b.1. Kỹ thuật truyền đạt thông tin trong đàm phán.
b.1.1. Mục đích truyền đạt thông tin.
Giai đoạn truyền đạt thông tin là sự tiếp tục logic khâu mở đầu đàm phán, đồng thời còn là bàn đạp cho giai đoạn lập luận tiếp theo.Giai đoạn truyền đạt thông tin nhằm các mục đích sau:
- Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyện vọng của đối tợng đàm phán cũng nh cơ quan mà họ đại diện.
- Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tợng đàm phán. - Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị sẵn theo kế hoạch.
- Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của các luận cứ then chốt, tạo những điểm tựa trong ý thức của đối tợng nhằm sử dụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp theo (nếu thấy cần thiết).
- Phân tích, kiểm tra lập trờng, quan điểm của đối tợng đàm phán.
- Tuỳ theo khả năng mà xác định sơ bộ phơng hớng hoạt động tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định đợc đơn giản, dễ dàng.
- Tuỳ theo khả năng mà xác định sơ bộ phơng hớng hoạt động tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định đợc đơn giản, dễ dàng.
b.1.2. Cơ sở của việc truyền đạt thông tin.
Truyền đạt thông tin là quá trình giao tiếp giữa chúng ta và đối tợng đàm phán. Trong quá trình đó, chúng ta cố gắng xây dựng cho mình và một phần cho đối tợng cơ sở thông tin đầy đủ cho giai đoạn đàm phán tiếp theo (giai đoạn lập
Giai đoạn truyền đạt thông tin bao gồm các thành phần sau:
- Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích cho đối tợng đàm phán. - Đặt câu hỏi.
- Nghe đối tợng đàm phán.
- Quan sát và phân tích phản ứng theo quan điểm tâm lý học.
- Việc truyền đạt thông tin và hơn thế nữa là việc đặt vấn đề đòi hỏi phải chuẩn bị, soạn thảo kỹ lỡng có cân nhắc về nội dung và hình thức cụ thể.
- Nghe và phân tích phản ứng của đối tợng đàm phán đòi hỏi chúng ta phải có khả năng kiên trì, sự chú ý cao độ, lịch sự và tập trung t tởng, và điều cơ bản là không cho phép uy tín của chúng ta gây áp lực đối với đối tợng đàm phán. ảnh hởng của uy tín nh vậy trong nhiều trờng hợp là nguyên nhân chính dẫn đến việc đối tợng hoặc đồng nghiệp của chúng ta thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ về những sự kiện và vấn đề quan trọng. Họ đơn giản cho rằng chúng ta đã biết thông tin, do đó việc thông báo chẳng có ý nghĩa gì là cần thiết cả. Hoặc thậm chí có trờng hợp đối tợng công nhận uy tín của ta trong lĩnh vực bàn luận nên sợ chúng ta phát hiện thấy sai sót, trình độ kiến thức non nớt và khả năng kém cỏi trong thông báo của họ.
Để truyền đạt thông tin đạt kết quả cần phải áp dụng phơng pháp phù hợp mà đối tợng đợc đa lên hàng đầu. Trong tay của chúng ta cần có những công cụ sau:
- Kỹ thuật đặt câu hỏi.
- Phơng pháp nghe và thu tin tức, sự kiện.
- Kiến thức tâm lý học cá nhân và tâm lý học xã hội. b.1.3. Kỹ thuật truyền đạt thông tin.
Tất cả những gì liên quan đến đàm phán nói chung với một tỷ lệ tơng ứng đều có thể gắn với kỹ thuật truyền đạt thông tin (cần phân biệt thông tin nh là một quá trình và truyền đạt thông tin nh là một bộ phận của quá trình thông tin). Nhng dù sao cũng cần phải thờng xuyên nghĩ rằng con ngời bản chất là có nguyện vọng giao tiếp, vì thế không nên qúa say sa truyền đạt thông tin. Cần phải tự kiểm tra nghiêm khắc và có mức độ xã giao nhất định.
Phép ứng xử lịch sự - Đó là thông báo những tin tức khó chịu ở mức độ vừa phải, nếu điều đó là cần thiết, biết cách tự kiềm chế và cẩn thận trong mọi trờng hợp.
Thông tin truyền đạt cho đối tợng phải chính xác, rõ ràng, có nội dung xúc tích, trực quan và đúng đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn. Cần phải chú ý đặc biệt trong việc trình bày ngắn gọn.
Phơng tiện thông tin bổ trợ (nhất là dụng cụ quan sát, nhìn) đóng vai trò quan trọng trong cuộc đàm phán, cần trực quan khi truyền đạt thông tin (ví dụ: có thể dùng đồ thị). Ngoài ra khi có khả năng cần phải thông báo nguồn thông tin và những ngời sử dụng thông tin chỉ rõ độ tin cậy của nguồn thông tin của chúng ta, cũng nh điều quan trọng là phải giải thích cho đối tợng mối liên quan giữa thông tin của chúng ta với các thông tin khác.
Quan sát phản ứng của đối tợng đàm phán. Đối tợng có giữ lập trờng chủ quan trong đàm phán hay không? Phản ứng của đối tợng trong từng giai đoạn đàm phán nh thế nào? (Tấn công khi nào, khi nào thì buộc phải tự vệ, khi nào giữ lập trờng trung gian). Phản ứng của đối tợng có ảnh hởng nh thế nào đến kết quả cuối cùng? Tơng quan giữa tính hợp lý (tổng hợp, phân tích, lôgic, tởng t- ợng) và tính phi lý (linh cảm, ngẫu hứng, tự nhiên) trong t duy của đối tợng nh thế nào?
Đó chỉ là một số vấn đề cần đặt ra cho bản thân nhằm tìm hiểu đối tợng, vì thậm chí những câu hỏi trả lời khái quát nhất cũng giúp cho việc xác định
mục đích hạn chế: Làm thế nào để biết đợc phản ứng, thái độ của đối phơng trong đàm phán thông qua quan sát biểu hiện bên ngoài. Nói chung ở đây chỉ có phơng pháp chung giải quyết vấn đề vì nó chỉ đợc ra một khái niệm gần đúng. Quy tắc cơ bản là: Hãy không rời quan sát cử động và phản ứng bên ngoài của
đối tợng, sau đó hãy nhìn vào mắt đối tợng đàm phán khi họ trình bày lập tr- ờng, quan điểm của mình.
Trong mọi trờng hợp, đầu tiên cần phải giải thích kiểm tra những phản ứng đã quan sát đợc ở đối tợng và sau đó thay đổi hớng nói chuyện (nếu cần thiết).
Nếu chúng ta thực sự mong muốn thuyết phục đối tợng tin vào lập trờng, quan điểm, ý kiến của chúng ta thì trớc hết phải hiểu đợc động cơ, động lực, tham vọng nhằm thúc đẩy hành động của họ. ở đây kiến thức về tâm lý học cá nhân và tâm lý học xã hội sẽ là trợ thủ đắc lực cho chúng ta.
b.1.4. Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin:
Thông thờng chúng ta cho rằng truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ mới có mức độ chính xác cao. Sự nhầm lẫn của con ngời hiện nay đã gây ra biết bao hậu quả nghiêm trọng, nên thực tế hiếm có trờng hợp nào lý tởng cả. Bất kỳ thông báo nào trong quá trình truyền đạt thông tin đều mất đi tính rõ ràng, toàn vẹn và cấu trúc. Cần phải tính đến điều đó trong khi đàm phán.
Bây giờ chúng ta hãy xét mô hình thông tin trong đàm phán. Giả sử 2 ng- ời ngồi đối diện với nhau và muốn thoả thuận với nhau về điều gì đó. Tại sao thông tin mà họ trao đổi với nhau lại khác nhau trong cách giải thích của ngời nghe cũng nh ngời nói.
Khi thu nhận thông tin đều có sự mất mát (gọi là sự tản mát thông tin). ở ngời cung cấp thông tin, sự mất mát xảy ra khi mã hóa ý nghĩ trong câu, chữ. Nguyên nhân là do ngôn ngữ nói cha đợc hoàn thiện, do không thể chuyển đợc tất cả ý nghĩ thành ngôn ngữ nói, mức độ mất mát thông tin đợc xác định bằng “ngỡng tởng tợng” của ngời cung cấp thông tin.
ở ngời nhận có những mất mát thông tin khi nge tập hợp các từ đã đợc chọn lọc, độ mất mát đó tuỳ thuộc vào kỹ năng nghe và tập trung chú ý của đối tợng trong quá trình đó.
Mất mát thông tin do hiểu biết thông tin giữa ngời nhận và ngời trao đổi thông tin không giống nhau. Hàng rào ngôn ngữ giữa họ với nhau là nguyên nhân của sự thất thoát thông tin trong đàm phán kinh doanh cụ thể. Mất mát thông tin do vốn từ giữa ngời trao và ngời nhận thông tin khác nhau. Để hạn chế mất mát thông tin cần lu ý:
- Phối hợp các dạng câu hỏi khi giao tiếp, nên gọi tên đối tợng, điều này rất quan trọng vì có thể làm đối tợng cảm thấy dễ chịu. Đừng làm giảm ý nghĩa của định kiến, thành kiến nếu chúng ta nhận thấy hoặc đoán thấy.
- Cần phải có giải thích đầy đủ hơn với những thông tin chuyên môn tơng ứng, thờng xuyên nhớ rằng ngôn ngữ nói có hạn chế, cha hoàn thiện, cha rõ ràng, cha chính xác và không có ai tri giác điều giải thích nh chúng ta hiểu về nó.
- Truyền đạt thông tin cụ thể dới dạng ngắn gọn nhất, còn việc giải thích có thể rộng hơn.
- Cần phải sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi và phơng pháp truyền đạt thông tin cho phù hợp với động cơ và trình độ thông thạo tin tức của đối tợng.
- Tạo điều kiện cho đối tợng trình bày sự hiểu biết của mình.
- Chớ quên rằng chúng ta không thích ai đó nói hàng tiếng đồng hồ, hoặc thờng xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói lên ý kiến của mình. Chính vì vậy, những gì ta không thích ngời khác làm cho mình thì cũng đừng làm cho ngời khác điều đó.
- Làm cho đối tợng quan tâm đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông tin của chúng ta.
- Kiểm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền tin , cho phép đối tợng bình tĩnh phát biểu ý kiến của mình.
Nếu các nhà đàm phán tiếp thu đợc 5 trong số các đề nghị trên thì khả năng truyền đạt thông tin sẽ đợc nâng lên, cải thiện đáng kể. Giai đoạn truyền đạt thông tin là giai đoạn tạo điều kiện, tiền đề để cho việc lập luận. Những thành phần cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin đều dựa vào những luận điểm cơ bản sau:
- Bất kỳ lập trờng, quan điểm nào cũng có động cơ của nó. Cần đánh giá đúng mức vai trò của linh cảm.
- Con ngời với t cách là một thực thể xã hội luôn muốn thực hiện động cơ của mình.
- Thành kiến, định kiến là một hiện tợng phổ biến, nên chú ý vào điều đó để phòng ngừa.
- Trong con ngời luôn tồn tại yếu tố hợp lý ban đầu, vì vậy những động cơ thứ yếu cần phải thay thế một cách có ý thức bằng những những động cơ của hành vi.