Cỏc ngõn sỏch cũn lại trong bộ kế hoạch tài chớnh là cỏc ngõn sỏch tài chớnh. Cỏc ngõn sỏch tài chớnh chủ yếu thường bao gồm ngõn sỏch ngõn quỹ, dự toỏn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toỏn bảng cõn đối kế toỏn, dự toỏn bỏo cỏo luõn chuyển tiền tệ và ngõn sỏch vốn.
Trong khi bộ kế hoạch tài chớnh là kế hoạch cho một năm thỡ ngõn sỏch vốn là một kế hoạch tài chớnh biểu diễn hoạt động đầu tư vào cỏc tài sản dài hạn dự kiến trong nhiều năm. Việc ra quyết định liờn quan đến đầu tư sẽ được bàn đến trong chương 6 và chi tiết về dự toỏn bỏo cỏo luõn chuyển tiền tệ cú lẽ để lại cho một mụn học khỏc. Như vậy, trong phần này, chỳng ta nghiờn cứu cỏch thức lập ngõn sỏch ngõn quỹ, dự toỏn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toỏn bảng cõn đối kế toỏn.
a. Ngõn sỏch ngõn quỹ
Định nghĩa: Ngõn sỏch ngõn sỏch ngõn quỹ là một kế hoạch chi tiết biểu diễn tất cả cỏc dũng tiền vào và dũng tiền ra dự đoỏn của cụng ty trong một thời kỳ trờn cơ sở tiền mặt.
Việc theo dừi dũng ngõn quỹ vụ cựng quan trọng trong quản lý một doanh nghiệp. Thực tế, cú nhiều cụng ty thành cụng trong hoạt động sản xuất và tiờu thụ sản phẩm nhưng lại dễ thất bại vỡ những vấn đề liờn quan đến dũng tiền vào và dũng tiền ra. Khi biết thời gian cú thể xảy ra tỡnh trạng thiếu hụt hay dư thừa tiền mặt, nhà quản trị cú thể lập kế hoạch vay tiền khi cần và trả nợ trong thời kỳ dư thừa tiền mặt. Ngoài ra, trong điều kiện cần thiết và nếu được sự chấp thuận của cụng ty, cỏc nhõn viờn ngõn hàng sử dụng ngõn sỏch ngõn quỹ để kiểm soỏt nhu cầu tiền mặt cũng như khả năng trả nợ của cụng ty. Vỡ dũng ngõn quỹ như là huyết mạch của tổ chức nờn ngõn sỏch ngõn quỹ là một trong những ngõn sỏch quan trọng nhất trong bộ kế hoạch tài chớnh.
Ngõn sỏch ngõn quỹ trả lời cỏc cõu hỏi: Kế hoạch hoạt động cú khả thi về mặt tài chớnh hay khụng? Cú đủ vốn vào thời điểm cần vốn hay khụng? Nếu khụng, cần phải vay bao nhiờu? Hoạt động của cụng ty cú khả năng thu đủ ngõn quỹ cần thiết để hoàn lại vốn vay hay khụng?
Mỗi tổ chức phải cung cấp ngõn quỹ cần thiết trong ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo cho cụng ty hoạt động suụng sẻ và cú đủ ngõn quỹ để đỏp ứng cỏc khoản nợ bằng tiền ở hiện tại và trong tương lai.
Tầm quan trọng của ngõn sỏch ngõn quỹ
Ngõn sỏch ngõn quỹ rất cần thiết vỡ nhiều nguyờn nhõn. Cỏc nguyờn nhõn dưới đõy chỉ rừ tầm quan trọng của việc lập ngõn sỏch ngõn quỹ. Cỏc vấn đề này cú thể khụng đỳng cho cụng ty mới thành lập mà thường chỉ ỏp dụng cho một thời kỳ nào đú của cụng ty.
Mở rộng quy mụ
Một cụng ty mở rộng về quy mụ đũi hỏi phải cú nhiều tiền mặt. Nhu cầu tiền mặt để đỏp ứng cho mục tiờu mở rộng đúng một vai trũ quan trọng trong cỏc thời kỳ trong tương lai. Để chỉ rừ cần bao nhiờu tiền mặt tại một thời kỳ nhất định nào đú, cần phải cú dự toỏn ngõn quỹ.
Kiểm soỏt hoạt động
Ngõn sỏch ngõn quỹ sẽ giỳp bạn thiết lập cỏc cơ chế kiểm soỏt tập trung trong đú xỏc định số tiền sẵn cú trong hệ thống, cho biết số tiền và thời điểm cần thờm tiền mặt, và dự đoỏn thời gian của cỏc khoản thu và chi ngõn quỹ.
Thanh toỏn
Ngõn sỏch ngõn quỹ nờu rừ cỏc khoản trả dự kiến, bao gồm trả lói, thưởng, trả cho nhà cung cấp và thanh toỏn cổ tức. Ngõn sỏch ngõn quỹ cho biết khi nào phải thực hiện cỏc khoản thanh toỏn này và cú đủ ngõn quỹ để thanh toỏn hay khụng. Thụng tin này cú
thể đúng vai trũ như một cụng cụ cú giỏ trị để trỏnh tỡnh trạng thiếu hụt ngõn quỹ tạm thời bằng cỏch dịch chuyển ngõn quỹ tạm thời để đỏp ứng cỏc nhu cầu trả nợ hiện tại.
Đầu tư
Ngõn sỏch ngõn quỹ cho biết cú bao nhiờu tiền mặt dư thừa cú thể sử dụng để đầu tư vào cỏc chứng khoản ngắn hạn tại một thời điểm nào đú. Cỏc chứng khoỏn ngắn hạn thường đem lại tiền lói ngắn hạn cao nờn cú thể sử dụng để đem lại thu nhập tăng thờm cho cụng ty như là một phần trong chương trỡnh quản trị tiền mặt.
Vay vốn
Theo thời gian, việc thiếu tiền mặt sẽ dẫn đến tăng nhu cầu vốn luõn chuyển. Chẳng hạn, tớnh mựa vụ cú thể gõy ra sự thiếu hụt tiền mặt tạm thời. Vỡ thế, cụng ty cú thể phải vay tiền để đỏp ứng cỏc nhu cầu tiền mặt do sự hỡnh thành vốn luõn chuyển như khoản phải thu và tồn kho. Tớnh khụng theo quy luật này của ngõn quỹ là bản chất của cỏc hoạt động kinh doanh.
Đũi hỏi từ phớa cỏc tổ chức cho vay
Cỏc tổ chức tớn dụng thường yờu cầu cụng ty lập ngõn sỏch ngõn quỹ để đỏp ứng yờu cầu cho vay của họ. Điều này buộc cỏc tổ chức cho vay xỏc định nhu cầu của khỏch hàng cũng như khả năng trả nợ của họ. Ngõn sỏch ngõn quỹ là một yếu tố sống cũn trong hoạt động của một cụng ty như cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Nội dung và cấu thành của ngõn sỏch ngõn quỹ
Ngõn sỏch ngõn quỹ gồm ba nội dung chớnh sau đõy:
Đặc điểm chớnh của ngõn sỏch ngõn quỹ là chỉ liờn quan đến tiền mặt sử dụng. Ngõn sỏch ngõn quỹ khụng bao gồm cỏc khoản mục khụng phải là tiền mặt.
Thời gian dũng tiền ra và dũng tiền vào - Thời kỳ: Theo thỏng hay theo quý - Khi nào, để làm gỡ và bao nhiờu.
Ngõn sỏch ngõn quỹ khụng thay thế cỏc ngõn quỹ khỏc mà toàn bộ cỏc ngõn sỏch và thụng tin ghi sổ cú thể được sử dụng để lập ngõn sỏch.
Cỏc khoản thu và chi
Ngõn sỏch thu và chi tiền mặt thường được ỏp dụng cho cỏc thời kỳ ngắn, chẳng hạn như ngày, tuần, thỏng hoặc quý. Nú cho phộp cụng ty dự toỏn cỏc dũng dũng tiền vào và dũng tiền ra, hay cỏc khoản thu và chi trong những thời kỳ tương lai gần. Cỏc dữ liệu này thường rỳt ra từ cỏc cấu trỳc trong quỏ khứ, chẳng hạn như cỏc cấu trỳc cho biết cỏch thức thu hồi nợ và những thời kỡ mà chi phớ thường phỏt sinh.
Cụng ty nào khụng cú dữ liệu quỏ khứ thỡ phải sử dụng thụng tin dự đoỏn. Tuy nhiờn, cú một số nguồn cú thể cung cấp dữ liệu cú giỏ trị cho quỏ trỡnh dự đoỏn. Chẳng hạn như cỏc nhà tư vấn thị trường, cơ quan thống kờ, cỏc tổ chức thương mại, trường đại học, thư viện, cơ quan tổ chức chớnh quyền địa phương cú thể cung cấp dữ liệu giỳp dự
đoỏn thị trường tiềm năng và cỏc khoản thu cuối cựng mà bạn cú thể cú trong suốt thời kỳ dự đoỏn.
Xỏc định cỏc khoản thu bằng tiền mặt
Cỏc khoản thu tiền mặt dự kiến bao gồm tất cả cỏc nguồn tiền trong thời kỳ lập kế hoạch. Nguồn tiền mặt chủ yếu thu được là nguồn từ bỏn hàng. Vỡ phần lớn doanh thu là doanh thu tớn dụng nờn một trong những nhiệm vụ quan trọng của tổ chức là phải xỏc định cấu trỳc thu hồi khoản phải thu.
Nếu xem xột cho năm hiện tại, cụng ty cú thể sử dụng dữ liệu quỏ khứ để lập kế hoạch thu hồi khoản phải thu. Núi cỏch khỏc, cụng ty cú thể xỏc định tỷ lệ phần trăm khoản phải thu thu hồi ngay trong thỏng bỏn hàng và vào cỏc thỏng sau đú. Ngoài tiền thu từ bỏn tớn dụng, cỏc khoản tiền thu ngay, người lập kế hoạch phải ước lượng tiền mặt thu từ bỏn tài sản hay cỏc khoản thu nhập khỏc.
Xỏc định cỏc khoản chi bằng tiền mặt
Cụng ty cần phải dự đoỏn cỏc khoản chi tiền mặt cho từng thời kỳ. Phần này bao gồm tất cả cỏc khoản chi tiền mặt phỏt sinh trong kỳ. Cú nhiều khoản chi giống nhau nhưng người lập kế hoạch vẫn phải cẩn thận kiểm tra độ chớnh xỏc của từng khoản chi từng thời kỳ và phản ỏnh những thay đổi cú thể xảy ra trong từng con số dự đoỏn. Ngõn sỏch chi tiền mặt cho biết cỏc dự đoỏn về chi tiền mặt đối với những khoản như nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, cho vay, hoàn vốn, trả lương, cổ tức hay cỏc chi phớ ngoài dự kiến khỏc. Tất cả cỏc khoản chi khụng dẫn đến việc chi tiền thực sự như khấu hao khụng được đưa vào danh sỏch này.
Cõn đối thu chi là khoản chờnh lệch giữa cỏc khoản thu và cỏc khoản chi trong kỳ. Ngõn quỹ chưa kể tài trợ bằng cõn đối thu chi cộng với số dư tiền mặt đầu kỳ. Số dư tiền mặt tối thiểu hay cũng là lề an toàn đơn giản là số tiền mặt ớt nhất mà cụng ty muốn duy trỡ. Cũng như với tài khoản tiết kiệm cỏ nhõn của bạn, bạn cần phải giữ ớt nhất một khoản tiền mặt tối thiểu trong tài khoản vỡ khoản tiền tối thiểu này sẽ giỳp bạn trỏnh được cỏc chi phớ dịch vụ hoặc cho phộp bạn thực hiện được những khoản chi tiờu ngoài kế hoạch. Tương tự như thế, cỏc cụng ty cũng cần phải cú số dư tiền mặt tối thiểu. Khoản tiền này giữa cỏc cụng ty thường khụng giống nhau và được xỏc định theo nhu cầu và chớnh sỏch riờng của từng cụng ty. Nếu số dư tiền mặt chưa kể tài trợ nhỏ hơn lề an toàn thỡ sẽ nảy sinh nguy cơ thiếu hụt tiền mặt. Trong tỡnh huống này, họ cú thể thực hiện cỏc hành động như rỳt ngõn quỹ từ tài sản ngắn hạn, cụ thể là thu tiền từ khỏch hàng nhanh hơn, giải phúng tồn kho..., hoặc là thanh lý những tài sản cố định khụng cần thiết và cuối cựng là vay ngắn hạn. Ngược lại, với tỡnh huống dư thừa tiền mặt (tiền mặt lớn hơn số dư tiền mặt tối thiểu), cụng ty cú thể tăng mức dự trữ, cho vay hay đầu tư vào chứng khoỏn khả nhượng và cuối cựng là thanh toỏn cỏc khoản nợ.
Phần tài trợ của ngõn sỏch ngõn quỹ bao gồm vay và trả nợ. Nếu ngõn quỹ một thời kỳ nào đú bị thiếu hụt, phần tài trợ sẽ biểu diễn khoản tiền cần phải vay trong thời kỳ
đú. Khi tiền mặt dư thừa, phần này biểu diễn cỏc khoản trả nợ dự kiến bao gồm cả lói vay. Phần cuối cựng trong ngõn sỏch ngõn quỹ là số dư tiền mặt cuối kỳ dự kiến. Số dư tiền mặt cuối kỳ bằng ngõn quỹ chưa kể tài trợ cộng số tiền vay trong kỳ trừ đi khoản trả lói vay.
Xõy dựng ngõn sỏch ngõn quỹ
Ngõn sỏch ngõn quỹ là tổng hợp của ngõn sỏch thu tiền mặt và ngõn sỏch chi tiền mặt. Ngõn sỏch này cung cấp thờm dự đoỏn về số dư tiền mặt tối thiểu dựa trờn cấu trỳc lịch sử. Ngõn sỏch ngõn quỹ cho biết cụng ty cú nhu cầu tài trợ do chi tiền mặt nhiều hơn hay thừa tiền mặt do thu tiền mặt nhiều hơn trong từng thời kỳ. Ngoài ra, ngõn sỏch ngõn quỹ cũng dự đoỏn tiền lói thu được từ đầu tư tiền mặt dư thừa và chi phớ tài chớnh do vay nợ tạm thời.
Vớ dụ ngõn sỏch ngõn quỹ
Phần lớn cỏc thụng tin cần thiết để lập ngõn sỏch ngõn quỹ được tập hợp từ cỏc ngõn sỏch hoạt động. Tuy nhiờn, bản thõn cỏc kế hoạch này khụng thể cung cấp đầy đủ thụng tin cần thiết. Chỳng ta phải biết cấu trỳc thu tiền từ doanh thu và cấu trỳc thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu để xỏc định dũng ngõn quỹ thực tế từ bỏn hàng và ngõn quỹ chi trả cho việc mua tớn dụng. Để minh hoạ ngõn sỏch ngõn quỹ, chỳng ta cựng mở rộng vớ dụ của Cụng ty cổ phần Tiờn Sa với cỏc giả thiết như sau:
a. Trong năm đến, Cụng ty cổ phần Tiờn Sa cần duy trỡ tối thiểu 20 triệu tiền mặt vào cuối mỗi thỏng. Vào ngày 31/12/20X5, số dư tiền mặt là 15 triệu đồng (bảng cõn đối kế toỏn cụng ty cổ phần Tiờn Sa ngày 31/12/20X5).
b. 10 phần trăm doanh thu được thanh toỏn ngay vào thời điểm bỏn hàng, số cũn lại là doanh thu tớn dụng. Trong phần doanh thu từ bỏn tớn dụng, 35% được thu ngay trong thỏng bỏn hàng, 45 phần trăm được thu vào thỏng tiếp theo, số cũn lại được thu vào thỏng thứ ba sau thỏng phỏt sinh doanh số.
c. Toàn bộ chi phớ nguyờn vật liệu đều được mua tớn dụng, nhà cung cấp yờu cầu trả 70 phần trăm tổng chi phớ sau một thỏng kể từ thời điểm mua hàng, 30 phần trăm cũn lại phải trả vào thỏng tiếp theo. Giỏ trị mua sắm nguyờn vật liệu thực tế của thỏng 11 và thỏng 12 tương ứng là 7,5 và 11,5 triệu đồng.
d. Kinh nghiệm cho thấy cụng ty trả 75% tiền lương ngay trong thỏng phỏt sinh và 25% cũn lại vào thỏng sau. Cụng ty cũn khoản nợ lương của thỏng Mười Hai một khoản 5,5 triệu đồng.
e. Ngõn sỏch đầu tư cho năm 20X6 cho biết cụng ty cú kế hoạch mua một thiết bị mới vào thỏng Một. Chi phớ tiền mặt để mua trang thiết bị này là 65 triệu đồng. Sau đú, vào thỏng Hai, cụng ty dự kiến thanh lý một tài sản cú giỏ trị cũn lại là 60 triệu đồng với giỏ trị thanh lý dự kiến là 40 triệu đồng.
f. Theo kế hoạch tài trợ dài hạn, cụng ty sẽ vay dài hạn 15 triệu đồng vào thỏng Hai.
g. Vào thỏng Một, cụng ty phải thanh toỏn cho ngõn hàng một khoản vay ngắn hạn đến hạn 15 triệu đồng. Ngoài ra, cụng ty phải trả 5 triệu đồng tiền lói vào thỏng Ba và thanh toỏn 18 triệu đồng cổ tức vào thỏng Hai.
h. Tất cả cỏc khoản vay đều diễn ra vào đầu mỗi quý, và tất cả cỏc khoản trả nợ đều diễn ra vào cuối mỗi quý.
i. Vào thỏng Hai, cụng ty sẽ thanh toỏn 10 triệu đồng tiền thuế và trả trước 12 triệu đồng tiền thuế cho năm sau.
j. Số dư tiền mặt tối thiểu mỗi thỏng phải duy trỡ là 20 triệu đồng.
Phần thu của ngõn sỏch ngõn quỹ trong bảng 4.5 trỡnh bày cấu trỳc dũng tiền vào từ bỏn hàng thu ngay và bỏn hàng tớn dụng. Chỳng ta hóy xem phần thu ngõn quỹ trong thỏng 1 năm 20X6. Doanh thu tiền mặt thỏng 1 dự kiến là 4,8 triệu đồng (10% ì 48 triệu). Thu từ bỏn tớn dụng của thỏng 1 liờn quan đến doanh thu tớn dụng của thỏng 11 và thỏng 12 năm trước. Cụ thể, thu từ tớn dụng bao gồm hai khoản, thứ nhất là thu từ bỏn tớn dụng thỏng 11 năm 20X5, bằng 14,364 triệu (35% ì 41,24 triệu), 17,01 triệu (45%ì 41,24 triệu) và 6,48 (20% ì 41,24 triệu). Ngoài ra, thu tiền mặt cũn hai khoản, bao gồm thanh lý tài sản 40 triệu vào thỏng Ba và vay dài hạn 15 triệu đồng vào thỏng Hai.
Cỏc khoản chi tiền mặt bao gồm tiền mặt chi cho việc mua nguyờn vật liệu, trả lương và cỏc chi phớ khỏc. Thụng tin này thu thập từ ngõn sỏch sản xuất và cỏc ngõn sỏch hoạt động khỏc.
Với cỏc thụng tin trờn, ngõn sỏch ngõn quỹ của cụng ty được xõy dựng như trong bảng 5.8 dưới đõy.
NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ
Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng Thỏng 10 11 12 1 2 3 4 5 Doanh số 36 42 45,6 48 46,8 44,4 31,2 0 Tiền ngay 3,6 4,2 4,56 4,8 4,68 4,44 3,12 0 Bỏn tớn dụng 32,4 37,8 41,04 43,2 42,21 39,96 28,08 0 Thu sau 1 thỏng 14,364 15,13 14,742 Thu sau 2 thỏng 17,01 18,468 19,44 Sau 3 thỏng 6,48 7,56 8,208 Tổng thu từ bỏn tớn 37,854 41,148 42,39 dụng Thu rũng từ kinh 42,654 45,828 46,83 doanh Thanh lý tài sản 40
Vay dài hạn 15
Tổng thu 42,654 60,828 86,83
Chi
Mua sắm 7,5 11,5 9,56 9,27 8
Thanh toỏn cho nhà cung cấp
Sau 1 thỏng 8,05 6,692 6,489
Sau 2 thỏng 2,25 3,45 2,868
Thanh toỏn cho nhà 10,3 10,142 9,357 cung cấp
Tiền lương 15,590 14,824 14,066
Thanh toỏn trong 11,692 11,118 10,549 thỏng
Thanh toỏn sau 1 5,5 3,8976 3,7062 thỏng
Tổn thanh toỏn 17,192 15,016 14,256 lương
Thanh toỏn thuờ VP 2 2 2
Đầu tư 65