Việc đàm phán đòi hỏi những ngời đàm phán phải nắm chắc các nghiệp vụ, tự chủ và phản ứng nhanh, linh hoạt trớc các tình huống mà đối phơng đa ra, phải bình tĩnh nhận xét, nắm đợc ý đồ, sách lợc của đối phơng và nhanh chóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó trong những trờng hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Nh vậy nếu nh thành phần của đoàn đàm phán không đầy đủ và kém về mặt chuyên môn sữ đem lại những kết quả bất lợi: hoặc không ký đợc hợp đồng, hoặc thua thiệt khi ký kết hợp đồng.
Bên cạnh đó, thành phần của đoàn đàm phán còn phụ thuộc vào tập quán của mỗi dân tộc. Trong bất cứ trờng hợp nào, đặc bịêt khi ra nớc ngoài, việc tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán còn liên quan đến văn hoá đàm phán của đối tác.
Nói chung, có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến sự lựa chọn nhân sự của đoàn đàm phán. Những yếu tố đó, xếp theo thứ tự giảm dần tầm quan trọng bao gồm :
+ Nội dung tính chất của công việc đàm phán; + Giới hạn ngân sách;
+ Đặc điểm văn hoá của các bên tham gia đàm phán.
Trên lĩnh vực kinh doanh quốc tế, các vấn đề đàm phán có thể đợc chia thành:
+ Đàm phán trên lĩnh vực thơng mại quốc tế; + Đàm phán trên các lĩnh vực đầu t quốc tế;
+ Đàm phán trên lĩnh vực hợp tác khoa học công nghệ quốc tế; + Đàm phán trên lĩnh vực dịch vụ quốc tế.
Do bản chất các hoạt động này là đan xen lẫn nhau nên nhiều lúc không thể phân biệt rạch ròi đàm phán nào là đàm phán thơng mại, đàm phán nào là
đàm phán đầu t,...Chẳng hạn, nếu bạn đàm phán để ký kết một hợp đồng mua mọt dây chuyền chế biến thuốc tân dợc từ Thuỵ Sỹ thì việc đàm phán có thể coi là đàm phán thơng mại vì nó liên quan đến việc di chuyển dây truyền đó từ Thuỵ Sỹ sang Việt Nam. việc đàm phán cũng có thể coi là đàm phán đầu t nếu bạn đàm phán với đối tác Thuỵ Sỹ để họ chuyể dây chuyền đó vào liên doanh giữa hai bên đang đợc xúc tiến thành lập tại Việt Nam. Hiển nhiên đàm phán phải đợc coi là đàm phán có tính chất công nghệ vì nó liên quan đến việc đa công nghệ vào Việt Nam . Với tính chất phức tạp của công việc cầm thảo luận, thành phần đoàn đàm phán nhất thiết phải bao gồm chuyên gia kinh tế, chuyên gia kỹ thuật, chuyên gia luật pháp và tất nhiên phải có trởng đoàn và phiên dịch. Việc quyết định ai sẽ tham gia đoàn đàm phán phải tách biệt giữa các cuộc đàm phán cá nhân quy mô nhỏ với các cuộc đàm phán theo đoàn có quy mô lớn trong đó các mục tiêu nguyên tắc sẽ do một nhóm ngời đại diện. Nh đã nêu ở trên, thành phần đoàn đàm phán tốt nhất là nên tập hợp các cá nhân có đủ khả năng, thành thạo trong nhiệm vụ để đối phó với bất kỳ vấn đề nào có thể nổi lên trong cuộc đàm phán.
Thành phần cuối cùng của đoàn đàm phán chỉ nên đợc quyết định khi thành phần đoàn đàm phán của đối tác đã đợc biết rõ. Trong những trờng hoẹp đã biết thành phần của đối tác, nhà tổ chức sẽ đi đến quyết định cuối cùng là ai nên tham gia vào đoàn đàm phán. Nếu nh doanh nghiệp phải đàm phán về một lĩnh vực nào đó mà lại không có các nhà chuyên môn về lĩnh vực này thì nhân sự nên đợc lựa chọn theo một trong hai cách sau đây:
1. Thuê chuyên gia bên ngoài.
2. Tiến hành đàm phán không có chuyên gia và tuyên bố với đối tác công khai vấn đề này.
Mỗi cách đều có những u và nhợc điểm riêng:
+ Nếu thuê chuyên gia từ bên ngoài đi đàm phán, doanh nghiệp sẽ thu đ- ợc những lợi ích từ trình độ chuyên môn, tận dụng những kinh nghiệm mà
chuyên gia đó đã tích luỹ đợc trong sự nghiệp của mình. Tuy nhiên cả độ tin cậy và trình độ am hiểu của chuyên gia đôi khi là vấn đề mà các doanh nghiệp rất khó lợng hoá.
+ Nếu tiến hành đàm phán không có chuyên gia, doanh nghiệp sẽ phải tuyên bố với đối tác là mình thiếu chuyên gia trong lĩnh vực đó. Trong nhiều tr- ờng hợp, tuy doanh nghiệp phải ra quyết định chậm hơn do thiếu chuyên gia thì độ an toàn vẫn cao vì doanh nghiệp vẫn có thể bằng cách này hay cách khác, kiểm tra lại tính đúng đắn và lợi ích của điều khoản sẽ ký.