Để xác định được rõ các đặc điểm quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán, có thể tiếp cận theo các góc độ như chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức, thực tế hoạt động cũng như các nhu cầu, mục tiêu, quan điểm quản lý đặc thù của đơn vị dự toán và đơn vị chủ quản cấp trên.
Các đơn vị dự toán không hoàn toàn giống nhau về tổ chức và chức năng, nhiệm vụ
Về cơ cấu tổ chức, có thể phân chia các đơn vị dự toán thành hai khối: (i) Khối quản lý hành chính nhà nước và (ii) Khối các đơn vị sự nghiệp.
Trong khối các đơn vị sự nghiệp, lại chia thành các nhóm nhỏ hơn theo lĩnh vực hoạt động như: giáo dục, y tế, môi trường, sự nghiệp kinh tế...
Khối quản lý hành chính nhà nước thuộc bộ máy quản lý nhà nước, là
cơ quan của bộ máy nhà nước. Các đơn vị này là các đơn vị thuộc bộ máy quản lý của nhà nước, có chức năng, nhiệm vụ duy trì các hoạt động quản lý của bộ máy quản lý hành chính nhà nước đối với xã hội.
Các sản phẩm mà các cơ quan hành chính cung cấp cho xã hội thuộc loại hàng hoá công cộng thuần túy, chỉ có những đơn vị thuộc bộ máy quản lý nhà nước mới có đủ quyền lực và khả năng cung cấp dịch vụ này cho xã hội.
Về mặt tài chính, các cơ quan hành chính không bán các sản phẩm quản lý hành chính của nó nên không có nguồn thu tài chính. Kinh phí hoạt động của các đơn vị này hoàn toàn được Nhà nước cấp và bảo đảm. Điều này cho thấy, chất lượng, số lượng các hoạt động quản lý hành chính, bộ máy hành chính hiệu quả hay không hiệu quả, phình to hay thu nhỏ... phụ thuộc khá nhiều vào tổng nguồn kinh phí ngân sách cấp cho bộ máy đó.
Khối các đơn vị sự nghiệp là các đơn vị không nhất thiết nằm trong bộ
máy quản lý hành chính nhà nước. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị này là cung cấp các dịch vụ công cho xã hội, bao gồm dịch vụ giáo dục, y tế, chăm sóc sức khỏe, tưới tiêu, giao thông...
Về mặt tài chính, các đơn vị này có phát sinh nguồn thu khi cung cấp dịch vụ công cho xã hội. Các sản phẩm dịch vụ mà các đơn vị này cung ứng cho xã hội là hàng hóa công cộng không thuần túy, có thể mua bán, trao đổi được, và không nhất thiết chỉ có đơn vị công lập mới đủ khả năng cung cấp dịch vụ này.
Do đó, Nhà nước không nhất thiết phải cung cấp đầy đủ kinh phí hoạt động cho các đơn vị sự nghiệp công. Nhà nước nên tạo cơ chế tự chủ tài chính, vận hành các cơ chế thông thoáng cho các đơn vị sự nghiệp công của Nhà nước để các đơn vị này phát triển mạnh hơn, cung cấp tốt hơn cả số và chất lượng các sản phẩm dịch vụ công cho xã hội. Tại các đơn vị này, hàng
năm đều có phát sinh doanh thu, kinh phí hoạt động không nhất thiết phải dựa vào NSNN. Do đó, cơ chế quản lý tài chính cũng hoàn toàn không giống với cơ chế quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán khối hành chính.
Rõ ràng, các đơn vị dự toán không giống nhau, không đồng dạng với nhau về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ. Xuất phát từ đặc điểm này, không thể có một cơ chế quản lý tài chính đúng cho mọi loại hình đơn vị dự toán.
Tự chủ tài chính không thể tách rời tự chủ về nhân sự, tiền lương và chuyên môn nghiệp vụ
Trong quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán, có thể khái quát các đặc điểm cơ bản là chủ thể quản lý được tập trung về một đầu mối, đó chính là cơ quan chủ quản - đơn vị dự toán cấp I. Trong đó, cơ quan tham mưu về quản lý tài chính cho các đơn vị cấp I - Chủ quản là các cơ quan tài chính cấp trên thuộc đơn vị chủ quản cấp I.
Phương pháp quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán chủ yếu sử dụng công cụ kế hoạch (dự toán), các tiêu chuẩn, định mức và các chế tài về tài chính. Tuy nhiên, cách thức quản lý tài chính này không thể tách rời nhiệm vụ chính trị gắn với chức năng và sứ mạng của đơn vị. Nói cách khác, nếu trao quyền tự chủ về tài chính cho các đơn vị thì đồng thời với nó là trao quyền tự chủ về nhân sự, tổ chức và chuyên môn thì tự chủ tài chính mới có thể phát huy được tác dụng.
Cần phân biệt đối tượng bị quản lý với các đối tượng quản lý của quản lý tài chính. Đối tượng bị quản lý chính là các đơn vị cấp dưới, được cấp phát kinh phí từ NSNN, được trao các quyền hạn, các chức năng, nhiệm vụ cần thiết để huy động, quản lý và sử dụng các nguồn thu sự nghiệp khi tổ chức cung cấp các dịch vụ công được giao. Trong khi đó, đối tượng quản lý lại là các hoạt động tài chính (hoạt động tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính) tại các đơn vị.
Đặc điểm nổi bật ở đây là các hoạt động tài chính tại các đơn vị luôn gắn liền với chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của các cơ quan đơn
vị. Các cơ quan, đơn vị này vừa là người thụ hưởng nguồn kinh phí, vừa là người tổ chức các hoạt động tài chính tại các đơn vị. Do đó, cần có những chú trọng thích đáng khi thiết lập cơ chế quản lý tài chính đối với các đơn vị này.
Quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán thực chất là quản lý các quỹ tài chính công, quản lý các hoạt động tạo lập (thu) và sử dụng (chi) các quỹ tài chính công. Do đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa các yếu tố quản lý con người với quản lý hoạt động tài chính là đặc điểm quan trọng của quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán.
Để quản lý có hiệu quả, đòi hỏi phải nắm được đặc điểm của quản lý tài chính. Đến lượt nó, đặc điểm của quản lý tài chính lại chịu sự chi phối bởi đặc điểm của hoạt động của các đơn vị - đối tượng quản lý và mô hình tổ chức hệ thống bộ máy quản lý chung của cả hệ thống.
Trong quản lý tài chính đối với các đơn vị dự toán, việc lấy chất lượng, hiệu quả đã đạt được của các hoạt động tài chính tại các đơn vị làm cơ sở để phân tích đánh giá động cơ, biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động tài chính tại các đơn vị của các cơ quan nhà nước là đòi hỏi và là nguyên tắc của quản lý tài chính đối với các đơn vị. Chỉ có như vậy mới đảm bảo cho các nguồn lực tài chính của nhà nước được sử dụng hợp lý và có hiệu quả, tránh được tình trạng thất thoát, lãng phí, tham nhũng.