Chơng trình này phản ánh tầm quan trọng tơng đối của vấn đề và trật tự thảo luận chúng. Chơng trình cũng bao hàm các kỹ thuật kiểm tra và điểu chỉnh kế hoạch trớc khi đàm phán bắt đầu hay tiếp tục, vấn đề cần lu ý khi lập và điều chỉnh chơng trình đàm phán là giữ đợc những mục tiêu hay mục đích dài hạn, không để những mục tiêu ngắn hạn nảy sinh làm giảm cơ hội để đạt đợc các mục tiêu dài hạn. Những khía cạnh mà các nhà tổ chức đàm phán luôn mong muốn và có khả năng điều khiển đợc đó là:
+ Địa điểm;
+ Chơng trình nghị sự:
+ Các mâu thuẫn trong ấn định giờ giấc; + Các thành viên của đoàn đàm phán; + Các dữ liệu cùng chia sẻ;
+ Thông tin bằng văn bản; + Các tập quán kinh doanh; + Hao phí của đoàn đàm phán; + Số buổi đàm phán.
Các nhà tổ chức đàm phán cần phải nắm đợc và điểu khiển các vấn đề trên nếu không buổi đàm phán sẽ có nguy cơ tách khỏi các vấn đề chính thức cần đàm phán.
Nếu doanh nghiệp là ngời tổ chức cuộc đàm phán thì doanh nghiệp sẽ phải quyết định thời gian và địa điểm đàm phán. Đây đợc coi là một điều kiện
thuận lợi cho doanh nghiệp nớc sở tại vì họ có thể lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp nhất.
Thông thờng, các cuộc đàm phán thờng diễn ra ở trụ sở của doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp cuộc đàm phán đợc thực hiện ở một địa điểm mà doanh nghiệp đi thuê. Nếu đàm phán tại trụ sở của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có những thuận lợi sau đây:
+ Sử dụng dễ dàng các phơng tiện thông tin liên lạc, nguồn tài liệu của doanh nghiệp;
+ Việc kiểm tra các thông tin do đối tác cung cấp sẽ dễ dàng hơn.
Nếu đàm phán ở một địa điểm trung lập, các bên sẽ có những thuận lợi sau đây:
+ Có đợc không khí thoải mái, dễ chịu cho các cuộc đàm phán ;
+ Các bên đàm phán có thể tập trung t tởng hơn vì không còn cảm giác: “chủ - khách”.
Về việc sắp đặt thời gian đàm phán, doanh nghiệp nớc sở tại cần xem xét thời gian nào trong ngày là phù hợp nhất với mình và đối tác. Đôi khi bữa ăn tra cũng đợc coi là một hình thức của đàm phán (nếu hai bên tiếp tục thảo luận về công việc tại bàn ăn).
Trong phần lập kế hoạch đàm phán, doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu ngày nào, buổi nào đạt đợc điều gì và điều gì nên thoả thuận trớc, điều gì nên thoả thuận sau.