5.1.1. Nội dung hoạch định tài chớnh
5.1.1.1. Vai trũ hoạch định tài chớnh
Hoạch định là quỏ trỡnh phỏt triển cỏc kế hoạch tài chớnh ngắn hạn cũng như dài hạn nhằm đạt được cỏc mục tiờu của doanh nghiệp. Cỏc kế hoạch tài chớnh cú đặc trưng cơ bản là được trỡnh bày bằng đơn vị đo lường chung là tiền tệ. Vỡ vậy, hệ thống kế hoạch tài chớnh đúng vai trũ quan trọng, then chốt trong việc lập kế hoạch và kiểm soỏt của cỏc doanh nghiệp.
Cỏc kế hoạch của doanh nghiệp xỏc định mục tiờu và những hành động cần thực hiện để đạt được mục tiờu. Mọi hoạt động đều cần phải sử dụng cỏc nguồn lực chung của doanh nghiệp. Hoạch định tài chớnh thụng qua hệ thống cỏc ngõn sỏch với khả năng sử dụng đơn vị chung sẽ dễ dàng lượng húa cỏc mục tiờu, cụ thể húa, và tổng hợp việc sử dụng cỏc nguồn lực. Do vậy, ngõn sỏch cũng được sử dụng cho mục tiờu kiểm soỏt, trong đú thiết lập cỏc tiờu chuẩn, tiếp nhận cỏc thụng tin phản hồi về hiệu suất thực tế và thực hiện cỏc hành động điều chỉnh nếu hiệu suất thực tế lệch nhiều so với hiệu suất kế hoạch.
Hỡnh 5.1 minh họa mối quan hệ cỏc ngõn sỏch với việc lập kế hoạch, vận hành và kiểm soỏt.
Kế hoạch tài chớnh dài
hạn
VIỄN CẢNH VÀ SỨ MỆNH
Kế hoạch chiến lược
Cỏc mục tiờu và chớnh sỏch căn bản
Chương Chương Chương trỡnh trỡnh trỡnh chiến chiến chiến
lược lược lược
Kế hoạch hàng năm
Hỡnh 5-1. Tiến trỡnh lập kế hoạch và cỏc mối quan hệ ngõn sỏch
Hệ thống ngõn sỏch hàng năm Chương trỡnh hành động Chương trỡnh hành động Chương trỡnh hành động Ngõn sỏch ngõn quỹ
Kiểm soỏt quỹ
Hỡnh 5.1: Tiến trỡnh lập kế hoạch và cỏc mối quan hệ ngõn sỏch
5.1.1.2. Mục tiờu của hoạch định tài chớnh
Cỏc ngõn sỏch thường được xõy dựng cho cỏc bộ phận trong tổ chức (phũng ban, xớ nghiệp, đơn vị,v.v...) và cho cỏc hoạt động (bỏn hàng, sản xuất, nghiờn cứu,...). Hệ thống cỏc ngõn sỏch này phục vụ cho kế hoạch tài chớnh của toàn tổ chức và đem lại cho tổ chức nhiều lợi ớch, cụ thể bao gồm:
Thỳc đẩy cỏc nhà quản trị lập kế hoạch,
Cung cấp nguồn thụng tin để cải thiện việc ra quyết định
Giỳp ớch cho việc sử dụng cỏc nguồn lực và quản lớ nhõn sự thụng qua việc thiết lập tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu suất.
Cải thiện vấn đề truyền thụng và hợp tỏc.
Hoạch định thỳc đẩy cỏc nhà quản trị lập kế hoạch cho tương lai - phỏt triển định hướng chung cho toàn tổ chức, dự đoỏn trước cỏc vấn đề và xõy dựng chớnh sỏch cho tương lai. Khi cỏc nhà quản trị dành thời gian cho việc lập kế hoạch, họ sẽ nhận ra cỏc năng lực của tổ chức và biết được nờn sử dụng cỏc nguồn lực của tổ chức vào vị trớ nào.
Tất cả cỏc doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận đều phải lập kế hoạch. Ngõn sỏch giỳp cỏc nhà quản trị ra quyết định tốt hơn. Chẳng hạn, ngõn sỏch ngõn quỹ cho biết khả năng thiếu hụt tiền mặt trong tương lai. Nếu cụng ty nhỡn thấy trước khả năng thiếu hụt tiền mặt thỡ họ cú thể cải thiện hoạt động thu nợ từ khỏch hàng, hoặc trỡ hoón kế hoạch mua tài sản mới.
Ngõn sỏch lập ra cỏc tiờu chuẩn mà nhờ đú cú thể kiểm soỏt việc sử dụng cỏc nguồn lực của cụng ty cũng như kiểm soỏt, thỳc đẩy nhõn viờn. Kiểm soỏt là nền tảng cho sự thành cụng của hệ thống ngõn sỏch, nú đảm bảo cỏc hoạt động được thực hiện để đạt mục tiờu mà tổ chức đó vạch ra trong kế hoạch tổng quỏt.
Ngõn sỏch cũng phục vụ cho việc truyền thụng cỏc kế hoạch của tổ chức đến từng nhõn viờn và kết hợp cỏc nỗ lực của họ lại với nhau. Theo đú, tất cả cỏc nhõn viờn cú thể hiểu được vai trũ của họ trong việc đạt được cỏc mục tiờu chung. Đõy là lý do vỡ sao việc kết nối chặt chẽ giữa ngõn sỏch với cỏc kế hoạch dài hạn lại quan trọng như vậy. Cỏc ngõn sỏch thỳc đẩy sự hợp tỏc vỡ cỏc lĩnh vực và cỏc chức năng khỏc nhau trong tổ chức đều phải cựng làm việc để đạt mục tiờu đề ra. Vai trũ của truyền thụng và hợp tỏc trở nờn càng quan trọng khi tổ chức phỏt triển mạnh hơn nữa về mặt quy mụ.
5.1.1.3 Cỏc loại kế hoạch tài chớnh
Hoạch định tài chớnh là tiến trỡnh xem xột tỏc động tổng thể cỏc quyết định đầu tư và tài trợ mà kết quả là cỏc kế hoạch tài chớnh. Hệ thống kế hoạch này bao gồm:
Kế hoạch dài hạn biểu hiện dưới dạng kế hoạch đầu tư và tài trợ.
Ngõn sỏch hàng năm gồm: Ngõn sỏch trang bị, ngõn sỏch tài trợ, ngõn sỏch kinh doanh...Trong đú, ngõn sỏch kinh doanh là quan trọng nhất.
Ngõn sỏch về ngõn quỹ là tổng hợp cỏc luồng thu chi từ cỏc ngõn sỏch trờn. Cỏc kế hoạch quan hệ mật thiết với nhau theo mụ hỡnh sau:
KẾ HOẠCH DÀI HẠN (3 – 5 năm)
Kế hoạch đầu tư Kế hoạch tài trợ
CÁC NGÂN SÁCH (hàng năm)
NS kinh doanh NS tài trợ NS đầu tư
NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ
Dự toỏn thu chi
Kế hoạch tài trợ ngắn hạn
VỊ TRÍ QUỸ
Hỡnh 5-2. Quan hệ của cỏc kế hoạch tài chớnh
Kế hoạch đầu tư và tài trợ.
Kế hoạch đầu tư và tài trợ là một dự tớnh về việc sử dụng vốn và khai thỏc cỏc nguồn vốn theo từng năm tài khúa trong phạm vi từ 3 đến 5 năm. Kế hoạch đầu tư và tài trợ là tổng hợp cỏc chương trỡnh dự kiến của cụng ty. Trờn thực tế, kế hoạch này thường đi đụi với kế hoạch trung và dài hạn nhằm thực hiện kế hoạch chiến lược. Mục đớch chủ yếu của kế hoạch đầu tư và tài trợ là bảo đảm duy trỡ sự cõn đối tài chớnh. Do vậy, nú thể hiện tớnh mạch lạc trong việc phối trớ cỏc chương trỡnh kinh doanh và phỏt triển của doanh nghiệp.
Trong trường hợp phải thương lượng với những người cung cấp nguồn vốn dài và trunghạn, cụng ty phải dựa trờn cơ sở kế hoạch này vỡ cỏc ngõn hàng cho vay sẽ yờu cầu cụng ty cung cấp kế hoạch đầu tư và tài trợ để họ xem xột việc cho vay vốn.
Nội dung của kế hoạch:
Nội dung của kế hoạch đầu tư và tài trợ gồm hai phần chớnh là nhu cầu vốn và nguồn vốn.
Nhu cầu vốn: nhu cầu vốn là tổng hợp tất cả cỏc nhu cầu đầu tư vào cỏc tàisản của
cỏc chương trỡnh kinh doanh, phỏt triển, thể hiện trờn cơ sở biến đổi rũng giữa cỏc năm trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh với cỏc nội dung sau đõy:
+Nhu cầu đầu tư vào tài sản cố định, thể hiện bằng sự tăng lờn của nguyờn giỏ tài sản cố định trong bảng cõn đối kế toỏn,
Tăng vốn luõn chuyển rũng: là tăng phần tài sản ngắn hạn được tài trợ bằng nguồn vốn thường xuyờn,
+Tăng đầu tư vào tài sản tài chớnh, Tăng đầu tư vào tài sản vụ hỡnh .
Nguồn vốn: nguồn vốn thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiờn khai thỏc như
sau:
Nguồn vốn được rỳt ra từ việc giảm vốn luõn chuyển rũng.
Nguồn tự tài trợ: Gồm khấu hao và lợi nhuận chưa phõn phối để tỏi đầu tư
Nhận hoàn vốn vay: Là cỏc khoản nợ do người vay dài hạn của cụng ty hoàn trả. +Vay trung và dài hạn: từ ngõn hàng đầu tư và cỏc trung gian tài chớnh khỏc. +Tăng vốn: là việc phỏt hành cổ phiếu ưu đói và vốn đầu tư của chủ sở hữu.
Trong kế hoạch đầu tư và tài trợ, cụng ty cần phải duy trỡ một sự cõn đối giữa nguồn vốn và nhu cầu vốn. Khi cú sự thiếu hụt về nguồn vốn, thứ tự ưu tiờn trước hết là rỳt vốn ra từ vốn luõn chuyển rũng, sau đú là sử dụng cỏc biện phỏp tài trợ từ bờn ngoài như tăng vốn bằng phỏt hành cổ phiếu và vay nợ. Việc sử dụng nguồn bờn ngoài phải dựa trờn sự cõn nhắc với năng lực đi vay, năng lực trả nợ và điều kiện tài chớnh hiện tại của cụng ty vỡ những điều kiện và hiệu suất tài chớnh ảnh hưởng rất lớn đến năng lực thương lượng và chi phớ tài trợ. Tất nhiờn, cỏc biện phỏp tài trợ phải nằm trong khuụn khổ cỏc chớnh sỏch tài chớnh đó được vạch ra.
Vấn đề quan trọng đặt ra đối với nhiệm vụ phối trớ của kế hoạch đầu tư và tài trợ là điều tiết nguồn và sử dụng nguồn theo thời gian để đảm bảo sự cõn đối và hiệu quả. Trong trường hợp cú sự mất cõn đối nghiờm trọng, cần phải xem xột lại cỏc chương trỡnh dự kiến trước đú.
Cỏc chương trỡnh và kế hoạch kinh doanh
Điều chỉnh kế hoạch Tổng hợp cỏc nhu cầu vốn cho cỏc
chương trỡnh và kế hoạch
Cỏc Khả năng tài trợ từ bờn trong
Điều chớnh kiện tài sỏch tài chớnh của chớnh
Khả năng tài trợ từ bờn ngoài doanh nghiệp
Cõn đối nhu cầu và nguồn
S
Đ
Kế hoạch đầu tư và tài trợ
Hỡnh 5-3. Tiến trỡnh xõy dựng kế hoạch đầu tư và tài trợ
Ngõn sỏch hàng năm gồm: ngõn sỏch trang bị, ngõn sỏch tài trợ, ngõn sỏch kinh doanh...Trong đú, ngõn sỏch kinh doanh là quan trọng nhất.
Dự toỏn ngõn sỏch được xõy dựng hằng năm phản ỏnh cỏc hoạt động trong năm dưới hỡnh thỏi tiền tệ trờn cơ sở cỏc khoản thu và chi theo từng lĩnh vực và hoạt động. Cú thể chia thành bốn loại ngõn sỏch hằng năm bao gồm:
Ngõn sỏch đầu tư thể hiện hoạt động mua sắm đầu tư thiết bị trong năm. Ngõn sỏch này thường là sự cụ thể húa hoạt động đầu tư được thể hiện sẵn trong kế hoạch đầu tư và tài trợ.
Ngõn sỏch tài chớnh thể hiện cỏc hoạt động liờn quan đến việc tăng giảm vốn như vay,phỏt hành cổ phiếu, trả cổ tức hoặc hoàn vốn, mua lại cổ phiếu...
Ngõn sỏch kinh doanh là một bộ cỏc ngõn sỏch liờn quan đến hoạt động kinh doanh hằng năm của doanh nghiệp. Đõy là những bộ phận ngõn sỏch rất quan trọng trong quỏ trỡnh xõy dựng kế hoạch tài chớnh của mỗi doanh nghiệp. Ngõn sỏch kinh doanh cú thể chia thành nhiều bộ phận ngõn sỏch căn cứ vào cỏc chức năng và cú thể kết nối với nhau rất chặt chẽ. Bao gồm:
Ngõn sỏch bỏn hàng: thể hiện những dự kiến về doanh thu phõn theo khu vực,và sản phẩm dịch vụ, chi phớ bỏn hàng: ngõn sỏch này xõy dựng trờn cơ sở những dự đoỏn về thị trường, tỡnh hỡnh cạnh tranh, cỏc chớnh sỏch bỏn hàng của doanh nghiệp và sự phỏt triển mạng lưới bỏn hàng. Ngõn sỏch bỏn hàng cũn thể hiện phần dự trữ cần thiết cho hoạt động bỏn hàng. Ngõn sỏch này là cơ sở cho ngõn sỏch hoạt động Marketing, ngõn sỏch sản xuất, ngõn sỏch nhõn sự.
Ngõn sỏch sản xuất xỏc định phần chi phớ cần thiết cho cỏc hoạt động nhằmđỏp ứng nhu cầu và dự trữ.
Ngõn sỏch mua sắm phản ỏnh cỏc chỉ tiờu cần thiết cho hoạt động mua sắm đỏp ứng như cầu sản xuất và dự trữ.
Ngoài ra, cũn cú cỏc ngõn sỏch hoạt động khỏc như ngõn sỏch quản lý, ngõn sỏch nhõn sự...
Việc xõy dựng hệ thống cỏc ngõn sỏch này chịu sự khống chế bởi cỏc yếu tố thuộc mụi trường như cạnh tranh, thị trường, và cỏc yếu tố thuộc về cụng ty như chớnh sỏch tớn dụng, tồn kho, nhõn sự...
Ngõn sỏch ngõn quỹ là kết quả của cỏc ngõn sỏch trờn, nú phản ỏnh luồng thu chi bằng tiền của cụng ty qua từng thỏng trong năm. Đõy là một cụng cụ khụng thể thiếu đối với nhà quản trị tài chớnh trong việc xỏc định nhu cầu vốn bằng tiền trong ngắn hạn để từ đú, lập kế hoạch tài trợ ngắn hạn. Khi việc lập ngõn sỏch ngõn quỹ được mở rộng để tớnh đến nhiều phương ỏn kết quả, cỏc nhà quản trị tài chớnh cú thể đỏnh giỏ rủi ro kinh doanh và khả năng thanh toỏn của cụng ty và lập kế hoạch lề an toàn cho doanh nghiệp. Nhà quản trị tài chớnh cú thể điều chỉnh lớp đệm an toàn, sắp xếp lại cấu trỳc kỳ hạn của cỏc khoản nợ, sắp xếp hạn mức tớn dụng với ngõn hàng hay cả ba hoạt động trờn.
Cuối cựng, từ cỏc ngõn sỏch trờn, cỏc nhà lập kế hoạch sẽ lập dự toỏn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toỏn bảng cõn đối kế toỏn.
Khống chế từ thị Khống chế từ mạng Ngõn sỏch bỏn hàng trường lưới phõn phối Nhịp độ bỏn hàng Khống chế về chớnh sỏch tớn dụng Khống chế về Ngõn sỏch sản xuất Khống chế bởi chớnh sỏch tồn kho và tài chớnh năng lực xuất Cỏc kế hoạch sản xuất
Khả năng dự trữ/ Ngõn sỏch mua sắm Ngõn sỏch lao động
Kế hoạch tuyển dụng và
khống chế từ nhà cung Kế hoạch và nhịp độ mua
đào tạo
Hỡnh 5.4. Cỏc khống chế về ngõn sỏch
5.1.1.4. Căn cứ lập kế hoạch
Kế hoạch tài chớnh như trờn đề cập, vừa đặt ra mục tiờu, vừa là cỏc kế hoạch biện phỏp và đồng thời vừa cú tớnh tổng hợp. Do đú, kế hoạch tài chớnh được xõy dựng phải dựa trờn cỏc yếu tố sau đõy:
Kế hoạch mục tiờu trong năm của doanh nghiệp
Cỏc thụng tin dự đoỏn từ cỏc bộ phận Marketing và mua sắm,.. . Hệ thống cỏc chớnh sỏch, hướng dẫn lập kế hoạch... .
Đặc điểm về dũng dịch chuyển tiền tệ của doanh nghiệp.
5.1.1.5. Cỏc phương phỏp lập kế hoạch
a . Đặc điểm của kế hoạch tài chớnh
Việc lập cỏc kế hoạch tài chớnh cú thể thực hiện bằng cỏch tổng hợp cỏc chương trỡnh hay triển khai thực hiện cỏc mục tiờu thụng qua việc sử dụng nguồn lực trờn phương diện tiền tệ hoặc cả hai. Về mặt phương phỏp luận, chỳng ta cú thể thực hiện điều này bằng hai cỏch tiếp cận chủ yếu: quy nạp hay diễn giải.
Phương phỏp quy nạp
Với giả thiết cho rằng kế hoạch tài chớnh là sự tổng hợp tất cả cỏc chương trỡnh hoạt động của từng bộ phận, từng cấp trong cụng ty, việc lập kế hoạch tài chớnh sẽ thể hiện từ dưới lờn, trờn cơ sở hệ thống cỏc ngõn sỏch bộ phận.
Phương phỏp diễn giải
Phương phỏp này cho rằng kế hoạch tài chớnh là sự chuẩn bị những điều kiện cho việc thực hiện mục tiờu. Vỡ vậy, việc lập kế hoạch tài chớnh xuất phỏt từ những mục tiờu
tổng quỏt, ở cấp cao hay từ yờu cầu của cỏc cổ đụng, sau đú, cụ thể hoỏ thành những ngõn sỏch ở cỏc bộ phận nhằm thực hiện mục tiờu. Quỏ trỡnh diễn giải này được kiểm tra lại trờn cơ sở tớnh hợp lớ và cõn đối giữa cỏc chương trỡnh.
5.1.2. Quy trỡnh hoạch định tài chớnh
Tiến trỡnh lập ngõn sỏch cú thể cú nhiều cấp độ, đú cú thể là quy trỡnh khụng chớnh thức đối với cỏc cụng ty nhỏ và cú thể là một thủ tục chi tiết mất nhiều thời gian đối với của cỏc cụng ty lớn. Tuy nhiờn, dự ở cấp độ nào thỡ đặc điểm chớnh của quy trỡnh này là sự định hướng và phối hợp trong quỏ trỡnh lập ngõn sỏch . Quy trỡnh thực hiện hoạch định tài chớnh diễn ra như sau:
Bước 1: Dự bỏo cỏc bỏo cỏo tài chớnh và sử dụng dự bỏo này để phõn tớch ảnh hưởng của kế hoạch hoạt động lờn lợi nhuận dự bỏo và cỏc tỷ số tài chớnh.
Bước 2: Quyết định nguồn vốn cần thiết hỗ trợ cho kế hoạch hoạt động 5 năm, bao gồm nguồn vốn đầu tư vào mỏy múc thiết bị, tài sản lưu động, cỏc chương trỡnh nghiờn cứu phỏt triển và cỏc chiến dịch quản cỏo.
Bước 3: Dự bỏo cỏc nguồn vốn cú thể huy động được trong năm năm tới, bao gồm cỏc nguồn vốn nội bộ lẫn nguồn vốn huy động từ bờn ngoài
Bước 4: Thiết lập và duy trỡ một hệ thống kiểm soỏt để quản trị việc phõn bổ và sử dụng cỏc nguồn vốn trong cụng ty.
Bước 5: Phỏt triển cỏc quy trỡnh điều chỉnh kế hoạch cơ bản nếu tỡnh hỡnh kinh tế thay đổi so với lỳc dự bỏo.
Bước 6: Thiết lập hệ thống lương thưởng dựa trờn thành quả hoạt động của ban