a.1. Mục đích mở đầu đàm phán.
Trên thực tế, giai đoạn mở đầu đàm phán thờng bị bỏ qua hoặc chỉ thực hiện đợc một phần. Vậy thế nào là mở đầu đàm phán?
Một số ngời cho rằng khâu mở đầu đàm phán tựa nh việc lên dây đàn trớc khi biểu diễn. Trong mọi trờng hợp giai đoạn mở đầu phải xác định thái độ, quan hệ đúng đắn với ngời đối thoại. Nh vậy có thể nói rằng, mở đầu đàm phán là cầu nối giữa ta và đối phơng trong đàm thoại.
Mở đầu đàm phán có những nhiệm vụ sau: - Tiếp xúc đợc với đối tợng đàm phán
- Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán - Lôi cuốn sự chú ý
- Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán - Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết).
Có điều rất lạ lùng là nhiều cuộc đàm phán đã kết thúc ngay khi cha kịp bắt đầu (đặc biệt trong trờng hợp vai trò, cơng vị của các bên có chênh lệch nhau). Nguyên nhân là do chúng ta coi nhẹ ý nghĩa của khâu mở đầu. Nhng chính vài câu nói đầu tiên thờng đóng vai trò quyết định tác động đến đối tợng đàm phán làm cho họ quyết định có tiếp tục nghe chúng ta nói nữa hay không. Đối tợng rất chú ý nghe phần mở đầu đàm phán (vì tò mò, chờ đợi thông tin mới mẻ hoặc giảm bớt lo âu, căng thẳng xuất hiện trong giai đoạn này). Vài ba câu nói mở đầu đã tạo ra mối quan hệ, thái độ tôn trọng đối với cuộc đàm phán, gây đợc không khí làm việc ban đầu. Qua đó đối tợng đã có khái niệm, ấn tợng về chúng ta (tuy nhiên ấn tợng ban đầu thờng sai lầm).
Đầu tiên nên tránh đặt câu hỏi làm đối phơng phản ứng, khống chế, tự vệ. Tuy rằng điều đó là hoàn toàn bình thờng nhng xét theo quan điểm tâm lý học thì để xảy ra điều đó là một thất bại.
a.2. Phơng pháp mở đầu đàm phán.
Có nhiều cách mở đầu đàm phán nhng giống nh chơi cờ chỉ có một vài cách khai cuộc và là đúng đắn, có hiệu quả. Tất cả những cách khai cuộc có thể xếp thành 4 nhóm sau đây:
Phơng pháp làm dịu căng thẳng.
Phơng pháp này cho phép thiết lập quan hệ chặt chẽ với đối tợng chỉ cần nói vài lời chân thành, nồng nhiệt bạn có thể đạt đợc điều đó. Hãy đặt câu hỏi cho mình. Đối tợng mong muốn có tâm trạng nh thế nào khi tiếp xúc với ta? – Tất nhiên họ muốn ta đích thân tiếp đón, chào hỏi, động viên khen ngợi họ. Khi
cho việc làm dịu tình trạng căng thẳng ban đầu tạo nên bầu không khí thân thiện, gần gũi cho việc tổ chức đàm phán. Chẳng hạn, có thể mở đầu cuộc tranh luận nh sau: “Tôi yêu cầu bật đèn xanh cho ngời phát biểu đầu tiên”. Tất nhiên câu nói đó không liên quan gì đến chủ đề đàm phán.
Phơng pháp kiếm cớ (móc xích).
Phơng pháp này cho phép nêu vấn đề, sự kiện ngắn gọn làm cớ để liên hệ với nội dung đàm phán. Từ điểm mấu chốt này mà triển khai đàm phán theo kế hoạch ấn định. Có thể nêu tình hình, sự việc nào đó, sử dụng phép so sánh, nêu cảm tởng cá nhân, kể câu chuyện khôi hài hoặc đa ra một câu hỏi khác thờng làm điểm xuất phát mở đầu đàm phán.
Phơng pháp kích thích trí tởng tợng.
Yêu cầu của phơng pháp này là nêu một loạt câu hỏi về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết. Phơng pháp đặt câu hỏi đó cho phép thu đợc kết quả tốt trong trờng hợp đối tợng có cách nhìn vấn đề sáng suốt, lạc quan.
a.3. Những thủ thuật và quy tắc mở đầu đàm phán.
Có thể soạn thảo cấu trúc chung cho toàn bộ cuộc đàm phán cũng nh từng giai đoạn tiến hành. Tuy nhiên có thể rút hoặc thay đổi kế hoạch đàm phán cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, mục tiêu đàm phán, giới thiệu, làm quen các thành viên tham gia với nhau, ngời đề xuất, ngời chủ trì, đề tài. Khi kết thúc đàm phán, thứ tự hành động sẽ ngợc lại: Ngời chủ trì đàm phán phát biểu và kết thúc đàm phán bằng cách nói với đối tợng đàm phán. Cần chú ý điều gì khi tiếp xúc riêng với đối tợng.
Có một vài vấn đề nhỏ nhặt nhng có thể dễ dàng tạo nên bầu không khí thuận lợi cho đàm phán nh:
- Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. - Phải gọi tên đối tợng đầy đủ khi nói chuyện với họ.
- Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách ngời đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ.
- Có nhận xét, đánh giá tích cực về địa điểm đàm phán, cách trang trí nội thất, cách bố trí sản xuất, uy tín, thanh danh trong kinh doanh của cơ quan chủ trì đàm phán. Nhng trong mọi trờng hợp không nên khen quá lời, nếu không, chúng ta sẽ bị coi là thô thiển, vụng về thậm chí gây khó chịu cho đối tợng nữa vì rằng: “tất cả mọi ngời đều nhạy cảm với những lời khen ngợi”.
- Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm phán lần trớc đến nay (nếu có).
- Đề nghị mọi ngời phát biểu ý kiến, chỉ dẫn, khuyên nhủ.
- Đối với các cuộc tiếp xúc mang tính chất chuyên môn nghề nghiệp, có liên quan đến một đề tài nhất định thì mục đích của chúng là ở chỗ gây hứng thú cho các thành viên tham gia. ở đây có thể gắn nội dung cuộc đàm phán hiện nay với những cuộc đàm phán đã diễn ra trớc đây, thảo luận những khuynh h- ớng, vấn đề, sự kiện nóng hổi trong lĩnh vực chuyên môn, lu ý đối tợng rằng ta đã biết nhu cầu, nguyện vọng của họ.
- Phải tận dụng cơ hội, dù là nhỏ nhặt, để đa vấn đề chuyên môn cần bàn vào giai đoạn mở đầu đàm phán.
Còn lại vấn đề cần phải xem xét là thái độ, phơng pháp cá nhân của chúng ta trong cuộc đàm phán nh thế nào?
Có thể minh hoạ luận điểm trên đây bằng các ví dụ sau đây:
Cần tránh cách trình bày sau: Nên thay bằng câu nói sau:
- “Tôi muốn ...” - “Các anh muốn ...”
- “Điều đó làm tôi thích thú ...” - “Vấn đề của các anh là ở chỗ ...”
- “Tôi đi đến kết luận sau ...” - “Các anh sẽ rất thú vị khi biết rằng ...”
Trong khi bình luận và trao đổi thông tin
Không nên nói Nên nói
- “Dù anh không biết điều đó ...” - “Nh các anh đã biết ...” - “Tất nhiên các anh không biết điều
đó...”
- “Tất nhiên nh các anh đã biết rõ ...”
- “Có khả năng các anh cha đợc nghe điều đó ...”
- “Hẳn là các anh có nghe nói về điều đó ...”
Bằng cách này chúng ta làm cho đối tợng cảm thấy mình đợc tôn trọng, đợc đánh giá nh một nhà chuyên môn.
Kế hoạch mở đầu đàm phán phải tạo điều kiện, khả năng để tìm hiểu ý đồ, nhu cầu, nguyện vọng của đối tợng đàm phán.
a.4. Khó khăn thờng gặp trong giai đoạn mở đầu đàm phán.
Bất kỳ ngời nào ở trung tâm các sự kiện, tiếp xúc rộng rãi với mọi ngời cũng tích luỹ đợc kinh nghiệm, dần dần hình thành phơng pháp giao tiếp của mình.
Mở đầu đàm phán thờng xuất hiện những khó khăn phức tạp (đặc biệt đối tợng giao tiếp là ngời ta cha quen biết). Vậy những khó khăn đó là gì? Đó là:
1. Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn tợng ban đầu) tự nhiên giữa mọi ngời. ấn tợng này có thể gây tác động tiêu cực, tích cực, ảnh hởng tới quá trình đàm phán. ấn tợng do đâu mà có? Khi tiếp xúc mọi ngời tri giác, quan sát lẫn nhau. Hình ảnh thu về từ đối tợng đàm phán gợi cho ta nhớ tới ngời nào đó (ngời này có thể gây thiện cảm hoặc ác cảm với ta). Trạng thái xúc cảm đó trong trí nhớ đợc khơi dậy và hớng vào đối tợng tiếp xúc. Nếu ấn tợng ban đầu này đợc cố định, dập khuôn trong đầu óc của đối tợng thì sẽ rất nguy hiểm.
2. Thành kiến và định kiến. Ví dụ trên cơ sở thông tin qua báo chí có thể hình thành thái độ này hay thái độ khác (thờng là không đúng đắn) đến
sự kiện này hay sự kiện khác. Tất nhiên ấn tợng ban đầu (thiện cảm, ác cảm) có thể dẫn đến thành kiến và định kiến. Trong trờng hợp đó cần hành động bình tĩnh, chín chắn, không vội vàng, hấp tấp.