Công tác mô tả thư mục tại Trung tâm được tiến hành theo các bước sau:
Sơ đồ 2.3: Các bước tiến hành mô tả thư mục tại Trung tâm
Tài liệu sau khi được bổ sung vào Trung tâm, tiến hành xử lý kỹ thuật, đăng ký cá biệt thì sẽ được xử lý hình thức. Cán bộ xử lý phải xác định loại hình tài liệu, các yếu tố thư mục cần thiết để chọn và nhập thông tin vào khổ mẫu đã được xây dựng cho loại hình tài liệu tương ứng (khổ mẫu được xây dựng trên cơ sở MARC21 - được trình bày cụ thể tại mục 2.4.2). Việc biên mục mô tả trên phần mềm là hết
Làm quen với tài liệu
Xác định loại hình tài liệu và chọn Khổ mẫu đã được xây dựng cho từng loại hình tài liệu
Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý
Xác định, nhập dữ liệu theo quy định của quy tắc mô tả AACR2 và Khổ mẫu MARC21
Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả và tính tương hợp theo chuẩn đã quy định
52
sức đơn giản, thay vì viết phiếu như trong biên mục truyền thống, cán bộ thư viện nhập những thông tin thư mục cần thiết, phần mềm ILIB sẽ tự động sinh ra các dấu phân cách theo chuẩn quy tắc mô tả AACR2.
Trong mô tả thư mục áp dụng quy tắc mô tả AACR2 tại Trung tâm, các tiêu đề mô tả được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ và đã tuân thủ theo quy định của AACR2 đối với việc thiết lập các tiêu đề chính và các tiêu đề bổ sung:
Tiêu đề mô tả là tác giả người Việt Nam, Trung Quốc,… dấu phẩy được thêm vào để ngăn cách giữa phần họ và phần tên, thêm vào năm sinh, năm mất của tác giả (nếu có).
Ví dụ 01: Nguyễn Thiện Nhân Tiêu đề mô tả :Nguyễn, Thiện Nhân
Ví dụ 02: Mao Trạch Đông Tiêu đề mô tả: Mao, Trạch Đông
Tiêu đề mô tả là tên người Âu Mỹ: đảo họ lên đầu, sau đó đến tên, dấu phẩy được thêm vào sau họ:
Ví dụ 01: Barack Obama Tiêu đề mô tả: Obama, Barack
Ví dụ 02: Mark P. Taylor Tiêu đề mô tả: Taylor, Mark P.
Với những trường hợp tên không gồm họ, lập tiêu đề mô tả như thông tin ghi trên tên tài liệu.
Ví dụ: Xuân Quỳnh
Tiêu đề mô tả chính: Xuân Quỳnh
Dữ liệu mô tả được thiết lập gồm 7 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ XLTL của Trung tâm đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hẳn với ISBD trước đó:
Trường Nhan đề và thông tin trách nhiệm: với một minh xác nêu tên từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô tả 1, phẩy, ba chấm. Nếu tài liệu có nhiều minh xác về trách nhiệm thì mô tả mỗi minh xác cách nhau bằng dấu ;
Ví dụ 01: Bài tập và bài giải phân tích chứng khoán và định giá chứng khoán
53
Ví dụ 02: Thật đơn giản thuyết trình / Richard Hall; Nguyễn Thị Yến dịch Tuy nhiên, trường Nơi xuất bản vẫn đang dùng ký hiệu viết tắt theo quy tắc ISBD mà chưa chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2: Hà NộiH., Thành phố Hồ Chí MinhTp.HCM.
Ví dụ 01: Đổi mới và hoàn thiện chính sách quản lý ngoại hối ở Việt Nam / Nguyễn Thu Thảo. - H.: Chính trị quốc gia, 1999
Ví dụ 02: Thị trường ngoại hối và thanh toán quốc tế / Nguyễn Minh Kiều. – Tp. HCM.: Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2000