Những công việc phải tiến hành trong tổ chức nhân sự đoàn đàm phán bao gồm:
+ Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán;
+ Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán; + Tiến hành đàm phán bằng phơng pháp “đóng vai”;
+ Bổ sung hay hạn chế thành phần (nếu cần)
Tiến hành các công tác chuẩn bị khác liên quan đến nhân sự nh thủ tục xuất (nhập) cảnh, đặt phòng khách sạn (nếu cần).
d. Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị của các cá nhân trong đoàn đàm phán:
Đoàn đàm phán gồm các cá nhân. Do đó ngoài việc chuẩn bị chung của toàn nhóm, mỗi cá nhân cần tiến hành chuẩn bị riêng
Chuẩn bị của nhóm bao gồm:
+ Chuẩn bị về mặt nội dung đàm phán;
+ Chuẩn bị để sẵn sàng đối phó với các tình huống đám phán; + Chuẩn bị để lên đờng đàm phán (nếu phải đi nớc ngoài).
Công việc chuẩn bị của nhóm có thể đợc chia thành 4 phần nh sau:
+ Phần 1: Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch thơng lợng.
+ Phần 2: Các công việc cụ thể chuẩn bị cho thơng lợng (cần chuẩn bị chi tiết).
+ Phần 3: Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan đến thơng l- ợng.
+ Phần 4: Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống cụ thể có thể xảy ra trong thơng lợng.
Chuẩn bị của cá nhân bao gồm:
+ Tham gia các chơng trình chung của nhóm (chuẩn bị nội dung, chuẩn bị luyện tập tình huống).
+ Các chuẩn bị mang tính chất riêng t nh quần áo, các vật dụng cá nhân khác.
Mỗi cá nhân sẽ tiến hành chuẩn bị những nội dung đã đợc phân công đồng thời tìm ra những vấn đề liên quan đến các nội dung khác để phản hồi lại cho trởng đoàn.
Công tác chuẩn bị nhìn chung rất khó khăn và phức tạp. Mỗi các nhân trong đoàn đàm phán cần có tinh thần trách nhiệm và cố gắng cao. Nó đòi hỏi ngời chuẩn bị phải dành cho mình thời gian cần thiết và phải làm việc có phơng pháp, có kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
Trởng đoàn đàm phán :
Trong phơng pháp đồng đội thì quan trọng là phân công một cá nhân dẫn dắt nỗ lực đàm phán. Vai trò dẫn dắt bao gồm cả việc triệu tập các cuộc họp, lập và đàm phán uy trì lịch, lên kế hoạch, phân công trách nhiệm nghiên cứu và chuẩn bị, triển khai chơng trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết định sau
cùng về vị trí vấn đề và cấu trúc khuôn khổ đàm phán. Ngời dẫn dắt có thể không đợc phân công làm chủ toạ đàm phán, nhng thờng thì hai vai trò này đợc phân công cho một ngời.
Trong khâu chuẩn bị này, trởng đoàn cần đóng vai trò ngời hớng dẫn và đôn đốc các thành viên.
Sau khi thu thập những thông tin từ từng cá nhân và xử lý thông tin, trởng đoàn sẽ quyết định ai sẽ chuẩn bị việc gì. Một số câu hỏi thờng đợc đặt ra khi quyết định ai làm việc gì, làm nh thế nào,... là:
+ Nhu cầu chung của các thành viên trong đoàn là gì? Nhu cầu riêng của từng cá nhân là gì?
+ Lợi ích của mỗi thành viên là gì?
+ Nên áp dụng những kỹ thuật nào để đạt đến một kết quả thoả đáng cho đoàn đàm phán?
+ Sử dụng các công cụ nào cho đàm phán?
Thông thờng mỗi thành viên sẽ đợc thông báo trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của mình. Các thông tin về đàm phán chung sẽ đợc cung cấp cho các thành viên. Trên cơ sở các thông tin này, mỗi thành viên cần chuẩn bị để đóng góp ý kiến vào buổi họp nhóm.
Trong buổi họp nhóm, các thành viên sẽ trình bày những vớng mắc, những điều cha hiểu về mục tiêu, nội dung,... của cuộc đàm phán. Trong quá trình chuẩn bị, đoàn đàm phán cần tiến hành luyện tập, có hai cách luyện tập phổ biến:
+ Các cá nhân luyện tập diễn đạt, tập trả lời và phân tích những vấn đề của nội dung đàm phán (phần này nên đợc chuẩn bị một mình);
+ Nhóm sẽ thay nhau đóng vai đối tác chất vấn từng ngời về vấn đề mà ngời đó phụ trách. Một biện pháp tng tự là nhóm sẽ chia thành hai để thảo luận
Phong cách cần thiết ở một trởng đoàn đàm phán (để tạo dựng một hành ảnh một nhà đàm phán chuyên nghiệp):
+ Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nớc sở tại; + Có uy tín với các thành viên trong đoàn;
+ Luôn có tác phong từ tốn, đĩnh đạc.
Chẳng hạn nếu là chuyên gia kinh tế trong đoàn đàm phán về việc mua máy thì kiến thức chuyên môn của chuyên gia này phải là các kiến thức về mua sắm quốc tế (kiến thức quy định về các tập tục buôn bán quốc tế nh các điều kiện của Incoterm 1990, các quy định về quản lý xuất nhập khẩu của Việt Nam, của nớc xuất khẩu, các kiến thức về hàng hoá nh nắm đợc bao quát chơng trình sản xuất và xuất khẩu của nớc mình, tính toán đợc các giá trị kinh tế của hàng hoá hiện tại, dự toán giá trị kinh tế của hàng sắp mua, các kiến thức về vận tải, bảo hiểm, tính giá...)
2.3.4. Lập kế hoạch và xây dựng chơng trình đàm phán