Không phải tất cả những cuộc đàm phán đều đi đến thành công và đều đạt đợc những thoả thuận nh ta mong muốn. Thế nhng cuộc đàm phán phải dừng lại vì hai bên cha đi đến những thoả thuận. Một nhà đàm phán giỏi là làm sao phải tối đa hoá những thoả thuận có lợi cho mình nhất, mà vẫn đợc đối tác chấp nhận.
Muốn đạt đợc điều đó, các nhà đàm phán phải có những kỹ thuật và nghệ thuật kết thúc đàm phán, và biết kết hợp hai yếu tố đó một cách nhuần nhuyễn. Trong vấn đề này, chúng tôi xin trình bày những kỹ thuật để kết thúc những cuộc đàm phán một cách thành công nhất. Thành công ở đây có thể hiểu là sự
đạt đợc những thoả thuận, và những thoả thuận này phải phù hợp với những mục đích, mục tiêu mà ta đã đặt ra cho cuộc đàm phán.
c.1. Một số nguyên nhân dẫn đến cuộc đàm phán không thành công
Một cuộc đàm phán đợc coi là không thành công tức là sau khi thoả thuận mà hai bên vẫn không đạt đợc một sự thoả thuận nào đó. Có thể coi hai bên cha đạt đợc sự thoả thuận về vấn đề chính của cuộc đàm phán, hay cũng có thể là cha đạt đợc thoả thuận về một phơng diện nào đó.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến một cuộc đàm phán không thành công, dới đây là một số nguyên nhân cơ bản:
- Các bên đối tác cha có sự chuẩn bị chu đáo kỹ lỡng cho cuộc đàm phán. Điều đó thực hiện ở việc xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, chơng trình nghị sự của đàm phán hay bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán cha thích hợp.
- Một bên đàm phán thiếu thiện chí có những thủ đoạn làm mất mặt bên đối tác và làm cho cuộc đàm phán kết thúc một cách đột ngột.
- Thái độ cứng ngắc và độc đoán của bên đối tác, một thái độ áp đặt và không tôn trọng ý kiến của bên kia.
- Các bên đối tác cha đạt đợc sự thỏ thuận về vấn đề chính của cuộc đàm phán, hay cũng có thể là cha đạt đợc sự thoả thuận về một phơng diện nào đó.
- Lợi ích của các bên đối tác cha đợc đáp ứng.
- Các nhà đàm phán thiếu những kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong việc giải quyết vấn đề phát sinh trong cuộc đàm phán.
c.2. Các nguyên tắc kết thúc một cuộc đàm phán.
Để một cuộc đàm phán đi đến kết thúc, đòi hỏi cả hai bên đều phải có thái độ xây dựng. tiền đề kết thúc một cuộc đàm phán nằm ngay trong quá trình thảo luận vấn đề. Nếu trong khi thảo luận mà ta đã để lại một tâm lỹ căng thẳng trong đối tác, thì tất yếu điều đó sẽ cản trở việc đạt đợc những thỏa thuận. Ngợc
lại, nếu ta tôn trọng đối tác, gây đợc sự hứng khởi trong đối tác thì đó sẽ là những tiền đề tốt để đi lên kết thúc cuộc đàm phán một cách dễ dàng hơn.
c.3. Các phơng pháp (kỹ thuật) để kết thúc một cuộc đàm phán.
Chúng ta chỉ áp dụng các phơng pháp để kết thúc một cuộc đàm phán khi ta thấy các vấn đề đã đợc hai bên thảo luận một cách chi tiết và đầy đủ. Có rất nhiều cách để kết thúc một cuộc đàm phán. Không có một cách nào có thể áp dụng trong mọi trờng hợp. Điều đó đòi hỏi phải có sự kết hợp và sử dụng khéo léo các cách chẳng hạn ta có thể sử dụng các cách sau đây:
- "Bây giờ, tôi nghĩ rằng chúng ta đã thảo luận xong mọi vấn đề có
phải không"
- “ Chúng tôi không còn gì để hỏi nữa. Các ông có vấn đề gì cha rõ không?“.