Việc hiệu đính cơ sở dữ liệu chính là chuẩn hoá lại các thông tin thư mục cho chính xác, nhất quán và bổ sung những thông tin còn thiếu do thiếu công cụ XLTL đảm bảo tuân thủ đúng các chuẩn XLTL.
Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu tại Trung tâm gồm hiệu đính tiếp tục (đối với tài liệu mới nhập vào CSDL) và hiệu đính hồi cố (đối với dữ liệu cũ).
110
Hiệu đính tiếp tục: Như đã trình bày ở phần đánh giá thực trạng, do điều kiện về nhân sự nên công tác này chưa được thực hiện thường xuyên theo hướng chuyên môn hóa. Tuy nhiên, do đây là công việc quan trọng nên trước mắt công tác hiệu đính này Trung tâm có thể tiến hành vào cuối mỗi tháng, bộ phận Bổ sung - Biên mục sẽ tiến hành kiểm tra lại các biểu ghi mới nhập trong tháng, đảm bảo tính chính xác, thống nhất cao nhất cho CSDL, giảm bớt áp lực cho công tác hiệu đính hồi cố dữ liệu sau này.
Hiệu đính hồi cố
Do việc thay đổi các chuẩn trong XLTL cũng như do thiếu công cụ xử lý, dữ liệu trong các CSDL của Trung tâm không thống nhất. Dữ liệu từ trước năm 2010 được mô tả theo ISBD, sau chuyển sang AACR2. Cũng như vậy, từ năm 2013 trở về trước Trung tâm định từ khoá sau đó chuyển sang làm ĐMCĐ. Đó là chưa kể đến lượng không nhỏ chỉ số phân loại được thiết lập chưa đúng, hoặc có sự thay đổi khi chuyển từ sử dụng KPL DDC rút gọn 13 sang KPL DDC23 bản đầy đủ. Như vậy, có một lượng lớn dữ liệu cần phải hiệu đính để đảm bảo tính thống nhất trong toàn CSDL, cụ thể với các vấn đề như sau:
- Chuẩn mô tả và nhập dữ liệu: AACR2 quy định các nguyên tắc mô tả các vùng dữ liệu và MARC21 quy định nguyên tắc nhập liệu các trường dữ liệu. Đó là hai chuẩn được lựa chọn áp dụng cho Trung tâm, vì vậy khi triển khai chuẩn hoá từng biểu ghi, các vùng dữ liệu được hiệu đính sao cho đảm bảo áp dụng đúng AACR2, đảm bảo nguyên tắc thiết lập, quy định về các chỉ thị, các nhãn trường con của Khổ mẫu MARC21.
Ngoài ra, khá nhiều trường dữ liệu cũng được hiệu đính lại do lỗi chính tả, thừa hoặc thiếu khoảng trống trong quá trình nhập liệu.
- Chuẩn hoá tiêu đề mô tả chính: hiệu đính lại để đảm bảo tất cả các tác giả cá nhân đều được mô tả theo trật tự họ - đệm - tên và được thêm dấu phẩy sau họ theo đúng quy định của AACR2.
- Chuẩn hóa các vùng mô tả, đặc biệt là vùng thông tin xuất bản: nơi xuất bản phải được viết đầy đủ theo đúng quy định của AACR2 thay vì dùng ký hiệu viết tắt như hiện nay.
111
- Chuẩn hoá chỉ số phân loại: kiểm tra chỉ số phân loại căn cứ bảng DDC đảm bảo chỉ số phân loại phản ánh đúng đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu, tuân thủ đúng nguyên tắc thiết lập với DDC và thông tin đúng về phiên bản đang áp dụng (DDC23). Với những chỉ số phân loại cần hiệu đính sẽ được hiệu đính trong CSDL và sửa lại nhãn sách tại kho tài liệu. Kết quả của công việc này là khắc phục được những hạn chế như đã trình bày ở phần thực trạng, đặc biệt là khắc phục tình trạng những tài liệu cùng nội dung nhưng được gán các chỉ số phân loại khác nhau tùy thuộc chủ quan của những người thực hiện, những tài liệu được định chỉ số phân loại theo phiên bản cũ của KPL có sự khác biệt với phiên bản mới,…
- Thiết lập ĐMCĐ cho toàn bộ CSDL tài liệu tiếng Việt từ năm 2012 trở về trước thay cho từ khoá.
Mặc dù Ban Giám đốc Trung tâm cũng đã quan tâm đến vấn đề xử lý hồi cố CSDL nhưng công việc này mới chỉ được thực hiện vào thời gian sinh viên nghỉ hè, do những hạn chế về nhân sự. Tuy nhiên, với lượng khá lớn dữ liệu cần hiệu đính, thiết nghĩ Trung tâm cần phải bố trí sắp xếp để hồi cố dữ liệu liên tục thay vì chỉ thực hiện từng phần vào thời gian hè như hiện nay. Trong điều kiện chưa thể bổ sung thêm nhân sự thì có thể tạm thời điều chuyển nhân sự ở bộ phận khác hỗ trợ Phòng Bổ sung Biên mục trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện công việc này. Thống nhất được CSDL sẽ giúp cho bộ máy tra cứu tin hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ NDT của Trung tâm.