải là những người có kiến thức chuyên mơn về thẻ ngân hàng, có kinh nghiệm và nắm vững các quy trình nghiệp vụ phát hành, thanh tốn, thu nợ thẻ TDQT, có như vậy mới phát hiện sớm các rủi ro và đề xuất các giải pháp thích hợp ngăn chặn rủi ro trong quá trình hoạt động. Cán bộ này cũng là đầu mối chịu trách nhiệm phối hợp Trung tâm Thẻ Agribank và các cơ quan chức năng liên quan khi phát hiện các trường hợp giả mạo.
Cần làm tốt cơng tác lưu trữ thơng tin vì thực tế hiện nay, tại Chi nhánh, thông tin thu thập sau khi xử lý xong được lưu trữ một cách riêng lẻ nằm rải rác ở các phòng ban và dưới dạng thủ cơng. Do đó khi cần thơng tin về một khách hàng nào đó thì phải mất rất nhiều thời gian tìm kiếm, và nếu thơng tin cần kiếm ở thời điểm những năm trước thì việc tìm kiếm hết sức khó khăn. Vì vậy, Chi nhánh nên tổ chức lưu trữ thông tin dưới dạng ngân hàng dữ liệu trên hệ thống vi tính nối mạng nội bộ. Các cấp lãnh đạo và các phòng ban sẽ được cấp mã số truy cập vào hệ thống thơng tin đó với giới hạn nhất định tùy theo tính chất cơng việc.
Ngồi ra, Chi nhánh nên soạn thảo cẩm nang hệ thống các tình huống rủi ro và biện pháp xử lý rủi ro trong nghiệp vụ thẻ TDQT. Để thực hiện quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh thẻ TDQT mang lại hiệu quả thiết thực, Chi nhánh cần đúc kết kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ thẻ thành một cẩm nang xử lý nghiệp vụ. Với cẩm
nang này sẽ giúp cán bộ làm cơng tác thẻ TDQT hạn chế được tình trạng sai sót trùng lắp, biết cách xử lý đối với các tình huống đặc thù riêng, nhờ đó chất lượng của hoạt động thẻ TDQT được nâng lên và hiệu quả cho hoạt động này sẽ được tăng theo.