Để đáp ứng nhu cầu tìm tin nhanh chóng và chính xác thông qua nhiều điểm truy cập khác nhau (không chỉ là các yếu tố thư mục mà còn đi sâu vào nội dung của tài liệu) của NDT, Trung tâm đã sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình trong đó có ứng dụng công nghệ thông tin để biên mục tự động bằng máy. Khổ mẫu MARC21 được áp dụng từ năm 2006 với hình thức sơ khai là các phiếu nhập tin được tạo lập trên cơ sở khỗ mẫu này. Từ khi Phần mềm ILIB 4.0 được đưa vào sử dụng năm 2010, Trung tâm đã xây dựng một số format chuẩn (kiểu ký tự trình bày, độ dài và kiểu trường chứa dữ liệu, thứ tự sắp xếp các trường trong một biểu ghi) cho các loại hình tài liệu khác nhau dựa trên khổ mẫu MARC21.
Biên mục đọc máy MARC là kết quả tổng hợp của sự tiến triển qua nhiều năm của các khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn,… kích thích sự phát triển tự động hóa thư viện và các mạng thông tin.
MARC là do Thư viện Quốc hội Mỹ tạo lập, là kết quả của dự án “Biên mục có thể đọc bằng máy” (MARC - Machine Readable Cataloguing) từ năm 1964 và được thừa nhận là khổ mẫu quốc gia với tên gọi là USMARC - United State Machine Raedable Cataloguing. Từ năm 1968 USMARC là cơ sở cho ra đời nhiều
99
khổ mẫu quốc gia khác như: CANMARC ở Canada, UKMARC ở Anh, AUSMARC ở ÚC. Năm 1977 Thư viện Quốc hội Mỹ cho phát hành MARC21(Machine - Readable Cataloging 21st – MARC21) trên cơ sở của CANMARC và USMARC và coi đó là “Khổ mẫu cho thế kỉ XXI”.
Cấu trúc biểu ghi của Trung tâm bao gồm:
- Danh mục được tạo ra bởi máy tính từ biểu ghi thư mục, dựa trên các thông tin đã nhập.
- Biểu mẫu nhập tin cho Sách do Trung tâm xây dựng dựa trên MARC21 bao gồm 2 loại trường:
+ 04 trường kiểm soát có độ dài biến động (được ký hiệu bằng các nhóm trường (00X).
+ 25 trường dữ liệu có độ dài biến động: bao gồm những trường còn lại được xác định trong khổ mẫu.
- Trung tâm không tạo Đầu biểu cho biểu ghi.
Hình 2.7: Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Sách
Cấu trúc biểu ghi theo khổ mẫu MARC21 được áp dụng tại Trung tâm khá đơn giản, không thiết lập đầu biểu cho biểu ghi. Ngoài ra, qua khảo sát 150 biểu ghi được lấy ngẫu nhiên (theo tiêu chí được trình bày ở mục 2.3.1.3) cho thấy số lượng các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác còn khá cao do một số nguyên nhân, chủ yếu mang tính lịch sử như:
100
- Các biểu ghi cũ được thực hiện trước khi phần mềm ILIB được đưa vào sử dụng nên tạo lập chỉ thị, trường con chưa được chính xác.
- Khi tiến hành đổ dữ liệu cũ, dữ liệu từ các kho Thư viện thành viên là Sơn Tây, Bắc Ninh, Phú Yên vào phần mềm ILIB bị nhảy trường dẫn tới loạn một số chỉ thị trường và trường con kéo theo dữ liệu sai, tập trung vào các trường 245, 260, 300.
Bên cạnh đó một số lỗi rơi vào trường 600, 700 do cán bộ XLTL chưa thực hiện tốt về nguyên tắc xây dựng chỉ thị, nhiều chỉ thị được xác định bằng dấu # (không có thông tin) trong khi có thể sử dụng chỉ thị khác để bổ sung thông tin, một số trường hợp sử dụng sai chỉ thị:
Ví dụ 01:
Chỉ thị được sử dụng: 600 # 4 $aNguyễn, Văn Tiến
Chỉ thị đúng: 600 1 4 $aNguyễn, Văn Tiến (Chỉ thị 1: Tên bắt đầu bằng họ, đảo với tên người Âu Mỹ)
Ví dụ 02:
Chỉ thị được sử dụng: 710 0 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 1: 0 Tên người đảo) Chỉ thị đúng: 710 2 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 2: Tên viết theo trật
tự thuận)
- Tại trường 6XX, lỗi xảy ra với việc xây dựng trường con đối với các biểu ghi tải về qua cổng Z39.50 từ các CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ hoặc từ bộ cơ sở dữ liệu worldcat.org cũng như biểu ghi sao chép từ các web của các thư viện các nước khác.
Ví dụ:
Dữ liệu tải về: 650 # 7 $aCommercial statistics -- Methodology.
Với dữ liệu tải về dạng trên, cán bộ xử lý cần phải tự nhập các nhãn trường con tương ứng với các tiểu đề mục:
Dữ liệu cần sửa: 650 # 7 $aCommercial statistics$xMethodology.
Đầu biểu cần được xây dựng để quản lý thông tin về biểu ghi, các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác trên cần thiết phải hiệu đính lại theo đúng quy định, đồng thời đảm bảo việc xây dựng các chỉ thị mới tuân thủ theo đúng quy định của Khổ mẫu MARC21.
101
Việc xây dựng format nhập liệu đảm bảo cấu trúc của MARC21, đồng thời đảm bảo việc thiết lập các chỉ thị, trường con phải được gắn liền với hỗ trợ tự động hóa của phần mềm mới phát huy được hiệu quả hỗ trợ tối đa cho công tác XLTL. Ví dụ: Trường 245 1 4 $aThe macroeconomics of finance-dominated capitalism and its crisis
Chỉ thị 1 là 1 có nghĩa là: Có lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề
Chỉ thị 2 là 4 có nghĩa là: Số lượng ký tự không sắp xếp là 4 ký tự đầu tiên Như vậy, khi in các loại thư mục, danh mục, nhan đề tài liệu sẽ được lập tiêu đề mô tả bổ sung và sẽ tự động được sắp xếp từ vần M. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm ILIB chưa hỗ trợ được chức năng này.