Hiện nay, các văn bản, quy định liên quan đến hoạt động tín dụng của nhà nước và VCB vẫn chưa có hệ thống tra cứu cụ thể. Các văn bản mới được cập nhật trên đường công văn chung của toàn hệ thống theo thứ tự thời gian cập nhật. Tuy nhiên, nếu sắp xếp như vây, việc tra cứu sẽ rất khó khăn, vì đường dẫn công văn chung của toàn hệ thống thường xuyên cập nhật rất nhiều tin tức về tất cả các hoạt động của VCB và hệ thống ngân hàng nên các thông tin lộn xộn và khó tìm kiếm. Hơn nữa, đối với các nhân viên mới, việc tìm hiểu các công văn cũ rất khó vì khơng có kho dữ liệu để tra cứu, dẫn đến cán bộ mới chưa hiểu biết và so sánh được những thay đổi trong quy định cũng như sản phàm. Bộ phận đề án cơng nghệ của VCB trụ sở chính cần phân tách đường dẫn công văn thành nhiều mục như:
- Mục “thông tin chung”: Cập nhật các tin tức về nhân sự, các hoạt động của VCB, các chương trình, sự kiện....
- Mục “tín dụng bán lẻ”: trong đó được chia thành các thư mục nhỏ như
“văn bản pháp luật” cập nhật những thông tư, quyết định, văn bản thay đổi của Nhà nước, Chính phủ, NHNN và các bộ ngành liên quan đến hoạt động tín dụng bán lẻ; mục “công văn nội bộ” cập nhật các sản phàm, quy định, điều chỉnh, các văn bản liên quan đến sản phàm cho vay, quy trình tín dụng và các quy định liên quan khác của VCB về tín dụng bán lẻ; Mục “lãi suất” cập nhật các thay đổi lãi suất cho vay mới nhất của các sản phàm vay vốn; Mục “mẫu biểu” cập nhật các mẫu biểu còn hiệu lực của các sản phàm bán lẻ tại VCB.......
- Mục “tín dụng bán buôn”: cũng bao gồm các thư mục nhỏ như “tín dụng bán lẻ”
- Và các mục cần thiết khác....
lực, dẫn đến sai quy trình, quy định về cho vay. Thực tế, tại chi nhánh đã có nhiều trường hợp cán bộ, đặc biệt là cán bộ mới áp dụng sai lãi suất đã hết hiệu lực, cấp tín dụng cho khách hàng vượt quá tỷ lệ cấp tín dụng tối đa trên giá trị TSBĐ do tra cứu, cập nhật sai công văn......