- Các dạng đồ thị:
35 10 bí quyết thành công của những diễn giả, MC tài năng nhất thế giới/ Carmine Gallo TP HCM, NXB Trẻ, 2008 tr.9.
Mỗi bài thuyết trình đều dành cho một đối tượng nghe cụ thể. Cùng một bài thuyết trình nhưng
với đối tượng nghe này thì thành công, còn với đối tượng nghe khác thì thất bại. Người nghe thuyết trình có thể khác nhau về tuổi tác, về trình độ; họ cũng có thể khác nhau về nghề nghiệp, về vai trò trong xã hội, hay khác nhau về lĩnh vực quan tâm. Nếu người thuyết trình nói về những điều người nghe muốn nghe và phù hợp với tâm lý của họ thì có rất nhiều cơ sở để thành công. Ngược lại, nếu nói về những điều người nghe không muốn nghe, hoặc không phù hợp với tâm lý của họ thì khả năng thất bại rất cao.
Như vậy đối tượng nghe thuyết trình góp phần rất lớn vào sự thành công hay thất bại của buổi thuyết trình. Chính vì thế nên việc xác định xem đối tượng nghe là ai, số lượng như thế nào, họ muốn nghe gì là điều không thể bỏ qua. Cần xác định xem người nghe trẻ tuổi hay nhiều tuổi, trình độ chuyên môn của họ như thế nào, họ thuộc ngành nghề gì, … .
Địa điểm thuyết trình cũng cần được xác định rõ trước khi đi vào chuẩn bị các phần khác. Hãy xác định rõ sẽ thuyết trình ngoài trời (công viên, quảng trường, sân khấu ngoài trời, …) hay trong nhà. Tìm hiểu xem ở địa điểm thuyết trình như vậy có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như
máy tính, đèn chiếu được hay không? Có thể bố trí chỗ treo biểu đồ, tranh ảnh không, …
6.2.2. Chọn đề tài thuyết trình
Nếu bạn được đặt hàng hoặc phân công thuyết trình một đề tài cụ thể thì bạn không phải chọn đề tài. Trong những trường hợp còn lại thì chọn đề tài thuyết trình là một công việc không đơn
giản. Nên chọn đề tài đạt được ba điều sau đây:
Thứ nhất, bạn phải đam mê, phải có hứng thú với đề tài đó. Khi có hứng thú với đề tài ta sẽ
nói về nó với sự nồng nhiệt, với nhiều tình cảm, và điều đó sẽ gây được cảm tình nơi người
nghe, dễ truyền cảm hứng đến người nghe. Nếu không có đam mê, không có sự hứng thú với đề
tài, ta dễ thuyết trình đều đều, buồn tẻ, làm với mong muốn sao cho chóng xong việc, và tất
nhiên là chẳng có cảm hứng nào để truyền cho thính giả. Vì thế, nếu có thể thì bạn hãy từ chối
sự phân công hay đặt hàng đề tài mà bạn thấy thiếu hứng thú.
Thứ hai, bạn phải có hiểu biết tốt về đề tài thuyết trình. Thật sự là thiếu tôn trọng người
nghe, và cả bản thân, khi thuyết trình về vấn đề mà mình không hiểu rõ. Với đề tài mình không hiểu rõ, người thuyết trình sẽ lúng túng, không biết sắp xếp những điều cần nói, nói lạc đề, trả
lời không đúng trọng tâm câu hỏi của khán giả…
Thứ ba, đề tài phải phù hợp với người nghe. Nếu chúng ta thuyết trình đề tài “những thách
thức của toàn cầu hóa” cho sinh viên thì rất phù hợp. Tuy nhiên nói đề tài đó với học sinh phổ
thông thì sẽ thất bại. Cùng một đối tượng, nhưng hoàn cảnh khác nhau cũng làm cho vấn đề
quan tâm khác nhau. Vì vậy khi chọn đề tài còn phải căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể. Chẳng hạn, khi sinh viên đang đi cắm trại mà nói về vấn đề mang tính học thuật cao sẽ không phù hợp, mà những đề tài như tình bạn, tình yêu, thể thao v.v… lại được quan tâm.
6.2.3. Xác định rõ mục đích thuyết trình
Cần phải hiểu rõ mục đích thuyết trình thì mới chuẩn bị tiếp các phần việc về sau được. Mục
đích thuyết trình trả lời cho câu hỏi: Thuyết trình để làm gì? Hay cụ thể hơn: Ta mong đạt được
điều gì, hay mong người nghe làm gì hoặc có quan điểm nào sau khi nghe thuyết trình? Mục
Chẳng hạn, các mục đích nêu sau đây là rõ ràng:
Để đối tác không tăng giá các hàng hoá, dịch vụ bán cho chúng ta.
Để người nghe mua hàng của công ty A.
Để người nghe hiểu chính xác về vấn đề ngụy biện. Các mục đích sau đây là không rõ ràng:
Giúp cho các công ty vừa và nhỏ kinh doanh hiệu quả hơn.
Hiểu rõ hơn về một số cơ hội làm ăn với một số đối tác nước ngoài.
6.2.4. Chuẩn bị nội dung thuyết trình
Đây là phần quan trọng nhất trong toàn bộ công tác chuẩn bị, và cũng là phần việc chiếm nhiều
thời gian nhất.
Công việc trước hết trong việc chuẩn bị nội dung thuyết trình là phải tìm hiểu kỹ lưỡng về đề tài thuyết trình.
Phải đọc các sách báo, công trình nghiên cứu, tài liệu, ý kiến liên quan đến đề tài thuyết trình. Nếu thuyết trình về đề tài khoa học, người thuyết trình phải nắm vững: các khái niệm liên quan, các luận điểm, luận chứng, các cách tiếp cận, các phương pháp nghiên cứu đã được áp dụng cho đề tài. Cũng cần nắm vững những cái mới mà đề tài đưa ra, các vấn đề còn tồn tại, cần nghiên cứu sâu hơn. Nếu thuyết trình về sản phẩm mới, người thuyết trình phải hiểu thật rõ tính năng, công dụng, đặc điểm của nó. Phải biết sản phẩm mới có những ưu điểm gì so với các sản phẩm khác cùng công dụng, phải biết về các sản phẩm cùng loại đó để khi cần có thể so sánh hoặc trả lời cho những người quan tâm. Cũng cần nắm chắc thông tin về công ty, doanh nghiệp sản xuất, thời điểm sản xuất, kế hoạch phát triển trong tương lai, điều kiện hậu mãi, …
Vạch kế hoạch thuyết trình
Khi đã bao quát36 được nội dung các vấn đề thuyết trình, bạn cần vạch kế hoạch trình bày nội dung. Trong kế hoạch này phải ghi rõ:
Những người nào sẽ tham gia thuyết trình. Nếu là nhiều người thì công việc cụ thể của từng người là gì.
Thời gian thuyết trìnhlà bao nhiêu: tổng thời gian, thời gian cho từng phần.
Mở đầu bài thuyết trình như thế nào.
Dùng thêm phim ảnh, nhạc hay không, dùng cho những phần nào, vào thời điểm nào.
Nội dung thuyết trình được trình chiếu (bằng powerpoint) hay chỉ để nói (nhiều địa điểm
thuyết trình không dùng máy tính và đèn chiếu). Nếu được trình chiếu thì ai (người nói hay người khác) sẽ điều khiển máy tính.
Có những hoạt động khác (diễn kịch, trưng bày mẫu sản phẩm, thao tác làm mẫu, …) hay không.
Kế hoạch trình bày nội dung nên được soạn thảo chi tiết. Càng chi tiết thì càng tốt. Khi đó người (những người) thuyết trình sẽ biết chi tiết mình cần chuẩn bị những gì, và trong tiến trình thuyết trình mình cần làm những gì. Kế hoạch đó cũng giúp người thuyết trình quản l ý thời gian
tốt hơn.
Ví dụ, để thuyết trình về đề tài ngụy biện, một nhóm sinh viên Khoa Địa lý Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP.HCM37đã vạch ra kế hoạch ngắn sau đây: