Trung tâm sử dụng AACR2 trong công tác mô tả tài liệu từ năm 2010. Dữ liệu từ năm 2010 trở về trước được mô tả theo quy tắc ISBD và đến nay vì nhiều nguyên nhân (như số lượng cán bộ ít, dữ liệu cần xử lý hồi cố lại lớn) nên chưa được xử lý hồi cố theo quy tắc AACR2. Do đó, để đánh giá chất lượng việc áp dụng AACR2 vào công tác mô tả tài liệu tại Trung tâm, tác giả chọn 150 biểu ghi mẫu được mô tả trong thời gian từ 2010 đến nay.
Khi tiến hành mô tả thư mục, các cán bộ XLTL bắt buộc phải tuân thủ quy tắc lập tiêu đề mô tả và các quy tắc mô tả tài liệu. Do vậy, chất lượng công tác mô tả tài liệu được đánh giá bằng tính chính xác, đầy đủ thông tin của tiêu đề mô tả, các vùng dữ liệu và các quy định về dấu phân cách giữa các vùng. Với sự hỗ trợ của phần mềm ILIB, dấu phân cách được tự động tạo lập sau khi thông tin các trường đã được nhập, do đó ở đây chỉ đánh giá về tính chính xác thông tin của các vùng dữ liệu:
Kết quả khảo sát 150 biểu ghi mẫu đối với công tác mô tả tài liệu như sau:
STT Tiêu đề mô tả/Vùng khảo sát Tổng thông tin
Chính xác Tỷ lệ (%)
1 Tiêu đề mô tả 127 101 79.52
2 Vùng số tiêu chuẩn 32 29 90.62
3 Nhan đề và thông tin trách nhiệm 150 127 84.66
4 Lần xuất bản 25 23 92
54 Nơi xuất bản 150 0 0 Nhà xuất bản 150 128 85.33 Năm xuất bản 150 150 100 6 Thông tin vật lý 150 144 96 7 Tùng thư 11 11 100 8 Phụ chú 20 20 100
Bảng 2.1. Tính chính xác của dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2
Công tác mô tả tài liệu tương đối tốt đối với các vùng dữ liệu: vùng số tiêu chuẩn, lần xuất bản, thông tin vật lý, tùng thư, phụ chú, chỉ xuất hiện một vài lỗi chính tả, độ chính xác đều đạt trên 85%. Bên cạnh đó, có một số vùng dữ liệu do chưa áp dụng triệt để theo quy tắc mô tả AACR2 nên vẫn còn khá nhiều lỗi:
- Vùng thông tin xuất bản (trường 260): bao gồm Nhà xuất bản, nơi xuất bản và năm xuất bản.
+ Nơi xuất bản vẫn hoàn toàn dùng ký hiệu viết tắt Ví dụ: $aH.
+ Một số nhà xuất bản thuộc quy định thêm “Nxb.” nhưng không được thêm trong CSDL.
Ví dụ: Mô tả sai: $bTrẻ
Mô tả đúng: $bNxb.Trẻ
- Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm: Vẫn bị ảnh hưởng bởi quy tắc ISBD với tài liệu có trên 4 tác giả, mô tả 3 tác giả đầu tiên trong khi AACR2 quy định chỉ lấy 1 tác giả đầu tiên, phẩy, ba chấm.
Ví dụ: Mô tả sai: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân, Vũ Hữu Đức, Võ Anh Dũng,...
Mô tả đúng: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân,…
- Vi phạm quy tắc lập tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân (bao gồm thông tin về tác giả chính tại trường 100 và các tác giả bổ sung trong trường 700):
+ Còn khá nhiều tác giả Việt Nam được sử dụng làm tiêu đề chính nhưng chưa được mô tả theo đúng quy tắc mô tả đối với tác giả Việt Nam: dấu phẩy không được sử dụng sau họ tác giả Việt Nam.
55
+ Có khá nhiều tác giả không được lựa chọn đồng nhất, một tác giả có nhiều tên, bút hiệu khác nhau được mô tả. Nguyên nhân của hiện tượng này là do cán bộ XLTL thường căn cứ vào trang tên sách và ưu tiên mô tả thực tên tác giả trong trang tên sách (cho dù trong trang tên sách là tên thật, bút hiệu hay tên khác của tác giả). Trong khi đó để đảm bảo tính nhất quán trong mô tả tên tác giả, AACR2 quy định đối với những tác giả có nhiều tên bút danh, bút hiệu phải lấy tên thông dụng nhất hoặc lấy tên thực đối với tác giả chỉ có một vài bút danh, bút hiệu hoặc tên khác nhưng không thông dụng.
Ví dụ: “Nguyễn, Thị Bình” dùng cho “Nguyễn, Châu Sa”
Vì vậy, có thể thấy các vùng dữ liệu mô tả thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân chưa đảm bảo tính chính xác, nhất quán trong biên mục dẫn tới hiện tượng loãng thông tin gây ra một số hiện tượng nhiễu tin trong quá trình tìm kiếm.
Theo kết quả điều tra NDT bằng phiếu hỏi cho thấy mức độ sử dụng yếu tố tìm kiếm theo nhan đề, tác giả chiếm tỷ lệ khá cao trên 44% trong đó số lượng NDT đánh giá chất lượng các yếu tố này theo hiệu quả tìm thấy tài liệu ở mức độ tốt chiếm trên 30%, khoảng trên 10% lượng NDT đánh giá ở mức độ trung bình và chưa tốt. Nguyên nhân chủ yếu không tìm được tài liệu phù hợp được NDT đưa ra là chưa biết cách sử dụng Mục lục trực tuyến OPAC trong tra cứu tài liệu chiếm trên 37%, không nhớ thông tin về tài liệu chiếm trên 12%. Điều này không chỉ đặt ra yêu cầu đối với công tác XLTL đảm bảo các điểm truy cập được thiết lập phát huy vai trò cung cấp những thông tin đầy đủ bao quát toàn bộ nguồn tin, mà còn đặt ra yêu cầu với công tác đào tạo NDT, làm sao để NDT được cung cấp kỹ năng tìm kiếm thông tin cần thiết giúp khai thác được tối đa nguồn lực thông tin của Trung tâm.