Để không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động, hiệu quả phục vụ NDT của đơn vị, Trung tâm đã sớm chú trọng đến việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin cho tất cả các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ trong đó có công tác XLTL. Trước khi được cung cấp phần mềm thư viện điện tử ILIB 4.0, việc XLTL được thực hiện trên phần mềm chạy trên Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access do cán bộ tin học của Trung tâm tự xây dựng. Kể từ năm 2010, khi phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 4.0 của Công ty CMC được đưa vào sử dụng cho tới nay Trung tâm đã xây dựng được các CSDL với số lượng gần 15.000 biểu ghi.
Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 4.0 áp dụng tại Trung tâm bao gồm các phân hệ: Phân hệ bổ sung, biên mục, lưu thông, kho, báo, tạp chí, lưu chiểu, quản trị hệ thống,…
Hình 2.5: Giao diện phần mềm ILIB 4.0
Phần mềm ILIB 4.0 được thiết kế đáp ứng các nguyên tắc chung về chuẩn hóa và hiện đại hóa mạng lưới thư viện như:
96
- Tính thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện. - Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về thư viện và CNTT.
- Tính kế thừa dữ liệu từ phần mềm cũ. - Tính dễ khai thác và sử dụng.
- Tính ổn định.
Toàn bộ CSDL đang quản lý trên Access được chuyển đổi sang phần mềm tích hợp mới với cấu trúc phù hợp hơn, tiếp tục phục vụ cho nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu của Trung tâm.
Việc sử dụng phần mềm ILIB tại Trung tâm đã đem lại lợi ích hết sức to lớn đối với công tác xử lý tài liệu, giúp:
- Tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ xử lý, tránh được các công việc lặp đi lặp lại, có nhiều thời gian để đầu tư vào việc hoàn thiện thông tin đáp ứng các đòi hỏi cao hơn của người sử dụng.
- Kiểm soát được các nguồn lực thông tin; truy cập đến các nguồn lực khác và chia sẻ nguồn lực của mình.
- Công tác thống kê, báo cáo được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong cấu trúc của hệ thống, phân hệ Biên mục là một trong những phân hệ mạnh nhất của chương trình. Phân hệ Biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các format biên mục thiết kế sẵn cho các dạng tư liệu phong phú gồm: sách, bài trích, luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ,… cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các format này hoặc xây dựng các format biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng.
Phân hệ Biên mục cho phép cán bộ thư viện nhập mới, sửa chữa, xóa, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chi tiết các bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống.
Phân hệ Biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC21, đồng thờicho phép cán bộ thư viện tạo các ấn phẩm đầu ra như: Các loại báo cáo, thống kê, thư mục,…
97
Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ http://thuvien.hvnh.edu.vn được tích hợp Mục lục trực tuyến OPAC giúp người dùng tin tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi cả trong và ngoài Trung tâm.
Hình 2.6: Giao diện tra cứu trên Cổng thông tin
Phần mềm ILIB 4.0 được triển khai đã làm thay đổi toàn diện quy trình chuyên môn của Trung tâm theo hướng hiện đại hóa, tuy nhiên sau một thời gian sử dụng hiện nay phần mềm ILIB 4.0 đã xuất hiện khá nhiều lỗi. Chức năng dowload biểu ghi qua cổng Z39.50 không hoạt động được trong khoảng 1 năm trở lại đây trong khi áp lực về tiến độ XLTL đặc biệt là lượng tài liệu Tiếng Anh được bổ sung qua nguồn mua cũng như các nguồn biếu tặng là khá lớn; chức năng tạo lập Báo cáo Word của phần mềm chạy không ổn định gây ra những khó khăn nhất định trong việc in các loại thư mục như Thư mục thông báo sách mới, Thư mục môn học,…Chức năng tra cứu qua Mục lục trực tuyến OPAC cũng thường xuyên xảy ra lỗi không tra cứu được, ảnh hưởng không nhỏ đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu của NDT.
Ngoài ra, từ thực tế hoạt động XLTL tại Trung tâm có thể đánh giá chức năng hỗ trợ tự động hóa hoạt động biên mục của phần mềm là chưa sâu: chưa có hỗ trợ từ điển tham chiếu, chưa có chức năng phân loại sơ bộ tự động, chưa tự động nhận dạng các chỉ thị của biểu ghi để xử lý (sẽ được trình bày cụ thể ở mục 2.4.2),…
98
Hoạt động xử lý nội dung tài liệu có sự thay đổi từ định từ khóa sang xây dựng đề mục chủ đề cho tài liệu, tương ứng với nó là sự thay đổi các trường trong biểu ghi MARC21 từ trường Từ khóa 653 sang trường Đề mục chủ đề 650 với các trường con trình bày chủ đề chính cũng như phương diện nghiên cứu của tài liệu. Tuy nhiên, khi tìm kiếm trên OPAC, phần mềm mới chỉ cho phép tìm chung tất cả các chủ đề chính và phương diện nghiên cứu ở mục Chủ đề mà chưa cho phép tìm tách riêng từng loại cụ thể.
Ví dụ: Với yêu cầu tìm tài liệu về chủ đề Quản trị (Quản trị được xem là chủ đề chính), không lấy tài liệu về khía cạnh Quản trị là chưa thực hiện được với tính năng của phần mềm hiện nay, trong khi với việc xây dựng đề mục chủ đề trong xử lý nội dung tài liệu, đây là yêu cầu tìm hoàn toàn có thể thực hiện được nếu có sự hỗ trợ từ phần mềm.