Đối với các tài liệu được tìm thấy ở cơ sở dữ liệu của các thư viện khác, việc phân loại sẽ được tiến hành theo quy trình sao chép chỉ số phân loại.
Cán bộ phân loại sẽ tra cứu ở một số các trang web để tìm tài liệu phù hợp gồm: http://catalog.loc.gov (Thư viện Quốc hội Mỹ), http://nlv.gov.vn (Thư viện quốc gia Việt Nam), http://worldcat.org
62
Hình 2.1: Biểu ghi được tải về CSDL của Trung tâm
Tài liệu được tìm thấy nếu trùng với tài liệu cần xử lý, cán bộ phân loại chỉ cần thực hiện các thao tác để tải biểu ghi về CSDL của Trung tâm qua cổng Z39.50. Nếu các tài liệu không trùng khít hoàn toàn với tài liệu cần xử lý, cán bộ phân loại có thể tham khảo chỉ số phân loại để tìm ra chỉ số phân loại thích hợp cho tài liệu.
Lợi thế này đã giúp cho cán bộ phân loại giảm bớt được thời gian, công sức thực hiện, kết quả phân loại có độ chính xác cao.
Theo thống kê thực tế quá trình phân loại tại Trung tâm, có tới 90% tài liệu tiếng Anh có thể tìm thấy ký hiệu phân loại theo DDC thông qua tra cứu và khai thác các CSDL khác trên Internet.
Đối với các tài liệu không tìm thấy thông qua mạng Internet, cán bộ phân loại của Trung tâm phải tiến hành theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu - Xác định vị trí môn loại - Thiết lập chỉ số phân loại
Quy trình này được bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc nhập thông tin vào trường ký hiệu phân loại trong biểu ghi thư mục của CSDL. Trong quá trình phân loại, cán bộ thư viện phải xác định nội dung tài liệu xem
63
những vấn đề được tài liệu đề cập đến thuộc môn loại tri thức nào. Trên cơ sở xác định nội dung và mục đích biên soạn của tài liệu, cán bộ thư viện sẽ quyết định xếp tài liệu đó vào đề mục nào trong bảng phân loại. Sự thống nhất về phương pháp phân loại sẽ có ý nghĩa to lớn trong công tác phân loại tài liệu. Để đảm bảo tính thống nhất khi XLTL, phương pháp phân loại chia làm hai phần: Phương pháp chung và phương pháp cụ thể.
Phương pháp chung: Bao gồm những yêu cầu, nguyên tắc, quy định áp dụng trong phân loại tài liệu thuộc mọi lĩnh vực tri thức và không phụ thuộc vào cấu tạo của KPL.
Phương pháp cụ thể: Bao gồm những nguyên tắc phân loại áp dụng cho một số nhóm tài liệu thuộc các lĩnh vực tri thức cụ thể và nó phụ thuộc vào quy định của các KPL cụ thể.
Phân tích nội dung tài liệu:
Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu. Thông qua việc phân tích tài liệu, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố nội dung và hình thức đặc trưng của tài liệu, các góc độ và thời gian, địa điểm của vấn đề được nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và ý nghĩa của nó.
Bằng việc phân tích tài liệu, cán bộ phân loại phải xác định chính xác chủ đề và những khía cạnh phụ. Trong đó, chủ đề của tài liệu chính là vấn đề được tác giả chọn lựa trong thế giới khách quan làm đối tượng nghiên cứu. Một tài liệu có thể có một hoặc nhiều chủ đề và khi đó, cán bộ phân loại phải xem xét các chủ đề này được trình bày độc lập hay trong mối liên hệ với nhau. Những khía cạnh phụ bao gồm quan điểm của tác giả, hình thức trình bày của tài liệu,… đòi hỏi phải được cán bộ phân loại lưu ý để thể hiện chỉ số phân loại nhằm chi tiết hóa nội dung tài liệu xếp trên giá.
Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ phân loại dựa vào các yếu tố: Nhan đề, thông tin bổ sung cho nhan đề, lời giới thiệu, mục lục, các yếu tố xuất bản, thư mục tài liệu tham khảo… Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết khi đã đọc tất cả các yếu tố trên mà vẫn chưa xác định hoặc chưa chắc chắn về nội dung tài liệu đề cập đến, cán bộ phân loại có thể phải đọc chính văn tài liệu.
64
Xác định vị trí môn loại
Để xác định được vị trí môn loại, cán bộ phân loại phải nghiên cứu kỹ bảng phân loại. Điều này đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững bảng phân loại, nhất là nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại thư viện mình đang áp dụng, nắm bắt được vị trí và các ký hiệu môn loại cơ bản trong bảng phân loại đó.
Sau khi xác định được tài liệu thuộc lĩnh vực tri thức nào thì dựa vào nguyên tắc cấu tạo của KPL đi từ tổng quát đến cụ thể để đi đến đề mục cần thiết, trong nhiều trường hợp có thể sử dụng Bảng chỉ mục để hỗ trợ cho việc xác định vị trí môn loại. Tùy theo mức độ phân chia chi tiết, các cán bộ tại Trung tâm có thể tìm được những mục chia nhỏ hơn của đề mục đó trong KPL để phản ánh hết mọi khía cạnh nội dung của tài liệu.
Có hai cách để truy nhập vào chỉ số phân loại:
Cách 1: “Tra tìm chủ đề thông qua Bảng chỉ mục quan hệ. Phương pháp này nhanh nhưng không giúp việc hiểu rõ về KPL DDC, không bao giờ được phân loại trực tiếp từ Bảng chỉ mục quan hệ mà luôn luôn kiểm tra lại bảng chính một cách cẩn thận” [10, tr.41], để xem nội dung cũng như hướng dẫn cụ thể của môn loại đó.
Cách 2: “Lần theo hệ phân cấp của KPL: Theo thang bậc từ cấp cao đến mỗi cấp có ý nghĩa cho đến khi tìm thấy chỉ số phân loại thích hợp với chủ đề nhất” [10, tr.41]
Để xác định đúng vị trí môn loại, cán bộ phân loại cần nắm chắc nguyên tắc phân loại, đặc biệt là nguyên tắc hai hoặc nhiều hơn chủ đề được nghiên cứu riêng rẽ. Khi hai chủ đề rơi vào cùng một ngành được nghiên cứu riêng rẽ trong tác phẩm và không có chỉ số phân loại bao quát cả hai chủ đề đó, chỉ số cho chủ đề được nghiên cứu đầy đủ hơn trong tác phẩm sẽ được lựa chọn. Khi các chủ đề được nghiên cứu ngang nhau, chỉ số xuất hiện trước trong theo trật tự chữ số sẽ được chọn.
Ví dụ: Một tác phẩm về ngôn ngữ Anh và văn học tiếng Anh được xếp ở 420 (Ngôn ngữ Anh) hơn là ở 820 (Văn học tiếng Anh).
65
Khi một tác phẩm liên quan tới ba hoặc nhiều hơn chủ đề tất cả là tiểu phân mục mục của một chủ đề rộng hơn, chỉ số rộng hơn tiếp ngay sau bao gồm tất cả chúng sẽ được chọn.
Ví dụ: Tiền tệ - Ngân hàng & Thanh toán quốc tế / Trần Hoàng Ngân,… xếp vào 332
Việc lựa chọn các chỉ số phân loại cho tài liệu đòi hỏi phải có hiểu biết và kinh nghiệm. Trong nhiều trường hợp đơn giản, các thuật ngữ được lựa chọn để mô tả nội dung chính tài liệu có ngay trong KPL DDC và được tìm thấy dễ dàng trong Bảng chỉ mục quan hệ. Tuy nhiên khi thuật ngữ cần lựa chọn không có trong KPL DDC, không xuất hiện trong Bảng chỉ mục thì đòi hỏi cán bộ phân loại tìm một thuật ngữ khác tương ứng với mức độ chính xác cao nhất. Do đó, cán bộ phân loại phải tiến hành tra cứu tham khảo về các chủ đề liên quan ở các tài liệu tra cứu.
Ví dụ: Bán hàng và quản trị bán hàng / David Jobber, Geoff Lancaster; Trần Đình Hải dịch.
Tìm trong KPL và Bảng chỉ mục thuật ngữ Bán hàng hoặc Quản trị bán hàng không có mà chỉ có thuật ngữ Quản trị tiêu thụ với ý nghĩa tương đương. Vì vậy, ta sử dụng ký hiệu 658.81: Quản trị tiêu thụ cho tài liệu về Quản trị bán hàng.
Thiết lập chỉ số phân loại:
Thiết lập chỉ số phân loại là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng ký hiệu của bảng phân loại mà thư viện đang sử dụng.
Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình phân loại một tài liệu nhất định. Hầu hết các chủ đề quan trọng đều có ký hiệu trong KPL DDC, tuy nhiên có những chủ đề chưa được liệt kê, chúng được tổng hợp bằng tiến trình thiết lập chỉ số phân loại. Thiết lập chỉ số phân loại là một tiến trình tạo nên chỉ số phân loại mới bằng cách kết hợp số phân loại trong bảng chính và các bảng phụ. Một nguyên tắc quan trọng khi thiết lập chỉ số phân loại là phải theo sự hướng dẫn cụ thể trong bảng chính hay những bảng phụ ngay bên dưới mục từ.
Cộng thêm từ bảng chính:
Việc kết hợp ký hiệu từ hai bảng chính phải có hướng dẫn và cho phép cụ thể của đề mục cụ thể trong bảng chính thì mới có thể thực hiện được, không thể ghép một cách tuỳ tiện.
66 Cộng từ bảng phụ:
Khía cạnh phụ này hay còn gọi là phi chủ đề thể hiện trong 6 bảng phụ của DDC. Việc ghép ký hiệu cần lưu ý những điểm sau:
Việc sử dụng các bảng trợ ký hiệu không hoàn toàn giống nhau, có những bảng sử dụng với tất cả các lớp, nhưng cũng có một số bảng chỉ được sử dụng cho một lớp cụ thể.
Các bảng trợ ký hiệu có nhiều quy định ràng buộc cho những trường hợp cụ thể. Ví dụ như ký hiệu bảng 1 được ghép cho tất cả các ký hiệu của bảng chính nhưng lại phụ thuộc vào số căn bản của chủ đề và chỉ dẫn trực tiếp của các mục ký hiệu.
Trung tâm thường sử dụng cách kết hợp ký hiệu Cộng từ bảng phụ. Tuy nhiên, cách kết hợp hai ký hiệu từ bảng chính đôi khi cũng được sử dụng để thể hiện nội dung tài liệu toàn diện và đầy đủ nhất.
Ví dụ: Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Bạch Đằng có ký hiệu 657.869 042 trong đó:
657.869 Kế toán xí nghiệp gắn với loại cụ thể của hoạt động - Xây dựng.
Trong bảng chính hướng dẫn:
Thêm vào chỉ số 657.869 như dưới đây: 001 – 009 Tiểu phân mục chung
01 – 07 khía cạnh cụ thể của kế toán
Thêm vào 0 các chỉ số tiếp sau 657 ở 657.1-657.7 - 42: Kế toán giá thành
Tại Trung tâm, ký hiệu phân loại được sử dụng để sắp xếp tài liệu lên giá và là một phần của ký hiệu xếp giá.
Ký hiệu xếp giá là ký hiệu được cấu tạo bởi hai yếu tố là ký hiệu phân loại và mã hoá theo mô tả đối với tài liệu và dùng để xác định vị trí của tài liệu trong kho đọc mở. Ký hiệu mã hoá theo mô tả tức là ký hiệu được hình thành dựa theo tiêu đề mô tả chính được sử dụng khi tiến hành mô tả tài liệu. Do đó, mã hoá này có thể theo tên tác giả hoặc tên tài liệu. Với tài liệu có Tiêu đề mô tả là tên tác giả, ký hiệu này được Trung tâm định: bao gồm 2 chữ cái đầu của họ và 1 chữ cái đầu của tên
67
(với tác giả Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản..) hoặc gồm 3 chữ cái đầu của họ đã được đảo theo quy tắc AACR2 (với tác giả của các nước Châu Âu, Châu Mỹ,…) Với tài liệu có Tiêu đề mô tả là tên Nhan đề tài liệu, ký hiệu này gồm 3 chữ cái đầu của tên nhan đề.
Ví dụ 01: Tài chính quốc tế hiện đại trong nền kinh tế mở / Nguyễn Văn Tiến Ký hiệu xếp giá của Trung tâm 332.042 NGT
Ví dụ 02: Kinh tế vi mô / Lê Thế Giới,… Ký hiệu xếp giá của Trung tâm 338.5 KIN
Trung tâm không sử dụng ký hiệu mã hoá theo chỉ số Cutter tức là bao gồm chữ cái đầu tiên của tài liệu kết hợp với vần của chữ cái đầu tiên đã được mã hoá thành những số quy ước theo quy tắc nhất định. Cách làm của Trung tâm là tương đối đơn giản, không mất nhiều thời gian và công sức của cán bộ thư viện. Tuy nhiên, với số lượng tài liệu ngày càng gia tăng rất dễ xảy ra hiện tượng ký hiệu xếp giá trùng lặp, do đó việc tìm đúng tài liệu cần thiết trên mỗi giá tài liệu sẽ mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ thư viện cũng như người dùng tin.
Sơ đồ cấu tạo của ký hiệu xếp giá của Trung tâm: Chỉ số phân loại đầy đủ
Ký hiệu mã hoá tiêu đề mô tả
Ký hiệu phân loại được trình bày ở trường 082 chỉ thị 1 là 0, chỉ thị 2 là # của khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21.