Nhận thấy tầm quan trọng của tóm tắt, ngay từ khi triển khai hoạt động xử lý nội dung tài liệu có sự trợ giúp của máy tính, Trung tâm đã rất chú trọng tới việc xây dựng và phát triển công tác làm tóm tắt. Ban Lãnh đạo Trung tâm cũng đã xác định được đây là công việc khó, đòi hỏi những yêu cầu khá cao về kiến thức XLTL và kiến thức về văn bản, như khả năng phân tích, nắm bắt và tổng hợp nội dung tài liệu, kiến thức về ngôn ngữ. Chính vì thế, đội ngũ cán bộ làm công tác XLTL đã được chọn lọc rất kỹ lưỡng, đảm bảo các tiêu chí về trình độ cũng như các kỹ năng chuyên môn.
Hiện nay, nhóm cán bộ chịu trách nhiệm làm tóm tắt và định chủ đề tài liệu gồm 01 cán bộ chuyên trách và 02 cán bộ hỗ trợ. Toàn bộ các tài liệu sau khi đã được phân loại sẽ được làm tóm tắt và nhập trực tiếp lên máy. Các biểu ghi cuối cùng sẽ được cán bộ phụ trách kiểm tra và hiệu chỉnh trước khi đưa ra phục vụ bạn đọc.
Quy trình làm tóm tắt của Trung tâm được tiến hành theo 3 bước sau:
a. Đọc hiểu tài liệu
Để nắm được nội dung văn bản, ngoài phần nội dung chính, cán bộ làm tóm tắt có thể căn cứ vào các yếu tố như nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, tóm tắt của tác giả, kết luận chung, kết luận sau mỗi chương, phần…
74
hướng nghiên cứu tiếp tục tài liệu gốc. Thông thường nhan đề tài liệu thường cung cấp một cách cô đọng, ngắn gọn, chính xác về chủ đề chính của tài liệu. Do đó, nó giúp cán bộ Trung tâm định hướng ngay từ đầu khi biên soạn bài tóm tắt.
Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Tài chính Việt Nam năm 2000”
Nhan đề tài liệu “Bí quyết thành công trong kinh doanh”
Tuy nhiên nhan đề chỉ cung cấp những thông tin ngắn gọn, chưa đủ để phân biệt giữa các tài liệu có chung chủ đề. Trong nhiều trường hợp nhan đề chính của tài liệu lại không thể hiện được nội dung chính và cụ thể của tài liệu vì chúng quá khái quát hay được chọn theo lối nói bóng bẩy biểu cảm.
Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Vũ điệu với người khổng lồ” Nhan đề tài liệu “Chiến lược đại dương xanh”
Nhan đề tài liệu này không cho ta thấy thông tin cụ thể nào về nội dung tài liệu, không thể biết tài liệu nói về chuyên ngành hay lĩnh vực gì. Do đó, không thể dựa trên nhan đề này để biên soạn bài tóm tắt.
Ngoài nhan đề chính, thông tin liên quan đến nhan đề hay còn gọi là phụ đề sẽ cung cấp những thông tin bổ sung thêm cho nhiều khía cạnh khác nhau của nhan đề tài liệu. Phụ đề thường thông báo rõ hướng tiếp cận tài liệu chi tiết và cụ thể hóa thêm cho đề tài được thông báo ở nhan đề. Ngoài ra, phụ đề cũng cung cấp những thông tin về phạm vi, đối tượng sử dụng và hình thức tài liệu.
Ví dụ: Những phù thuỷ trên thương trường: Những cuộc phỏng vấn với doanh gia hàng đầu của Mỹ / Jach D.Schwager
Trong nghiên cứu tài liệu gốc thì lời nói đầu, lời giới thiệu thường cung cấp nhiều thông tin quan trọng để biên soạn bài tóm tắt. Các nguồn thông tin này thường giải thích rõ tính cấp thiết của đề tài, mục đích, ý nghĩa, phương pháp tiếp cận đối với đề tài trong nội dung tài liệu, giá trị nội dung và cấu trúc chính của tài liệu đó. Do đó, nguồn tin này đặc biệt quan trọng đối với việc biên soạn bài tóm tắt.
Mục lục cũng là nguồn tin quan trọng để người biên soạn bài tóm tắt nghiên cứu bởi nó cung cấp thông tin cụ thể về cấu trúc nội dung tài liệu, qua đó ta thấy rõ hướng triển khai nghiên cứu đề tài của tác giả trong tài liệu và các chủ để nội dung chính.
75
bài tóm tắt. Tuy nhiên, chỉ cần quan tâm đến các đề mục, phần tiểu kết, kết luận, các phần chế bản đặc biệt như in nghiêng, in đậm, gạch chân, các hình vẽ minh họa và sơ đồ, bảng biểu, công thức.
b. Phân tích, chọn lọc thông tin: Sau khi đọc hiểu, cán bộ xử lý cần phải phân tích, chọn lọc để xác định lượng thông tin triển khai chủ đề và những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến.
Trong quá trình chọn lọc, rút những thông tin, dữ liệu cần thiết cho nội dung bài tóm tắt cán bộ Trung tâm có thể đặt ra các câu hỏi để phân tích dữ liệu từ các nguồn tin chính và nguồn tin phụ trợ như: Tài liệu nói về vấn đề gì? Vấn đề được đề cập đến từ phương diện nào? Tài liệu được sử dụng cho đối tượng hay lĩnh vực nào?
Trả lời câu hỏi về vấn đề được đề cập chính là chủ đề của tài liệu và các vấn đề triển khai chi tiết từ chủ đề chính của tài liệu.
Ví dụ 01: Cẩm nang ngân hàng đầu tư / Mạc Quang Huy
Khi nghiên cứu các thông tin liên quan đến tài liệu từ trang tên tài liệu, lời nói đầu, mục lục ta có thể trả lời câu hỏi thứ 1 với những thông tin chi tiết hoá cho chủ đề nội dung chính mà nhan đề tài liệu phản ánh như:
Bản chất của ngân hàng đầu tư
Cách thức tổ chức hoạt động, các nhóm sản phẩm và nghiệp vụ chính, cách thức quản lý hoạt động và rủi ro.
Thực trạng thị trường vốn và tiềm năng phát triển ngành ngân hàng đầu tư tại Việt Nam.
Ví dụ 02: Gia đình học/ Đặng Cảnh Khanh, Lê Thị Quý
Khi nghiên cứu các thông tin liên quan đến tài liệu có thể rút ra thông tin chi tiết hoá cho chủ đề nội dung chính mà nhan đề tài liệu phản ánh như:
Khái niệm gia đình học
Đặc trưng của gia đình Việt Nam truyền thống Các vấn đề ảnh hưởng đến gia đình
Giải pháp trong quản lý nhà nước về gia đình nhằm nâng cao vai trò của gia đình trong xã hội Việt Nam hiện đại.
76
là phương diện nghiên cứu của tài liệu. Thông tin này giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện và hệ thống về những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến giúp họ có đủ căn cứ để lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu thông tin của mình.
Ví dụ: Tâm lý học kinh doanh và quản trị / Nguyễn Văn Lê
Phương pháp tiếp cận tài liệu trên: Tác giả tiếp cận vấn đề kinh doanh, quản trị trên phương diện tâm lý học
Câu trả lời thứ ba cho thấy tài liệu dành cho đối tượng nào và lĩnh vực nào. Để có câu trả lời phải tìm ở các nguồn tin chính của tài liệu hoặc trong nhiều trường hợp cần phải đọc chính văn mới tìm được câu trả lời.
Đối với một tài liệu, không nhất thiết phải trả lời mọi câu hỏi, chỉ trả lời khi tài liệu cung cấp đủ thông tin liên quan.
Trả lời ba câu hỏi trên chính là xác định được mức độ thông tin tài liệu đề cập: - Mức 1: Chủ đề chính, bao gồm các đặc trưng nội dung và mối quan hệ của chúng với nhau.
- Mức 2: Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh)
- Mức 3: Thông tin triển khai nội dung. Mức này có 2 mức nhỏ:
+ Thông tin định tính: Kết luận và kiến nghị chính của từng chủ đề nhánh và của toàn bộ công trình;
+ Thông tin định lượng: Các sự kiện và số liệu quan trọng.
Đối với các loại tài liệu nội sinh là khóa luận, luận văn, Trung tâm không xử lý tóm tắt bởi trên thực tế khi xử lý loại tài liệu này, Trung tâm nhận thấy cấu trúc thường gồm 3 phần: lý luận – thực trạng – giải pháp về một vấn đề nào đó đã được thể hiện khá rõ ràng trong nhan đề tài liệu.
Ví dụ: Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Thực trạng và giải pháp/ Nguyễn Thủy Tiên
Tóm tắt: Trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại ngân hàng thương mại, thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.
Đối với các sách tra cứu, giáo trình dạy ngoại ngữ, Trung tâm áp dụng mức chọn lọc thông tin 1. Đó là chỉ giới thiệu chủ đề chính của tài liệu.
77
Ví dụ 01: Từ điển Anh Việt thương mại tài chính ngân hàng / Nguyễn Thị Ái Nguyệt, Nguyễn Tùng Lâm dịch; Cấn Văn Lực hiệu đính
Tóm tắt: Hệ thống vốn từ chuyên ngành về tài chính, thương mại, ngân hàng trình bày dưới dạng song ngữ Anh - Việt
Ví dụ 02: Từ điển kinh doanh Anh - Việt / Lê Minh Đức biên soạn; Trần Bá Tước hiệu đính
Tóm tắt: Bao gồm các từ, thuật ngữ về lĩnh vực kinh doanh được trình bày dưới dạng song ngữ Anh -Việt
Còn lại đa phần các tài liệu của Trung tâm đều được áp dụng mức độ 2 của chọn lọc thông tin, tức là giới thiệu đến các chủ đề nhánh.
Ví dụ: Gia đình học/ Đặng Cảnh Khanh, Lê Thị Quý
Trình bày những vấn đề lý luận về gia đình học. Đặc trưng của gia đình Việt Nam truyền thống. Các vấn đề liên quan đến gia đình: giới, tệ nạn xã hội. Giải pháp trong quản lý nhà nước về gia đình nhằm nâng cao vai trò của gia đình trong xã hội Việt Nam hiện đại.
c. Biên soạn bài tóm tắt
Trên cơ sở những thông tin cần thiết đã rút ra từ bước trên cũng như xác định được mức độ thông tin được chọn lọc, cán bộ xử lý tiến hành biên soạn bài tóm tắt theo yêu cầu. Ở bước này, Trung tâm thực hiện đúng yêu cầu đặc thù đối với loại tóm tắt chỉ dẫn đồng thời đảm bảo các yêu cầu của bài tóm tắt về nội dung, văn phong, thuật ngữ, hình thức trình bày đối với bài tóm tắt.
Thông tin được trình bày trong bài tóm tắt theo thứ tự xuất hiện trên tài liệu gốc sao cho logic, ngắn gọn và dễ hiểu đối với người sử dụng. Những thông tin quan trọng nhất được đưa lên đầu nhằm tập trung sự chú ý của bạn đọc. Những thông tin rút ra được trình bày dưới dạng một văn bản rõ ràng, súc tích và chuẩn xác.
Phạm vi làm tóm tắt của Trung tâm chỉ áp dụng cho các loại tài liệu bằng Tiếng Việt (cụ thể là giáo trình, sách tham khảo, tài liệu nội sinh bằng tiếng Việt). Đối với tài liệu ngoại văn, chủ yếu sử dụng phương pháp biên mục sao chép, với các biểu ghi sao chép từ CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ hay qua Bộ CSDL Worldcat.org, bài tóm tắt được giữ nguyên bản bằng Tiếng Anh, chưa được dịch ra
78 Tiếng Việt.
Hình 2.2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của Trung tâm
Bài tóm tắt của tài liệu được thể hiện ở trường 520, chỉ thị 1 là 3, chỉ thị 2 là # của khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21.