Công cụ hỗ trợ gồm: Các chuẩn trong XLTL, các bộ tiêu chuẩn, quy định, tài liệu tra cứu (bách khoa thư, từ điển,…) trong đó các chuẩn trong XLTL là yếu tố quan trọng nhất.
Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin cao nhất, một trong các điều kiện thiết yếu là phải chuẩn hóa các khâu hoạt động của thư viện. Chuẩn hoá hoạt động XLTL đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho NDT những thông tin chính xác về nguồn tin của mỗi cơ quan TT - TV dưới những dạng thức dễ hiểu và dễ tiếp cận trong đó việc xây dựng và áp dụng các chuẩn trong XLTL là điều kiện tiên quyết đảm bảo tính khoa học, thống nhất và chất lượng của hoạt động XLTL. Việc chuẩn hóa còn giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục và hỗ trợ việc trao đổi, chia sẻ nguồn thông tin thư mục giữa các thư viện, cơ quan thông tin trong và ngoài nước.
Để chuẩn hóa hoạt động TT - TV, việc áp dụng các chuẩn XLTL đóng vai trò quyết định. Các chuẩn gồm: Chuẩn trong mô tả tài liệu, chuẩn khổ mẫu, chuẩn trong phân loại tài liệu, định chủ đề,... Việc lựa chọn, sử dụng các chuẩn để áp dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác XLTL. Việc lựa chọn cần căn cứ vào độ phổ biến của chuẩn áp dụng cũng như sự phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị áp dụng: Ví dụ một cơ quan chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa ngành sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu,…
Đối với việc lựa chọn Khung phân loại lại phải xét ở góc độ khác, bởi theo Anie Bethery và Jean Piaget - các nhà phân loại học đã nhận xét: “Hầu như không thể tạo ra một Khung phân loại bách khoa thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC hay LCC” (theo leaf-vn.org). Chính vì vậy, khi lựa chọn KPL, cơ quan TT - TV phải xét đến đặc điểm tổ chức hoạt động của mình: ví dụ, để tổ chức kho mở thì KHPL đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi
18
hơn KHPL kết hợp cả chữ và số. Ngoài ra, cũng phải xét đến hệ thống thư viện cùng ngành cũng như khuyến cáo, chính sách thư viện trong nước để lựa chọn Khung phân loại cho phù hợp, thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu. Đây cũng chính là tiêu chí để lựa chọn các chuẩn trong mô tả tài liệu.
Đối với công tác làm tóm tắt hay định chủ đề nên tham chiếu các tiêu chuẩn, quy định trong nước như các Tiêu chuẩn Việt Nam hay các Bảng đề mục chủ đề, Bộ Từ khóa,…