Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn
Tiếp quy trình Tài liệu không có trong các nguồn sao chép
Xử lý hình thức
Mô tả tài liệu theo AACR2
Xử lý nội dung
Phân loại Tóm tắt Định chủ đề
Dữ liệu thư mục
Nhập dữ liệu vào biểu ghi theo MARC21
47
thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin. Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục (Cataloguing). Đó là bước đầu tiên của việc XLTL, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.
Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, khối lượng vật lý,…
Ghi lại các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu nhập tin, khổ mẫu) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ liệu tương ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh của tài liệu. Các vùng dữ liệu được sắp xếp theo một trình tự logic. Mỗi một loại tài liệu khác nhau thì các vùng dữ liệu này cũng có sự khác nhau. Để đảm bảo kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu thư mục nhằm hỗ trợ cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, công tác mô tả thư mục phải tuân thủ theo quy tắc mô tả nhất định.
Tại Trung tâm, việc mô tả thư mục từ trước năm 2010 áp dụng chuẩn Quy tắc biên mục ISBD. Tuy nhiên sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” được ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin, Trung tâm đã nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung cũng như đặc điểm xử lý tài liệu của HVNH. Năm 2010, khi phần mềm ILIB 4.0 được đưa vào sử dụng, Trung tâm chính thức áp dụng AACR2 trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn”.
48