Tiền mặt cú hai dạng đú là tiền gởi và tiền mặt. Cụng ty luụn phải duy trỡ một mức tiền mặt nhất định để cú thể trả lương, mua nguyờn vật liệu, mua tài sản cố định, trả thuế, trả nợ và trả cổ tức… Tuy nhiờn, tiền mặt bản thõn nú khụng cú khả năng sinh lợi. Vỡ thế mục tiờu của nhà quản trị tiền mặt là tối thiểu húa lượng tiền mặt mà họ nắm giữ.
2.2.2.1.Cỏc lý do phải nắm giữ tiền mặt
Cỏc cụng ty thường nắm giữ tài khoản tiền mặt bao gồm tài khoản giao dịch, dự phũng và đầu cơ. Tuy nhiờn, khụng thể xỏc định chi tiết cho từng khoản mục và tổng hợp lại để xõy dựng thành một tài khoản tiền mặt hợp lý sử dụng cho nhiều mục đớch khỏc nhau. Cỏc nhà quản trị tài chớnh cần xem xột cỏc lý do nắm giữ tiền mặt để xõy dựng tài khoản tiền mặt mục tiờu. Cỏc nguyờn nhõn cụng ty phải nắm giữ tiền mặt là:
- Thực hiện cỏc giao dịch: cỏc giao dịch liờn quan đến việc thanh toỏn và thu hồi nợ.
Trả lói cho ngõn hàng và cỏc dịch vụ khỏc. Dự phũng và đầu cơ.
2.2.2.2.Cỏc kỹ thuật quản trị tiền mặt a. Đồng bộ húa dũng tiền mặt
Nếu bạn là một cỏ nhõn nhận toàn bộ thu nhập mỗi năm một lần, bạn cú thể gởi ở ngõn hàng và định kỳ rỳt tiền khỏi tài khoản, và số dư bỡnh quõn trong cả năm của bạn bằng một nửa tổng thu nhập hàng năm. Bõy giờ, thay vỡ nhận mỗi năm một lần, bạn nhận thu nhập mỗi thỏng một lần, bạn cũng làm tương tự như thế, nhưng lỳc này số dư bỡnh quõn của bạn sẽ thấp hơn nhiều. Nếu bạn cú thể sắp xếp được thu nhập hàng ngày để trả tiền thuờ nhà, học phớ và những chi phớ khỏc mỗi ngày, và nếu bạn chắc chắn về dũng nhập quỹ và xuất quỹ, bạn cú thể duy trỡ một cõn đối tiền mặt bỡnh quõn chặt chẽ.
Tỡnh huống này cũng xảy ra tương tự với cỏc cụng ty thụng qua việc nõng cao chất lượng dự đoỏn và sắp xếp cỏc hoạt động để cỏc húa đơn gắn đỳng với nhu cầu tiền mặt, cỏc cụng ty cú thể duy trỡ cỏc tài khoản giao dịch ở mức thấp nhất. Nhận thức được điều này, cỏc cụng ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng tiờu dựng, dầu mỏ, thẻ tớn dụng... thường sắp xếp để ghi húa đơn cho khỏch hàng, để thanh toỏn húa đơn riờng của họ, trờn
cơ sở “cỏc chu kỳ thanh toỏn” trong cả thỏng. Việc đồng bộ húa dũng ngõn quỹ đảm bảo tiền mặt khi cần thiết và vỡ thế giỳp cụng ty giảm tối thiểu tài khoản tiền mặt, giảm nợ ngõn hàng, giảm chi phớ vay và do đú tăng lợi nhuận.
b. Giảm thời gian kiểm tra húa đơn
Khi khỏch hàng viết và gửi đến một tờ ngõn phiếu, điều này khụng cú nghĩa là cụng ty đó chớnh thức nhận được ngõn quỹ ngay. Mặc dầu chỳng ta đó gởi tiền vào tài khoản nhưng ngay sau đú chỳng ta khụng thể viết ngõn phiếu từ tài khoản này đến ngõn hàng thực hiện xong hoạt động chuyển sec. Trước hết, ngõn hàng của chỳng ta phải đảm bảo rằng tờ sec đó gởi vào là an toàn và ngõn quỹ trong tài khoản đó sẵn sàng trước khi chuyển tiền mặt cho chỳng ta.
Trờn thực tế, cụng ty phải mất một khoản thời gian dài để thực hiện cỏc hoạt động kiểm tra ngõn phiếu và sử dụng tiền mặt. Trước hết, khỏch hàng phải gửi ngõn phiếu qua đường bưu điện, hệ thống ngõn hàng làm thủ tục chuyển sec và sau đú tiền mặt mới được đưa vào sử dụng. Đặc biệt, sec của cỏc khỏch hàng ở xa thường bị trỡ hoón do thời gian chuyển thư và cú nhiều ngõn hàng tham gia vào quỏ trỡnh xử lý. Chẳng hạn tỡnh huống cụng ty nhận sec và chuyển sec vào ngõn hàng. Ngõn hàng của cụng ty phải gửi tờ sec đến ngõn hàng nơi mà tiền đó được rỳt ra. Chỉ khi ngõn hàng cuối cựng này chuyển quỹ đến ngõn hàng của cụng ty thỡ lỳc đú họ mới cú thể sử dụng ngõn quỹ.
c. Sử dụng kỹ thuật vốn trụi nổi
Vốn trụi nổi là khoản chờnh lệch giữa số dư trong sổ sỏch của cụng ty hay của cỏ nhõn và số dư trong sổ ghi của ngõn hàng. Giả sử một cụng ty ghi lại rằng bỡnh quõn họ viết sec khoản 50 triệu đồng mỗi ngày và mất sỏu ngày để sec được chuyển và trừ ra khỏi tài khoản ngõn hàng của cụng ty. Điều này làm cho số ghi trong sổ sec của cụng ty thấp hơn 300 triệu so với tài khoản của ngõn hàng, khoản chờnh lệch này được gọi là vốn trụi nổi chi tiờu. Ngược lại, giả sử cụng ty cũng nhận được 50 triệu đồng mỗi ngày nhưng họ phải mất bốn ngày để khoản tiền này được gửi và chuyển vào tài khoản của họ. Điều này dẫn đến khoản chờnh lệch 200 triệu đồng được gọi là vốn trụi nổi thu hồi nợ. Vốn trụi nổi rũng của cụng ty là khoản chờnh lệch giữa 300 triệu đồng vốn trụi nổi chi tiờu và 200 triệu đồng vốn trụi nổi thu hồi, bằng 100 triệu đồng.
Nếu tiến trỡnh thu tiền và chuyển sec của cụng ty hiệu quả hơn của những người nhận sec - thường xảy ra đối với cỏc cụng ty lớn và kinh doanh hiệu quả thỡ cụng ty sẽ cú số dư õm trong sổ ghi sec nhưng lại cú số dư dương trong sổ ghi ngõn hàng. Hiển nhiờn, cụng ty cần phải dự đoỏn một cỏch chớnh xỏc thời hạn trung chuyển của quỏ trỡnh thanh toỏn và thời hạn trung chuyển của quỏ trỡnh thu hồi nợ để cú thể tận dụng tối đa vốn trụi nổi.
d. Đẩy nhanh tốc độ thu tiền
Hệ thống tài khoản thu gom: Hệ thống tài khoản thu gom là một trong nhưng cụng cụ quản trị tiền mặt lõu đời nhất. Trong hệ thống tài khoản thu gom, cỏc tờ sec của khỏch hàng được gởi đến hộp thư đặt ở bưu điện của thành phố chứ khụng phải là trụ sở cụng ty. Chẳng hạn như cụng ty cú trụ sở Hà Nội yờu cầu khỏch hàng ở Cần Thơ gửi sec thanh toỏn đến hộp thư ở Thành phố Hồ Chớ Minh, khỏch hàng ở Huế thỡ gửi sec đến Đà Nẵng..., chứ khụng phải gửi tiền đến Hà Nội. Ngõn hàng ở địa phương đú đến kiểm tra hộp thư nhiều lần trong ngày và chuyển tiền vào tài khoản của cụng ty ngay tại thành phố đú. Sau đú, ngõn hàng bỏo cỏo cho cụng ty những biờn lai nhận được trong ngày, thụng thường qua hệ thống chuyển dữ liệu điện tử vỡ hệ thống này cho phộp cập nhật trực tuyến những bỏo cỏo về khoản phải thu của cụng ty. Hệ thống tài khoản thu gom làm giảm thời gian nhận sec từ khỏch hàng, sau đú gửi, chuyển qua hệ thống ngõn hàng để đưa quỹ vào sử dụng. Dịch vụ gom cú thể làm tăng thời gian sử dụng ngõn quỹ sớm hơn 2 đến 5 ngày so với hệ thống thụng thường.
Thanh toỏn qua điện thoại hay ghi nợ tự động: cỏc cụng ty ngày càng muốn được thanh toỏn cỏc húa đơn lớn qua điện thoại hoặc ghi nợ tự động. Với hệ thống ghi nợ điện tử, ngõn quỹ tự động được trừ ra khỏi một tài khoản này và cộng vào tài khoản kia. Tất nhiờn, sự tiến bộ trong hoạt động thu nợ tốc độ cao và cụng nghệ thụng tin đang ngày càng làm cho quỏ trỡnh này trở nờn khả thi và hiệu quả hơn.
e. Kiểm soỏt quỏ trỡnh thanh toỏn
Cụng ty gửi Sec được nhận ở Sec được chuyển Tài khoản sec cho khỏch văn phũng của khoản tại ngõn cụng ty ghi
khỏch hàng
hàng hàng của khỏch cú
hàng
0 1 2 3 4 5 6
Thời gian (ngày) Thời gian Thời gian
Thời gian thư tớn xử lý chuyển khoản
Hỡnh 2.1. Quỏ trỡnh thanh toỏn tiền mặt
f. Kế hoạch húa và tập trung húa việc chi tiờu
Cỏc cụng ty thường trả húa đơn đỳng thời hạn chứ khụng nờn trả trước hay sau ngày hẹn. Việc thanh toỏn trước sẽ làm giảm số dư tiền mặt bỡnh quõn trong khi trả muộn sẽ ảnh hưởng đến mức độ tớn nhiệm của cụng ty hoặc bị mất cơ hội chiết khấu tiền mặt.
Tập trung húa việc thanh toỏn từ cỏc tài khoản chi tiờu được duy trỡ ở ngõn hàng trung tõm giỳp giảm thiểu lượng tiền mặt nhàn rỗi mà cụng ty giữ ở cỏc văn phũng khu vực và ở cỏc tài khoản ngõn hàng chi nhỏnh. Nhiều cụng ty thiết lập hệ thống số dư bằng khụng, một tài khoản mẹ được thiết lập để nhận tất cả cỏc khoản tiền gởi đến và đưa vào hệ thống số dư khụng. Khi sec được chuyển khoản qua cỏc tài khoản số dư khụng nơi mà sec được phỏt lệnh, tiền mặt được chuyển đến cỏc tài khoản này từ tài khoản mẹ. Cỏc tài khoản chi tiờu này được gọi là tài khoản số dư khụng vỡ khoản tiền mặt chớnh xỏc được chuyển vào đú hàng ngày để trang trải cỏc khoản chi tiờu, làm cho tài khoản chỉ cú số dư bằng khụng vào cuối ngày.
g. Sử dụng hối phiếu
Hối phiếu cú dạng tương tự như sec, chỉ khỏc ở điểm là nú khụng thể thanh toỏn theo yờu cầu. Thay vỡ thế, khi một hối phiếu được chuyển đến ngõn hàng của cụng ty để thu nợ, ngõn hàng phải trỡnh hối phiếu này cho cụng ty duyệt trước khi thực hiện thủ tục thanh toỏn. Trờn thực tế, cỏc hối phiếu cỏ nhõn được xem là trả hợp lệ cho cỏc ngõn hàng vào ngày sau khi hối phiếu trỡnh cho cụng ty trừ khi cụng ty trả lại hối phiếu và cụng ty chỉ định là hối phiếu đú khụng được thanh toỏn. Một khi hối phiếu được trỡnh, cụng ty phải ngay lập tức gửi khoản tiền cần thiết để thanh toỏn.
Sử dụng hối phiếu thay cho sec cho phộp cụng ty giữ số dư tiền mặt ở mức thấp trong cỏc tài khoản chi vỡ khụng cần phải giữ tiền mặt trong đú cho đến khi hối phiếu được trỡnh để yờu cầu thanh toỏn. Thụng thường, sử dụng hối phiếu mất nhiều chi phớ hơn so với sử dụng sec. Số dư tài khoản càng thấp thỡ chi phớ xử lý càng cao do ngõn hàng tớnh phớ cho dịch vụ này; chi phớ này bao gồm cả việc phõn tớch lợi ớch, chi phớ của việc sử dụng hối phiếu để thanh toỏn.
Hiện nay, hối phiếu chủ yếu được sử dụng để kiểm soỏt tập trung cỏc hoạt động thanh toỏn của cỏc văn phũng khu vực hơn là một phương tiện làm chậm quỏ trỡnh chi tiờu.
h. Kộo dón thời gian thanh toỏn cỏc khoản nợ phải trả
Nhiều cụng ty thanh toỏn cỏc khoản nợ phải trả trước khi đến hạn. Dĩ nhiờn là khụng cú lợi khi trả cỏc khoản nợ trước khi đến hạn trừ khi nhà cung cấp thực hiện chiết khấu đối với cỏc đơn hàng thanh toỏn
Chứng khoỏn thanh khoản cao
Trờn thực tế, cỏc nhà quản trị khụng bao giờ tỏch riờng quản trị tiền mặt ra khỏi chứng khoỏn khả nhượng. Chứng khoỏn khả nhượng cú khả năng sinh lời thấp hơn nhiều so với cỏc loại tài sản hoạt động. Thế tại sao cỏc cụng ty vẫn duy trỡ một lượng lớn tài sản sinh lợi thấp như vậy?
Hầu như cỏc cụng ty nắm giữ chứng khoỏn khả nhượng vỡ cú cựng những nguyờn nhõn với việc nắm giữ tiền mặt. Mặc dự chứng khoỏn khả nhượng khụng hoàn toàn giống như tiền mặt nhưng chỳng cú thể được chuyển thành tiền mặt một cỏch dễ dàng chỉ bằng
cỏch gọi điện đến trung tõm mụi giới. Hơn nữa, trong khi tiền mặt và cỏc loại tớn phiếu thương mại khụng sinh lợi, chứng khoỏn khả nhượng vẫn đem lại một mức lợi nhuận nhất định tuy khụng cao. Vỡ thế, rất nhiều cụng ty nắm giữ chứng khoỏn khả nhượng thay vỡ tiền mặt, và họ sẽ chuyển chỳng thành tiền mặt khi dũng xuất quỹ vượt quỏ dũng nhập quỹ. Trong những tỡnh huống này, chứng khoỏn khả nhượng cú thể được sử dụng thay cho tài khoản giao dịch, tài khoản dự phũng, tài khoản đầu cơ hay cho cả ba loại tài khoản trờn. Chứng khoỏn thường được lưu giữ vỡ mục tiờu dự phũng - hầu hết cỏc cụng ty muốn dựa vào tớn dụng ngõn hàng để tạo lập cỏc giao dịch tạm thời hoặc để đỏp ứng nhu cầu đầu cơ, nhưng họ vẫn cú thể cú những tài sản khả nhượng cao để ngăn chặn tỡnh trạng thiếu nguồn vốn tớn dụng ngõn hàng.
Túm lại, nắm giữ tiền mặt và chứng khoỏn khả nhượng đều cú những lợi ớch và chi phớ của nú. Lợi ớch là cụng ty giảm được chi phớ giao dịch do khụng phải phỏt hành chứng khoỏn hoặc đi vay thường xuyờn khi thiếu tiền mặt. Đồng thời họ luụn cú sẵn tiền mặt để tận dụng được những hợp đồng giỏ rẻ hay những cơ hội phỏt triển bất thường. Bất lợi đầu tiờn là lợi nhuận sau thuế của tiền mặt và chứng khoỏn ngắn hạn là rất thấp. Vỡ thế, cụng ty phải xem xột cẩn thận những lợi ớch và chi phớ khi nắm giữ chỳng.
Những nghiờn cứu gần đõy cho thấy giả thuyết đỏnh đổi này giải thớch lý do của việc giữ tiền mặt. Cỏc cụng ty cú cơ hội tăng trưởng cao thường mất mỏt nhiều nhất nếu họ khụng cú đủ tiền mặt để nhanh chúng nắm bắt cơ hội và dữ liệu cũng cho thấy rằng những cụng ty này đó khụng duy trỡ tiền mặt và chứng khoỏn khả nhượng ở mức cần thiết. Những cụng ty cú dũng ngõn quỹ biến động là những cụng ty cú khả năng hết tiền mặt nhanh nhất, vỡ thế họ luụn duy trỡ tiền mặt ở mức cao. Ngược lại, với cỏc cụng ty lớn cú mức độ tớn dụng tớn nhiệm cao thỡ việc nắm giữ tiền mặt ớt quan trọng hơn vỡ họ cú thể nhanh chúng thõm nhập vào thị trường vốn với chi phớ thấp. Và vỡ thế, họ duy trỡ một mức tiền mặt tương đối thấp hơn. Tất nhiờn, luụn cú những trường hợp đặc biệt như Ford, là một cụng ty lớn mạnh, nhiều tiền mặt nhưng cú biến động lớn. Nhỡn chung, những cụng ty cú cơ hội tăng trưởng cao vẫn là những cụng ty cú tài khoản tiền mặt cao nhất.