- Các dạng đồ thị:
39Xem Randy Pausch và Jeffrey Zaslow Bài giảng cuối cùng, NXB Trẻ, 2009.
thực hiện bằng cách thủ thỉ trò chuyện, nhưng cũng có thể kể về mình và việc thuyết trình của mình một cách sinh động. Randy Pausch, một người đang bị ung thư giai đoạn cuối, đã biểu diễn chống tay hít đất trên sân khấu để nói cho người nghe về tình trạng sức khỏe hiện tại của mình.
Người nghe, đặc biệt là giới khoa học, hay kinh doanh, thường có ấn tượng rất mạnh với các con số thống kê. Mở đầu thuyết trình với các con số thống kê hứa hẹn với họ rằng bài thuyết trình chứa nhiều thông tin rất đáng nghe. Người thuyết trình mở đầu bằng các con số doanh thu và lợi nhuận của công ty mình sẽ làm cho các nhà kinh doanh thấy mình không phải chờ đợi để
được nghe thông tin cần thiết cho việc quyết định có nên đầu tư, hay bắt tay làm ăn với công ty hay không. Các con số sẽ làm cho nhà khoa học theo dõi xem chúng dẫn đến cái gì, hoặc chúng
được lấy từ đâu, theo phương pháp nào, và liệu chúng có đáng tin cậy hay không, …
Các câu hỏi gợi sự tò mò, kích thích người nghe suy nghĩ, tìm kiếm thông tin để giải đáp, và quan tâm đến nội dung thuyết trình để lấy thông tin. Chẳng hạn, để giới thiệu chủ nghĩa Mác, nhà thuyết trình nêu câu hỏi: Quý vị có biết bạn nghe đài BBC bầu chọn ai là nhà tư tưởng lớn nhất thiên niên kỷ thứ hai không? Câu trả lời Carl Marx được đưa ra sau đó (nếu do người nghe
đưa ra thì càng tốt) là một sự khởi đầu tuyệt vời cho bài thuyết trình.
Dù mở đầu bằng cách nào thì phần mở đầu cũng phải thông báo được cho người nghe biết họ sẽ
được nghe về vấn đề gì, buổi thuyết trình sẽ có những phần nào.
Phần thân bài
Phần thân bài được dùng để trình bày nội dung bài thuyết trình. Nếu nội dung đó dài, cần chia nó ra thành nhiều mục.
Nội dung trình bày phải có logic chặt chẽ, hợp lý
Cùng những quân cờ và quy tắc đi như nhau mà trong hai người đánh cờ với nhau có người thắng và có người thua. Thắng hay thua ở đây phụ thuộc vào chỗ người chơi đã sử dụng những quân cờ nào và thứ tự nước đi của anh ta ra sao. Khi thuyết trình cũng vậy, bài nói hay, lôi cuốn
được người nghe, hay dở, làm người nghe chán ngán, phụ thuộc vào việc người thuyết trình đã sử dụng những thông tin nào và sắp xếp chúng theo thứ tự nào.
Các phần của bài thuyết trình có thể sắp xếp theo trình tự thời gian, việc gì xuất hiện trước thì nói trước, xuất hiện sau thì nói sau. Có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng tăng dần hoặc giảm dần. Có thể sắp xếp các phần theo logic của sự kiện. Nếu sự kiện A dẫn đến (hay sinh ra) sự kiện B thì trình bày về sự kiện A trước, sự kiện B sau. Cũng có thể sắp xếp theo cách đã dùng để xem xét vấn đề như phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức), trả lời các câu hỏi 5 W, 1 H, ...
Nội dung trình bày phải ngắn gọn, súc tích
Sẽ là sai lầm nếu bạn nghĩ rằng cần phải nói cho người nghe càng nhiều càng tốt. Thật ra nếu bạn nói nhiều thì nội dung sẽ dàn trải, người nghe sẽ mệt, thiếu tập trung, và buổi thuyết trình sẽ thất bại. Thủ tướng Anh hồi trước Chiến tranh thế giới thứ II là W.Churchild, trong một lần,
khi chiến tranh bắt đầu, nói chuyện với sinh viên, đã chỉ nói đúng một câu: “Chúng ta không bao giờ, không bao giờ, không bao giờ cúi đầu trước sức mạnh, chỉ cúi đầu trước lương tâm và lẽ phải!”. Tổng thống Mỹ J. Kenedy cũng chỉ nói đúng một câu với những người chờ đợi:“Hỡi
những công dân Mỹ bạn của tôi, các bạn đừng hỏi nước Mỹ đưa lại gì cho bạn, hãy hỏi mình có thể làm gì cho nước Mỹ.” Những phần, những đoạn không thực sự cần thiết, có cũng được,
thú vị mà mình – đã tốn khá nhiều công sức – tìm được, nên thường muốn giữ chúng lại trong bài, dù nội dung của chúng không thật sự liên quan đến điều đang được trình bày. Đây là điều cần phải vượt qua. Theo tác giả Nguyên Anh của trang web Sức Trẻ Việt Nam thì “Các chuyên gia khuyên bạn rằng, khi bạn bỏ đi những thông tin thú vị nhưng không phù hợp ra khỏi bài thuyết trình, bạn sẽ tăng khả năng ghi nhớ của người nghe lên 189% và tăng khả năng áp dụng
của họ lên 109%”40.
Phải nói đúng trọng tâm
Những người nghe thuyết trình quan tâm trước hết đến đề tài thuyết trình, vì thế họ luôn muốn
được nghe ngay những điều liên quan đến đề tài đó. Vì vậy, nếu người thuyết trình trình bày các vấn đề khác, không liên quan trực tiếp đến đề tài thì người nghe sẽ thất vọng, thấy mình phí thời gian dự buổi thuyết trình.
Để nói đúng trọng tâm, bạn cần lọc kỹ các ý tưởng, có thể đánh số chúng theo thứ tự quan trọng giảm dần. Hãy chọn nói những ý tưởng quan trọng nhất, lớn nhất. Những ý nhỏ hơn, hay ít quan trọng hơn nên bỏ đi. Nếu người nghe muốn nghe thêm về chúng thì sẽ trình bày chúng trong phần trả lời các câu hỏi, hoặc bên ngoài buổi thuyết trình.
Kỹ thuật “não công bằng liệt kê” có thể rất có ích cho việc chọn lựa ý tưởng quan trọng để thuyết trình. Kỹ thuật đó như sau:
Trước hết, ghi lên đầu trang giấy vấn đề đang quan tâm.
Thứ hai, cố gắng nghĩ về vấn đề đó và viết ra tất cả những gì xuất hiện trong đầu bạn.
Những điều này có thể là một đoạn văn, có thể là một câu, cũng có thể chỉ là một từ. Hãy ghi ra hết. Đừng quan tâm đến chuyện những gì bạn viết ra có hay hay không, có liên quan đến đề tài
hay không, có đúng chính tả và ngữ pháp không. Hãy cứ viết ra trong một khoảng thời gian
ngắn (khoảng 2-3 phút). Việc viết trong thời gian ngắn như vậy làm cho các ý tưởng “dính” với
nhau, theo nhau xuất hiện. Còn nếu viết trong thời gian lâu hơn hoặc để cho các vấn đề khác xen vào thì các ý tưởng sẽ tách rời nhau, không xuất hiện liên tục nữa.
Sau khi đã viết ra các ý tưởng, bạn sẽ lọc lại chúng, bỏ đi những ý không liên quan đến đề
tài, bỏ bớt những ý trùng lặp. Cũng cần sửa lại những lỗi chính tả, ngữ pháp (nếu có).
Bước tiếp theo là phân nhóm các ý tưởng. Chọn ý chính trong các nhóm đó. Các ý chính
này có thể dùng làm tiêu đề cho các phần tương ứng hoặc làm ý trung tâm cho các phần đó.
Một phương tiện khác rất thích hợp cho việc chuẩn bị nội dung trình bày nói chung và trình bày
đúng trọng tâm nói riêng là sơ đồ tư duy (mindmap). Sơ đồ tư duy còn được dùng như công cụ trợ giúp cho thuyết trình.
Nội dung phải mới
Nếu bài thuyết trình không có nội dung mới thì không thể thuyết trình thành công được. Người nghe sẽ chán ngán ngay khi thấy họ không nghe được điều gì mới từ buổi thuyết trình. Muốn có
được cái mới, người thuyết trình phải bỏ nhiều công sức đọc tài liệu, tổ chức phỏng vấn, điều tra, v.v.
Nội dung phải lôi cuốn
Nếu người thuyết trình nêu hết ý này đến ý khác thì người nghe có thể không theo kịp, hoặc
chán ngán, hoặc quá căng thẳng. Để tránh những điều đó, nội dung cần phải được minh họa.
Các nội dung thuyết trình có thể được minh họa bằng ví dụ, bằng hình ảnh, phim, v.v….
40
Hãy chọn các ví dụ sinh động, gắn với đời sống, và càng dí dỏm càng tốt (trừ trường hợp thuyết
trình đề tài khoa học cho hội đồng xét duyệt hay hội đồng chấm luận văn, luận án, hoặc những trường hợp nghiêm trang khác.)
Chẳng hạn khi nói rằng việc một nước là thành viên Tổ chức Thương mại Thế giới làm cho nguồn vốn nước ngoài đầu tư vào nước đó có thể ào ạt chảy ra khỏi nước đó và gây nên khủng
hoảng, bạn có thể nêu ví dụ Thái Lan trong cuộc khủng hoảng tài chính năm 1997. Trên kia đã nói, các ví dụ càng dí dỏm càng tốt, nhưng không được sa đà vào các ví dụ đó. Trên thực tế khi người thuyết trình sử dụng những ví dụ như vậy, thì người nghe sẽ tỏ ra chăm chú hơn, và người thuyết trình còn có thể nhận được những tiếng vỗ tay hay tiếng cười tán thưởng. Điều đó
có thể làm cho người thuyết trình nêu thêm ví dụ khác tương tự, hay kể thêm câu chuyện vui khác. Nhưng như vậy, người thuyết trình đã sa đà, lạc đề.
Các luận điểm phải có đủ cơ sở
Tất cả các nhận định đưa ra trong bài thuyết trình đều phải được chứng minh, giải thích đầy đủ.
Chẳng hạn, khi khẳng định rằng hiện nay, việc đầu tư cho thương hiệu đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh, người thuyết trình phải làm hai việc: Thứ nhất, phải giải thích lý do tại
sao lại như vậy, và thứ hai, dẫn ra một số ví dụ cụ thể doanh nghiệp gặp bất lợi khi không đầu tư thỏa đáng cho thương hiệu của mình. Việc đưa ra chứng cứ, chứng minh, giải thích như vậy làm cho điều khẳng định có tính cơ sở, đáng tin cậy hơn, và vì thế, có tính thuyết phục cao hơn.
Có một đặc điểm tư duy của người Việt Nam mà chúng ta nên lưu ý khi thuyết trình. Đó là sự đề cao kinh nghiệm hơn lý luận, đề cao “cái tình” hơn “cái lý”. Vì thế khi chuẩn bị ví dụ cho thuyết trình ta không nên chỉ dừng lại ở các con số thống kê, không chỉ dừng lại ở các suy luận diễn dịch,dù xét về mặt logic chúng hoàn toàn đủ cho lập luận. Ta nên nêu thêm các ví dụ cụ thể từ thực tế, nên dùng thêm suy luận tương tự.
Nội dung thuyết trình phải phù hợp với người nghe
Ở phần xác định đối tượng nghe thuyết trình chúng ta đã biết rằng cần thuyết trình sao cho phù hợp với người nghe, phải nói những điều họ quan tâm và phù hợp với tâm lý của họ thì mới mong thành công được. “Các giáo viên thích những bản đề cương rõ ràng, trong khi các nhân
viên bán hàng có khuynh hướng thích sự tân thời và mang tính ngẫu hứng nhiều hơn”41 . “Các chính trị gia muốn nghe về các con số, các nhà khoa học muốn nghe về các lập luận đã được
chứng minh, các thành viên của một cộng đồng muốn nghe về vai trò và trách nhiệm và mức độ
tham gia của họ vào một dự án, v.v…”42. Nếu là người trẻ tuổi thì thông tin vui nhộn, ví dụ hài hước rất dễ được chấp nhận. Nếu là người nhiều tuổi, người già thì thông tin phải trầm hơn, hạn chế các ví dụ hài hước, hình ảnh ít màu sắc, không nên đưa nhiều hiệu ứng hoạt hình.
Phần kết luận
Trong phần này nên tóm gọn lại những nội dung đã nói. Điều này giúp cho người nghe dễ nhớ các nội dung đó. Chỉ cần nói đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng. Nếu được, nên đánh số những điều tóm tắt.
Ví dụ sau đây lấy từ bài học thuyết trình trong chương trình tiếng Anh thương mại của Radio Australia. “Qua mặt hàng tiêu biểu là đậu phụ Suki, chúng tôi đã trình bày với quý vị về hoạt