Nhìn chung các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán là một loạt các công việc có liên quan đến việc lập và thực hiện các kế hoạch. Do đó khi nói đến tổ chức đàm phán chúng ta chỉ cần nói là tổ chức lập và thực hiện kế hoạch đàm phán là đủ. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc nghiên cứu và áp dụng trong phần này, tổ chức đàm phán sẽ đợc phân ra thành:
- Tổ chức thu thập và xử lý thông tin:
Đây là khâu mở đầu của mọi quá trình. Nó liên quan đến các vấn đề nh: Đánh giá đại vị, uy tín và khả năng của bản thân doanh nghiệp cũng nh của đối tác đàm phán. Thông tin phục vụ trớc hết cho quá trình lập kế hoạch đàm phán và hơn nữa đợc sử dụng để ra những quyết định điều chỉnh trong quá trình đàm phán.
- Tổ chức nhân sự của quá trình đàm phán:
- Tổ chức lập kế hoạch, xây dựng chơng trình đàm phán.
Việc lập kế hoạch và xây dựng chơng trình đàm phán là công việc liên quan đến sự chuẩn bị của nhóm cũng nh của từng cá nhân nh đã nói ở trên.
Hiện nay trong việc phân chia các giai đoạn của quá trình đàm phán có nhiều quan điểm. Có ý kiến cho rằng, nên phân chia quá trình đàm phán thành:
+Giai đoạn1: Mở đầu
+ Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin + Giai đoạn 3: Lập luận
+ Giai đoạn 4: Vô hiệu hoá lập luận của đối tác + Giai đoạn 5: Ra quyết định
Có ý kiến nhìn nhận quá trình đàm phán bao gồm: + Bớc 1: Phân tích tình huống đàm phán
+ Bớc 2: Lập kế hoạch cho lần đàm phán tới + Bớc 3: Tổ chức đàm phán có hiệu quả + Bớc 4: Giành và giữ quyền kiểm soát + Bớc 5: Kết thúc đàm phán
Dù với bất cứ cách phân chia nào thì công việc của một nhà tổ chức đàm phán rất quan trọng, nó bao gồm:
+ Các công việc để chuẩn bị cho bản thân cho cuộc đàm phán từ khâu thu thập thông tin đến xây dựng kế hoạch chung, kế hoạch chi tiết để đạt đợc mục đích đề ra, luyện tập và thực hiện các chiến lợc và chiến thuật đàm phán đó.
+Các công việc bổ trợ cho cuộc đàm phán ( từ việc lựa chọn thành phần đoàn đàm phán, phân công các công việc chung, đôn đốc các thành viên thực hiện đến tổ chức các chơng trình ăn nghỉ, giải trí phục vụ đàm phán.
- Tổ chức đàm phán.
Đây chính là bớc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, một số việc cần lu ý trong khi tổ chức đàm phán đó là:
+ Theo dõi cụ thể, chi tiết những biểu hiện của cuộc đàm phán.
+ So sánh với kế hoạch đề ra và tiến hành điều chỉnh kế hoạch, nếu cần). Một vấn đề không bao giờ thay đổi trong việc lập kế hoạch là kế hoạch có thể thay đổi.
Các phần tiếp theo sẽ lần lợt đợc nghiên cứu các công việc cụ thể của một cuộc đàm phán.
2.3.2.Tổ chức thu thập thông tin và xử lý thông tin cần thiết cho đàm phán: