Cách thức tiến hành định chủ đề tài liệu tại Trung tâm được tiến hành như sau:
Đối với các tài liệu tải được biểu ghi thư mục từ các thư viện khác:
Với sự hỗ trợ của phần mềm ILIB 4.0 trong hoạt động XLTL, Trung tâm đã có thể tải trực tiếp các biểu ghi thư mục từ các thư viện khác trong nước và trên thế giới. Sự tự động hóa này đã làm giảm nhẹ công sức cho cán bộ trong việc định chủ đề tài liệu. Toàn bộ các biểu ghi thư mục tải về đã được định chủ đề theo Bảng đề
85
mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress Subject Headings - LCSH). Nhiệm vụ của cán bộ biên mục là dịch chủ đề sang tiếng Việt và kiểm soát lại theo bộ “Từ điển từ khóa KH & CN”.
Hình 2.3: Giao diện ILIB có biểu ghi tải về trường 650 Đối với các tài liệu không tìm thấy trong CSDL của các thư viện khác:
Các tài liệu này được cán bộ định chủ đề của Trung tâm tiến hành nghiêm ngặt theo các bước của quy trình định chủ đề tài liệu:
Bước 1: Phân tích nội dung tài liệu, xác định chủ đề chính và các khía cạnh nghiên cứu (phụ đề) của tài liệu.
Bước 2: Kiểm soát các khái niệm chủ đề theo hệ thống từ điển từ khoá KH & CN. Bước 3: Trình bày đề mục chủ đề
Công việc cụ thể của từng bước như sau:
Bƣớc 1:
Phân tích nội dung tài liệu nhằm nắm bắt được các vấn đề chính mà tài liệu đề cập đến. Để xác định được chủ đề chính của tài liệu cũng như các khía cạnh nghiên cứu, phải tiến hành các công việc sau:
Đọc tài liệu: Là nghiên cứu những yếu tố sau trên tài liệu để thu được những thông tin cần thiết:
86
Nhan đề tài liệu: Là yếu tố quan trọng, thường thể hiện được hầu hết nội dung tài liệu (đặc biệt với loại tài liệu Luận án, luận văn, khóa luận,…).
Ví dụ 01: Phát triển hoạt động thanh toán thẻ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam : Luận văn Thạc sĩ Kinh tế / Phạm Thị Phương Mai; Nguyễn Thu Hiền hướng dẫn
Chủ đề chính: Thẻ ngân hàng Khía cạnh: Thanh toán
Địa điểm: Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Loại hình tài liệu: Luận văn thạc sỹ
Ví dụ 02: Bài tập mô hình toán kinh tế/ Bùi Duy Phú,… Chủ đề chính: Toán kinh tế
Khía cạnh: Mô hình Loại hình tài liệu: Bài tập
Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp (đặc biệt với các thể loại văn học), tên tài liệu thể hiện những khái niệm hoàn toàn khác với nội dung. Do đó, tên tài liệu được xem là yếu tố đầu tiên chứ không phải yếu tố duy nhất khi xác định nội dung tài liệu.
Ví dụ 01: Miền tâm tư / Nguyễn Thanh Kim Chủ đề chính: Hồi ký, tản văn, bình thơ
Ví dụ 02: Vị tướng khởi nguồn gió đại phong / Nguyễn Đãi,... Chủ đề chính: Đại tướng Nguyễn Chí Thanh
Khía cạnh: Cuộc đời, sự nghiệp
Các yếu tố quan trọng khác khi xác định các vấn đề của tài liệu: tóm tắt, lời giới thiệu, lời mở đầu, mục lục, phụ đề, tùng thư,…
Khi đã xem xét tất cả các yếu tố trên mà không xác định được chủ đề thì bắt buộc phải đọc chính văn. Tuy nhiên, chúng ta dùng phương pháp đọc lướt, đọc có trọng điểm, chú ý vào những câu chữ in nghiêng, phần kết luận của mỗi phần, chương để tìm ra được chủ đề chính của tài liệu.
Kết thúc phần đọc tài liệu, cán bộ sẽ phải trả lời các câu hỏi nhằm xác định khía cạnh nghiên cứu của tài liệu:
- Tài liệu nói về vấn đề gì, các vấn đề được trình bày độc lập hay có mối quan hệ với nhau?
87
- Tài liệu được trình bày dưới hình thức nào? Giáo trình, từ điển, bách khoa thư, cẩm nang,…
- Khía cạnh vấn đề đề cập tới là gì? - Thời gian xảy ra, liên quan tới vấn đề? - Địa điểm xảy ra, liên quan tới vấn đề?
Bƣớc 2: Dịch sang đề mục chủ đề (Xử lý từ vựng, kiểm soát từ)
Xử lý từ vựng là thao tác biến đổi các từ ngữ thông thường thành các từ vựng của ngôn ngữ tư liệu thỏa mãn các yêu cầu:
- Phù hợp với nội dung tài liệu
- ĐMCĐ chính xác về nội dung khoa học, đảm bảo tính tư tưởng và phản ánh các khía cạnh nghiên cứu khác nhau của tài liệu.
- Thuật ngữ được dùng phải thông dụng, đúng đắn, súc tích, ngắn gọn, chính xác, hiện đại, đơn nghĩa, ổn định và khách quan.
- Phản ánh đề tài, khái niệm cụ thể, tránh trường hợp quá rộng hoặc quá chung chung. Sau khi xử lý từ vựng, các đề mục sẽ được kiểm soát bằng Bộ Từ điển từ khóa Khoa học và công nghệ. Mục đích của việc kiểm soát là tạo tính đơn nghĩa và thống nhất cho thuật ngữ trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Ví dụ: Các giải pháp hoàn thiện quản lý huy động và sử dụng vốn nước ngoài trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở Việt Nam/ Lê Văn Châu
Chủ đề chính: Vốn nước ngoài
Khía cạnh: Quản lý huy động, sử dụng
Sau khi xử lý từ vựng, kiểm soát từ bằng Bộ Từ điển từ khóa Khoa học và công nghệ, đề mục chủ được xác định là: Vốn nước ngoài, Huy động, Sử dụng, Việt Nam
Bƣớc 3: Trình bày
Các chủ đề sau khi được định ra sẽ trình bày tại khối trường 6XX nhằm cung cấp các điểm truy cập theo chủ đề tới biểu ghi thư mục. Các trường truy cập đề mục chủ đề trong MARC21 được Trung tâm sử dụng gồm:
600 Đề mục chủ đề là tên cá nhân 610 Đề mục chủ đề là tên tập thể 650 Đề mục chủ đề nội dung
88 651 Đề mục chủ đề địa lý
655 Đề mục chủ đề là thể loại/hình thức Cụ thể như sau:
600_1_4$a Tên cá nhân$c Chức danh đi kèm tên $d Năm tháng có liên quan đến tên$e Thuật ngữ xác định trách nhiệm$vĐề mục hình thức thể loại$xĐề mục con chung$y Đề mục con thời gian $z Đề mục con địa lý$2BTKKHCN (Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ)
610_2_4$aTên tập thể$bTên đơn vị trực thuộc$eThuật ngữ xác định trách nhiệm$vĐề mục hình thức thể loại$xĐề mục con chung$y Đề mục con thời gian $zĐề mục con địa lý
650_#_7 $aĐề mục chủ đề chính $vPhụ đề hình thức $xPhụ đề nội dung $yPhụ đề thời gian $zPhụ đề địa điểm $2BTKKHCN (Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ)
651_#_7 $aĐịa danh$vPhụ đề hình thức $xPhụ đề nội dung $yPhụ đề thời gian $zPhụ đề địa điểm $2BTKKHCN (Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ)
655_#_7 $aDữ liệu về thể loại, hình thức$vPhụ đề hình thức $xPhụ đề nội dung $yPhụ đề thời gian $zPhụ đề địa điểm $2BTKKHCN (Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ)
89
Trong quá trình định chủ đề tài liệu tại Trung tâm, cán bộ xử lý gặp không ít khó khăn. Trước hết là khó khăn chung của các thư viện Việt Nam đó là không có Bảng đề mục chủ đề làm công cụ kiểm soát. Hơn nữa, nhiều chủ đề chuyên ngành sâu của khoa học tài chính ngân hàng chưa được kiểm soát trong Bộ từ điển từ khóa. Trong những trường hợp đó, cán bộ định chủ đề phải sử dụng đến “phương pháp chuyên gia”. Đó là trao đổi, xin ý kiến các chuyên gia, các nhà nghiên cứu, nhà khoa học về các lĩnh vực mình đang tìm hiểu. Phương pháp này đã giúp cho Trung tâm nâng cao được chất lượng công tác định chủ đề bởi chỉ có các chuyên gia làm việc trong từng lĩnh vực cụ thể mới có khả năng hiểu và đưa ra các thuật ngữ chủ đề phản ánh chính xác nội dung tài liệu.
Mặc dù hiện nay, phương pháp chuyên gia đã và đang phát huy hiệu quả trong công tác định chủ đề của Trung tâm nhưng mới chỉ mang tính tự phát, chưa bài bản. Phương pháp này chủ yếu được thực hiện dựa trên mối quan hệ cá nhân. Chưa có cơ sở pháp lý nào ràng buộc cũng như chưa có chính sách chính thức nào được xây dựng đối với hoạt động tư vấn của các chuyên gia. Chính vì vậy, cán bộ xử lý đôi khi không chủ động được trong việc tham khảo các ý kiến tư vấn.