Phần đầu của kế hoạch tài chớnh và cũng là phần chiếm nhiều thời gian của cỏc nhà quản trị nhất là ngõn sỏch hoạt động. Ngõn sỏch hoạt động bao gồm một loạt cỏc chương trỡnh cho cỏc thời kỡ hoạt động, và cuối cựng là dự toỏn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh. Ngõn sỏch hoạt động bao gồm cỏc ngõn sỏch cấu thành sau đõy:
Ngõn sỏch bỏn hàng
Ngõn sỏch sản xuất bao gồm bốn ngõn sỏch: Kế hoạch sản lượng
Ngõn sỏch nguyờn vật liệu trực tiếp Ngõn sỏch lao động trực tiếp Ngõn sỏch chi phớ chung Ngõn sỏch mua sắm
Cỏc ngõn sỏch khỏc:
Ngõn sỏch Marketing
Ngõn sỏch nghiờn cứu và phỏt triển (R&D) Ngõn sỏch chi phớ quản lý
Bạn cú thể phải quay trở lại sơ đồ lập kế hoạch tài chớnh để xem cấu thành của ngõn sỏch hoạt động được tớch hợp vào trong bộ kế hoạch tài chớnh này như thế nào.
Với thụng tin dự đoỏn về doanh thu, nhõn viờn tài chớnh sẽ lập ngõn sỏch bỏn hàng dựa trờn lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ và sản phẩm tồn kho cuối kỳ. Từ đú, với thụng tin này, bộ phận sản xuất cũng xỏc định được nhu cầu sản xuất trong kỳ. Thụng tin này được tập hợp trong kế hoạch sản lượng của ngõn sỏch sản xuất.
Từ kế hoạch sản lượng, bộ phận sản xuất xõy dựng cỏc ngõn sỏch nguyờn vật liệu sản xuất, ngõn sỏch lao động trực tiếp và ngõn sỏch sản xuất chung. Trong cỏc ngõn sỏch này, đầu vào nguyờn vật liệu lại phụ thuộc vào lượng nguyờn vật liệu và tồn kho sản phẩm dỡ dang đầu kỳ và cuối kỳ. Chờnh lệch cuối kỳ và đầu kỳ cộng với nhu cầu cho sản xuất hỡnh thành nờn nhu cầu mua sắm trong kỳ.
Chỳng ta cựng tiến hành xõy dựng ngõn sỏch cho cụng ty cổ phần Tiờn Sa để tiến hành lập kế hoạch tài chớnh cho cụng ty thụng qua việc xõy dựng cỏc ngõn sỏch hoạt động. Cụng ty cổ phần Tiờn Sa là một cụng ty chuyờn sản xuất sơn. Để đơn giản, chỳng ta xõy dựng ngõn sỏch cho cụng ty với giả thiết cụng ty chỉ sản xuất một loại sơn duy nhất.
a. Ngõn sỏch bỏn hàng
Ngõn sỏch bỏn hàng là dự đoỏn do hội đồng ngõn sỏch duyệt, mụ tả doanh thu dự đoỏn cho từng sản phẩm theo đơn vị sản phẩm và theo đơn vị tiền tệ.
Một cụng ty cú thể chọn cỏc kiểu dự đoỏn, cỏc hệ thống, cỏc cỏch phõn loại khỏc nhau để lập dự toỏn doanh thu. Cú thể phõn loại ngõn sỏch doanh thu của cụng ty theo cỏc kiểu sau: sản phẩm hàng húa khu vực địa lý khỏch hàng kờnh phõn phối thời hạn bỏn hàng ...
Cỏc kiểu phõn loại này giỳp cụng ty quyết định cỏch thức dự toỏn sản lượng và doanh thu cũng như cỏch đo lường kết quả so với tiờu chuẩn. Tuy nhiờn, trước khi đi vào dự đoỏn, người lập ngõn sỏch phải xem xột cỏc yếu tố sau
Tỏc động của điều kiện cạnh tranh lờn giỏ bỏn, chi phớ và sản lượng trong quỏ khứ và trong suốt thời kỳ lập kế hoạch.
Cỏc nhõn tố kinh tế bờn ngoài cú thể ảnh hưởng đến doanh thu của sản phẩm hay của ngành, chẳng hạn như lạm phỏt, sự thay đổi về tỡnh hỡnh nhõn khẩu học, tỡnh hỡnh chớnh trị quốc gia, khu vực hay địa phương và tỷ lệ thất nghiệp.
Cỏc nhõn tố bờn trong như chiến lược tăng trưởng trờn cỏc thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, cỏc chớnh sỏch định giỏ và phõn phối của ban giỏm đốc.
Cỏc chi phớ dự kiến cho quảng cỏo, xỳc tiến bỏn và tỏc động của dự đoỏn lờn doanh thu. Người lập kế hoạch nờn hợp tỏc với phũng marketing để tiến hành dự đoỏn.
Cỏc hỡnh thức trỡnh bày mà người lập kế hoạch chọn nờn phự hợp với nhu cầu và kỳ vọng của cụng ty. Cấu trỳc tổ chức cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc lựa chọn hỡnh thức lập ngõn sỏch. NGÂN SÁCH BÁN HÀNG Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng 10 11 12 1 2 3 4 5 Số lượng bỏn 300 350 380 400 390 370 260 350 Hàng tồn kho 50 78 74 52 70 cuối kỳ Giỏ bỏn 120000 120000 120000 120000 120000 120000 120000 120000 Doanh thu 35 42 45,6 48 46,8 44,4 31,2 Lương nhõn viờn - Lương cố 3 3 3 3 3 3 3 3 định - Lương theo 1,8 2,1 2,28 2,4 2,34 2,22 1,56 doanh số Tổng lương 4,8 5,1 5,28 5,4 5,34 5,22 4,56 Tổng chi phớ 4,8 5,1 5,28 5,4 5,34 5,22 4,56 bỏn hàng
Bảng 5.4. Ngõn sỏch bỏn hàng của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa năm 20X6 Bảng 5.4 minh họa ngõn sỏch bỏn hàng của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa với sản
phẩm sơn (đối với cụng ty cú nhiều sản phẩm, ngõn sỏch bỏn hàng phản ỏnh doanh thu của từng sản phẩm theo đơn vị và tổng doanh thu theo từng thời kỳ.) Ngõn sỏch bỏn hàng
cho thấy sản lượng bỏn của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa biến động theo mựa và giỏ bỏn khụng thay đổi trong suốt thời kỳ lập kế hoạch.
Ngoài ra, ngõn sỏch này cũn biểu diễn chi phớ cho hoạt động bỏn hàng chẳng hạn như chi phớ hoa hồng, chi phớ vận chuyển và cụng cụ dụng cụ, chi phớ phỏt triển mạng lưới bỏn hàng... Cỏc chi phớ này cú thể là chi phớ cố định và cũng cú thể là chi phớ biến đổi theo đơn vị sản phẩm. Đối với Cụng ty cổ phần Tiờn Sa, chi phớ cho hoạt động bỏn hàng bao gồm lương cố định và lương biến đổi theo doanh số. Chi phớ lương cố định cho bộ phận bỏn hàng mỗi thỏng là 3 triệu đồng, lương biến đổi theo doanh số bằng 5 % doanh số.
b. Ngõn sỏch sản xuất
Ngõn sỏch sản xuất bao gồm năm ngõn sỏch liờn quan là kế hoạch sản lượng, ngõn sỏch lao động trực tiếp, ngõn sỏch nguyờn vật liệu trực tiếp, ngõn sỏch chi phớ sản xuất chung. Để đơn giản, chỳng ta tập hợp cỏc ngõn sỏch này vào trong kế hoạch 2.
Kế hoạch sản lượng
Kế hoạch sản lượng xỏc định phải sản xuất sản phẩm nào, bao nhiờu và khi nào. Thụng tin này dựa vào thụng tin lượng bỏn dự đoỏn từ ngõn sỏch bỏn hàng. Ngõn sỏch sản xuất xem xột số lượng tồn kho hiện tại, mức tồn kho sản phẩm hoàn thành cuối kỳ dự kiến và mức độ hư hỏng, mất mỏt dự kiến. Người lập kế hoạch sử dụng thụng tin này để xỏc định số lượng đơn vị đưa vào sản xuất. Nguyờn vật liệu cần phải mua để sản xuất phải được tổng hợp để xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu. Ngõn sỏch sản xuất cho biết cần phải cú bao nhiờu kilogram nguyờn liệu để đỏp ứng nhu cầu bỏn hàng cho từng thỏng. Nếu khụng cú tồn kho, số đơn vị phải sản xuất sẽ bằng đỳng với số lượng hàng bỏn trong kỳ. Chẳng hạn như cỏc cụng ty ỏp dụng chiến lược sản xuất đỳng thời hạn, số đơn vị hàng bỏn bằng số đơn vị sản xuất vỡ khi cú đơn đặt hàng thỡ cụng ty mới tiến hành sản xuất.
Đối với Cụng ty cổ phần Tiờn Sa, chỳng ta giả thiết chỉ cú một sản phẩm và chỉ cú một loại nguyờn vật liệu duy nhất là bột sơn nờn kế hoạch sản lượng sản xuất khỏ đơn giản. Để đảm bảo hoạt động bỏn hàng được liờn tục, cụng ty phải duy trỡ một mức tồn kho an toàn vào cuối kỳ. Chớnh sỏch tồn kho của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa yờu cầu mức tồn kho sản phẩm hoàn thành cuối mỗi thỏng bằng 20 phần trăm sản lượng của thỏng sau. Hàng tồn kho sản phẩm hoàn thành cuối kỳ của năm trước cũn lại là 50 đơn vị. Lưu ý đối với những thỏng mà tồn kho đầu kỳ lớn hơn mức sản xuất cộng tồn kho cuối kỳ dự kiến thỡ mức tồn kho cuối kỳ thực tế sẽ lớn hơn mức tồn kho dự kiến.
Để xỏc định số lượng cần sản xuất trong kỳ, chỳng ta phải biết cả lượng bỏn, số lượng tồn kho sản phẩm hoàn thành đầu kỳ cũng như mức tồn kho dự kiến cuối kỳ.
Số đơn vị sản = Lượng + Hàng tồn kho - Hàng tồn kho xuất bỏn cuối kỳ dự kiến đầu kỳ
Với mức sản xuất dự kiến trong kỳ, chỳng ta tiếp tục xỏc định chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ lao động trực tiếp và chi phớ lương cho bộ phận sản xuất.
Để xỏc định chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chỳng ta xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm cụ thể căn cứ vào sản lượng sản xuất, định mức tiờu hao nguyờn vật liệu, và đơn giỏ nguyờn vật liệu. Chẳng hạn như với Cụng ty cổ phần Tiờn Sa, định mức một đơn vị sản phẩm cần 2,5 đơn vị nguyờn vật liệu. Số đơn vị nguyờn vật liệu cần cho từng sản phẩm được tớnh bằng cỏch nhõn định mức nguyờn vật liệu thụ với số sản phẩm dự kiến. Số nguyờn vật liệu thụ này sau đú được nhõn với chi phớ đơn vị để xỏc định tổng chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp. Bộ phận mua hàng của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa dự đoỏn đơn nguyờn vật liệu trong năm đến là 10 nghỡn đồng.
Tiếp theo, chỳng ta xỏc định chi phớ lao động trực tiếp trong từng thời kỳ. Từng sản phẩm và tất cả cỏc bộ phận liờn quan đến hoạt động sản xuất đều được tập hợp để xỏc định tổng số giờ lao động trực tiếp. Người ta thường dựa vào dữ liệu quỏ khứ để dự đoỏn số giờ tiờu chuẩn. Giả sử bộ phận lao động trực tiếp làm việc hiệu quả, tỷ lệ này sẽ khụng thay đổi với cụng nghệ hiện tại. Quan hệ này chỉ thay đổi khi cụng ty ỏp dụng một cỏch tiếp cận mới trong sản xuất. Tương tự như với cỏch tớnh nguyờn vật liệu trực tiếp, chỳng ta xỏc định chi phớ lao động trực tiếp. Định mức số giờ lao động trực tiếp trờn mỗi đơn vị sản phẩm của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa là 4 giờ lao động và chi phớ mỗi giờ lao động là 4.200 đồng một giờ. Cuối cựng, trong ngõn sỏch sản xuất, chỳng ta cũn thể hiện chi phớ lương cho bộ phận quản lý. Lương cho bộ phận quản lý sản xuất của cụng ty cổ phần Tiờn Sa là 1,5 triệu đồng mỗi thỏng. NGÂN SÁCH SẢN XUẤT Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng 10 11 12 1 2 3 4 5 Hàng tồn 50 78 74 52 70 kho CK Sản 428 386 348 278 280 lượng sản xuất NVL 1070 965 870 695 700 dựng vào sản xuất Chi phớ 10,7 9,65 8,7 6,96 NVLTT Số giờ 1712 1544 1392 1112 trực tiếp Chi phớ 7,19 6,48 5,85 4,67 NCTT Lương 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 quản lý
Bảng 5.5. Ngõn sỏch sản xuất của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa năm 20X6
Ngõn sỏch mua sắm nguyờn vật liệu
Lượng nguyờn vật liệu sản xuất trong ngõn sỏch nguyờn vật liệu trực tiếp là cơ sở để lập ngõn sỏch mua sắm nguyờn vật liệu.
Khối lượng = Lượng NVL sử + Hàng tồn kho - Hàng tồn kho mua cuối kỳ dụng trong kỳ NVLTT cần thiết NVLTT đầu kỳ
Lượng nguyờn vật liệu trực tiếp mua sắm được xỏc định dựa trờn chớnh sỏch tồn kho của cụng ty. Cụng ty cổ phần Tiờn Sa duy trỡ mức tồn kho nguyờn vật liệu cuối mỗi thỏng bằng 12 ngày sản xuất của thỏng sau. Hàng tồn kho nguyờn vật liệu cuối năm trước là 500 đơn vị. Ngõn sỏch mua sắm nguyờn vật liệu của cụng ty cổ phần Tiờn Sa được trỡnh bày trong bảng 5.6. Để đơn giản, toàn bộ nguyờn vật liệu thụ được sử dụng chung (nghĩa là xem như chỉ cú một loại nguyờn vật liệu). Trờn thực tế, với mỗi loại vật liệu thụ, phải cú một kế hoạch riờng. NGÂN SÁCH SẢN XUẤT Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng 10 11 12 1 2 3 4 5 Hàng tồn kho CK 50 78 74 52 70 Lượng NVL mua sắn 956 927 800 trong kỳ Chi phớ mua sắm 7,5 11,5 9,56 9,27 8 NVL
Bảng 5.6. Ngõn sỏch mua sắm nguyờn vật liệu của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa
c. Cỏc ngõn sỏch hoạt động khỏc
Ngoài bộ phận sản xuất, tất cả cỏc bộ phận khỏc trong cụng ty cũng lập ngõn sỏch cho bộ phận của mỡnh. Cỏc ngõn sỏch này bao gồm ngõn sỏch marketing, ngõn sỏch quản lớ, ngõn sỏch nghiờn cứu và phỏt triển...
Ngõn sỏch Marketing
Với doanh thu dự đoỏn, bộ phận Marketing sẽ lập ngõn sỏch marketing dựa vào chương trỡnh Marketing của năm đến. Ngõn sỏch này bao gồm toàn bộ cỏc chi phớ cho hoạt động Marketing như chi phớ tiền lương cho bộ phận Marketing, chi phớ quảng cỏo, tiếp thị. Cỏc nhõn tố cần quan tõm khi xõy dựng ngõn sỏch này:
Doanh thu của năm trước.
Tập hợp của doanh thu và sản lượng kỳ vọng.
Quan hệ giữa chi phớ trờn tổng doanh thu của năm trước,
Phõn tớch kết quả truyền thụng từ kết quả dự đoỏn của năm trước.
Ngõn sỏch nghiờn cứu và phỏt triển
Cỏc dự ỏn nghiờn cứu và phỏt triển tạo ra sự tăng trưởng và thu nhập cho tổ chức. Thụng qua đú mà cỏc kỹ thuật mới, sản phẩm mới và cỏc ý tưởng mới lại tiếp tục tạo nờn
tương lai cho cụng ty. Để dự đoỏn ngõn sỏch cho cỏc hoạt động nghiờn cứu và phỏt triển, cần phải dựa trờn nhiều thụng tin, chẳng hạn như:
Tỷ lệ phần trăm trờn doanh thu dự đoỏn của năm đến,
Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước chi phớ R&D.
Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận sau thuế TNDN. Chi phớ đó điều chỉnh của năm trước.
Chi phớ cố định trờn mỗi đơn vị bỏn...
Chi phớ dự toỏn cho R&D cú thể chia thành ba nhúm bao gồm lương, vật liệu và cụng cụ, cỏc chi phớ trực tiếp khỏc.
Ngõn sỏch quản lớ
Cũng như ngõn sỏch R&D và ngõn sỏch marketing, ngõn sỏch chi phớ quản lý bao gồm chi phớ dự đoỏn cho toàn bộ việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Cú ba nhõn tố tỏc động đến nội dung của ngõn sỏch quản lý là nội dung của ngành, giai đoạn phỏt triển của cụng ty và cấu trỳc tổ chức. Hầu hết cỏc chi phớ quản lý đều cố định theo doanh thu. Ngõn sỏch này bao gồm lương, chi phớ luật phỏp và chi phớ kiểm toỏn...
Ngõn sỏch chi phớ quản lý của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa được trỡnh bày trong bảng 5.7.
NGÂN SÁCH QUẢN Lí Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng 10 11 12 1 2 3 4 5 Thuờ văn phũng 2 2 2 2 Lương quản lý 1,5 1,5 1,5 1,5 Tổng cộng 3,5 3,5 3,5
Bảng 5.7. Ngõn sỏch quản lớ của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa năm 20X6