- Phương pháp phân tích theo cấu trúc lôgíc của bản văn:
5.5.Kỹ năng phỏng vấn để thu thập thông tin
Phỏng vấn là một phương tiện rất có hiệu quả để thu thập thông tin nhằm giải quyết một vấn đề
nhất định. Đây là cuộc nói chuyện được cấu trúc đặc biệt, có mục đích đã được xác định trước
một cách rõ ràng.
Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp.
Phỏng vấn trực tiếp là một cuộc gặp gỡ trực diện được sắp xếp trước giữa hai người: người
phỏng vấn là người đặt câu hỏi nhằm mục đích thu thập thông tin hoặc những câu trích dẫn
phục vụ cho bài viết của mình; người được phỏng vấn là người trả lời.
Phỏng vấn trực tiếp có thể được ghi âm hoặc không ghi âm.
Phỏng vấn gián tiếp có thể thực hiện qua các phương tiện kỹ thuật như điện thọai, E.mail, chat
qua mạng Internet, qua bảng câu hỏi….
Phỏng vấn là một nghệ thuật. Người phỏng vấn phải có kiến thức chung rộng, năng lực quan sát sắc bén, tư duy phải nhanh nhạy, linh hoạt, có óc phân tích, có khả năng giấu cảm xúc cá nhân. Muốn phỏng vấn thành công phải có kỹ năng phỏng vấn.
Trước tiênngười phỏng vấn cần trả lời 6 câu hỏi để biết rõ những điều mình muốn: - Phỏng vấn ai?
- Phỏng vấn cái gì? (chủ đề của phỏng vấn)
- Phỏng vấn khi nào? - Phỏng vấn ở đâu? - Tại sao cần phỏng vấn?
- Phỏng vấn như thế nào? (Cách tiếp cận người phỏng vấn).
Việc trả lời các câu hỏi này thể hiện trong việc lên được kế hoạch chi tiết cho cuộc phỏng vấn. Nên tìm hiểu trước về đối tượng được phỏng vấn trước khi gặp, khi thỏa thuận cuộc hẹn cần
cẩn thận kiểm tra ngày, tháng, thứ mấy trong tuần. Địa điểm, thời gian cụ thể nên để cho đối tượng được phỏng vấn ấn định.
Trước khi đi phỏng vấn cần kiểm tra: sổ ghi chép (kích thước nhỏ), bút, máy ghi âm (băng, pin), điện thoại di động, tiền lẻ để trả tiền khi cần thiết, địa chỉ, số điện thoại của đối tượng được phỏng vấn, ….Đến đúng giờ hoặc sớm hơn một chút, cần phòng hờ những ách tắctrong giao thông có thể cản trở giờ hẹn phỏng vấn.
Lúc gặp gỡ đối tượng được phỏng vấn cần nhìn thẳng và mỉm cười một cách tự nhiên (không
được bộc lộ sự hồi hộp hoặc lo lắng), bắt tay nếu người được phỏng vấn tiến tới, chìa tay ra, không ngồi trước khi được mời ngồi, nói lời cảm ơn vì đã được tiếp đón, trao danh thiếp.
Trong quá trình phỏng vấn cần:
- Nói rõ mục đích của cuộc phỏng vấn.
- Hỏi những câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể, theo một trật tự hợp lý (các câu hỏi phải được
chuẩn bị kỹ trước).
-Đặt ra một sốcâu hỏi khó trả lời là những câu hỏi hay buộc phải suy tư, động não để tìm ra câu trả lời.
- Đưa ra những thông tin cần xác nhận hoặc phủ nhận.
- Lắng nghe các câu trả lời, ghi chép và quan sát bằng mắt để tránh hiểu nhầm, cố gắng đặt
mình vào vị trí của người được phỏng vấn và hình dung tác động của các câu hỏi do mình đưa
ra, khuyến khích người được phỏng vấn nói thêm.
- Ăn mặc phù hợp với hoàn cảnh, đối tượng được phỏng vấn.
- Tạo không khí thoải mái, không tranh luận, không đưa ra ý kiến nhận xét đánh giá của mình, giọng nói mềm mỏng, thân thiện. Khi cần thiết có thể dí dỏm, hài hước.
- Thời gian phỏng vấn thường là 15-20 phút, tối đa là 40 phút. Biết kết thúc đúng lúc là hết sức
cần thiết. Khi kết thúc phỏng vấn cần bày tỏ sự cảm ơn, đề nghị hợp tác trong tương lai sẽ tạo
nên ấn tượng tốt đẹp.
Điều cốt lõi để phỏng vấn thành công là chuẩn bị kỹ càng, xác định chính xác mình cần những
thông tin gì, lắng nghe chăm chú, kiểm soát được cuộc phỏng vấn, biên tập chính xác.
Trong kỹ thuật phỏng vấn, kỹ năng lắng nghe và khuyến khích đối tượng được phỏng vấn nói
cần phải đặc biệt lưu ý. Sự lắng nghe đòi hỏi phải tập trung và làm căng thẳng thần kinh, lắng nghe đòi hỏi sự thấu cảm, sự hiểu biết, sự kiên nhẫn. Lắng nghe một cách chăm chú sẽ làm
người phỏng vấn hiểu rõ vấn đề hơn, lấy được các thông tin mình mong muốn và chính sựlắng
nghe đó khuyến khích người nói. Biểu hiện của lắng nghe là: thỉnh thoảng gật đầu, nghiêng đầu, hơi nhổm người về phía trước, mỉm cười, giữ im lặng, tóm tắt lại khi người được phỏng vấn nói
dài (để chứng tỏ là mình lắng nghe và hiểu đúng) và tiếp tục nghe…. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn:
Các loại câu hỏi dùng trong phỏng vấn nhằm thu thập thông tin cần ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng, chính xác. Các loại câu hỏi bao gồm: câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi định hướng. - Câu hỏi đóng là loại câu hỏi có thể trả lời đúng hoặc không, câu hỏi giả định, thường được sử
dụng để lấy số liệu thống kê, các tên gọi, chức danh, địa điểm. Loại câu hỏi này dễ gây chán cho người được phỏng vấn vì họ bị rơi vào thế phải trả lời chứ không phải là trò chuyện.
- Câu hỏi mở là loại câu hỏi đòi hỏi câu trả lời dài, cặn kẽ, đầy đủ. Thường bắt đầu bằng “Tại
sao…”, “ Cái gì là nguyên nhân …”, “ Điều gì quan trọng..”, “ như thế nào…”…. Loại câu hỏi
này thường thu hút sự chú ý của người được phỏng vấn, khuyến khích họ nói một cách thoải
mái vì được thể hiện quan điểm của mình. Câu hỏi mở có nhiều dạng:
+ Câu hỏi mở dạng “nhắc lại” câu trả lời của người được phỏng vấn. Loại câu hỏi này được sử
dụng khi cảm thấy người được phỏng vấn có thể muốn nói thêm nhưng hỏi trực tiếp lại không được họ cung cấp thông tin.
+ Câu hỏi mở dạng “mở rộng” được sử dụng để khai thác thêm thông tin chi tiết, để người được
phỏng vấn đưa ra các ví dụ cụ thể. Ví dụ câu hỏi mang tính giả thuyết “Anh sẽ làm gì, nếu…”, “chẳng hạn…”
+ Câu hỏi mở dạng “làm rõ” được sử dụng để kiểm tra thông tin.
- Câu hỏi định hướng là loại câu hỏi mang tính gợi ý hoặc cài bẫy nhằm thu thập thông tin phản
hồi về một vấn đề đã biết.
Khi thực hiện phỏng vấn cần phải hiểu biết một số ngôn ngữ biểu cảm của cơ thể con người như diện mạo (phục trang, đồ dùng, kiểu tóc…thể hiện tính cách), sự chuyển động của mắt
(kiểu nhìn: nhìn lên khi hồi tưởng hoặc hình dung, nhìn xuống khi đối thoại nội tâm…), gương
mặt (thể hiện cảm xúc vui, buồn, ngạc nhiên…), cử chỉ tay, chân (thể hiện sự tự tin, sự chú ý, sự suy nghĩ, sự căng thẳng, sự chán ngán …), tư thế đầu (đầu nghiêng thể hiện sự chú ý, đầu cúi
- sự không tán thành), v.v….
Phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại, qua Internet không phải là phương pháp thu thập thông tin
tốt nhưng dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian. Khi thực hiện phương pháp này cần lưu ý kiểm tra xem lúc đó có phải là thời gian thuận tiện để phỏng vấn hay không và cần chuẩn bị rất kỹ các câu hỏi, phải khuyến khích đối tượng được phỏng vấn nói.