Tiến trỡnh lập ngõn sỏch cú thể cú nhiều cấp độ, đú cú thể là quy trỡnh khụng chớnh thức đối với cỏc cụng ty nhỏ và cú thể là một thủ tục chi tiết mất nhiều thời gian đối với của cỏc cụng ty lớn. Tuy nhiờn, dự ở cấp độ nào thỡ đặc điểm chớnh của quy trỡnh này là sự định hướng và phối hợp trong quỏ trỡnh lập ngõn sỏch.
a. Quản lý và phối hợp trong tiến trỡnh lập kế hoạch
Mỗi tổ chức phải cú một người chịu trỏch nhiệm trong việc định hướng và kết hợp toàn bộ hoạt động lập ngõn sỏch. Nhà quản lý ngõn sỏch này thường là kế toỏn trưởng hoặc là người chuyờn bỏo cỏo cho kế toỏn trưởng. Nhà quản lý ngõn sỏch, làm việc dưới sự quản lý của hội đồng ngõn sỏch. Hội đồng ngõn sỏch cú trỏch nhiệm xem lại ngõn sỏch, đưa ra cỏc định hướng về chớnh sỏch, cỏc mục tiờu ngõn sỏch và giỏm sỏt hiệu quả thực tế của tổ chức. Hội đồng ngõn sỏch cũng cú trỏch nhiệm đảm bảo cho ngõn sỏch được kết nối với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Giỏm đốc sẽ lựa chọn cỏc thành viờn của hội đồng và họ thường là giỏm đốc, phú giỏm đốc tài chớnh, kế toỏn trưởng.
b. Cỏc loại ngõn sỏch
Khi núi đến ngõn sỏch của cụng ty nghĩa là núi đến kế hoạch tài chớnh. Kế hoạch tài chớnh là một kế hoạch cụ thể tổng hợp từ nhiều ngõn sỏch hoạt động và ngõn sỏch bộ phận. Kế hoạch tài chớnh cú thể được chia thành cỏc ngõn sỏch hoạt động và ngõn sỏch tài chớnh. Cỏc ngõn sỏch hoạt động liờn quan đến cỏc hoạt động tạo ra thu nhập cho cụng ty như bỏn hàng, sản xuất, mua sắm... Sản phẩm cuối cựng của cỏc ngõn sỏch hoạt động là dự toỏn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh. Cỏc kế hoạch tài chớnh liờn quan đến cỏc dũng tiền vào và dũng tiền ra và liờn quan đến vị thế tài chớnh. Tỡnh hỡnh xuất nhập quỹ dự kiến được trỡnh bày chi tiết trong ngõn sỏch ngõn quỹ, bỏo cỏo nguồn và sử dụng và cuối cựng, vị thế tài chớnh dự kiến vào cuối thời kỳ lập kế hoạch được trỡnh bày trong dự toỏn bảng cõn đối kế toỏn. Hỡnh 5.5 minh họa cỏc bộ phận cấu thành của bộ kế hoạch tài chớnh. Kế hoạch tài chớnh thường được xõy dựng cho một năm theo năm tài chớnh. Cỏc ngõn sỏch hằng năm cú thể được chia thành ngõn sỏch hằng quý hay hằng thỏng. Việc sử dụng thời kỳ ngắn hơn cho phộp cỏc nhà quản trị so sỏnh dữ liệu thực tế với kế hoạch thường xuyờn hơn và từ đú cú thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Với ngõn sỏch hàng thỏng, tiến trỡnh hoạt động cú thể được kiểm tra thường xuyờn hơn nờn giảm được nhiều rủi ro hơn.
Ngõn sỏch bỏn hàng Ngõn sỏch sản xuất Ngõn sỏch chi Ngõn sỏch Ngõn sỏch LĐ
NVL trực tiếp trực tiếp phớ sản xuất chung Ngõn sỏch (chi phớ mua sắm đơn vị) Ngõn sỏch Marketing Ngõn sỏch Marketin Ngõn sỏch quản lý Ngõn sỏch R &D
DỰ TOÁN BÁO CÁO THU NHẬP
DỰ TOÁN NGÂN QUỸ
DỰ TOÁN BÁO CÁO NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH VỐN DỰ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Hỡnh 5.5. Cỏc bộ phận cấu thành của bộ kế hoạch tài chớnh
Hầu hết cỏc tổ chức đều dành nhiều thời gian cho việc xõy dựng ngõn sỏch cho năm sau, nhiều lỳc mất từ bốn đến năm thỏng. Tuy nhiờn, một số tổ chức xõy dựng triết lý lập ngõn sỏch liờn tục. Ngõn sỏch liờn tục là một ngõn sỏch 12 thỏng. Khi hết một thỏng trong ngõn sỏch, thỏng tiếp theo lại được bổ sung để cụng ty luụn duy trỡ một kế hoạch 12 thỏng. Lập ngõn sỏch liờn tục đảm bảo thỳc đẩy cỏc nhà quản trị lập kế hoạch liờn tục.
Tương tự như ngõn sỏch liờn tục là ngõn sỏch cập nhật thường xuyờn. Mục tiờu của ngõn sỏch này khụng phải là để họ luụn cú mười hai thỏng thụng tin ngõn sỏch mà thay vỡ thế, họ cập nhật kế hoạch tài chớnh trong từng thỏng khi cú thụng tin mới. Chẳng hạn như cụng ty CE ỏp dụng chớnh sỏch lập kế hoạch tài chớnh theo phương phỏp cập nhật liờn tục. Cứ đến mựa thu, CE lại xõy dựng ngõn sỏch cho năm đến. Vào thỏng Một của năm mới, ngõn sỏch được chuyển sang dự bỏo liờn tục. Điều này cú nghĩa là vào cuối mỗi thỏng, CE cụng bố cỏc kết quả của 12 thỏng trước và bảng dự toỏn cho cỏc thỏng cũn lại trong năm. Với hệ thống này, ngõn sỏch được cập nhật liờn tục trong năm.
Thất bại trong việc lập kế hoạch tài chớnh, dự chớnh thức hay khụng đều cú thể dẫn đến hậu quả khụn lường trong tài chớnh. Cỏc nhà quản trị doanh nghiệp cho dự là lớn hay nhỏ đều phải biết năng lực của họ và cú kế hoạch chi tiết về việc sử dụng cỏc nguồn lực của cụng ty. Việc lập kế hoạch cẩn thận là vấn đề sống cũn đối với sức khỏe tài chớnh hay núi cỏch khỏc là sự tồn tại của doanh nghiệp.