XLTL là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xử lý tài liệu nói chung, về các chuẩn, các công cụ hỗ trợ cũng như cách áp dụng chúng như thế nào. Ngoài ra, đây là công việc đòi hỏi kinh nghiệm để có thể xử lý tốt tài liệu, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ CSDL đồng thời đảm bảo được tiến độ về thời gian. Với những đòi hỏi về công việc
109
như trên thì Trung tâm cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ XLTL dùng cho cán bộ đang và sẽ tham gia công tác này, được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động XLTL.
Trong sổ tay điện tử nghiệp vụ XLTL tập hợp toàn bộ các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý tài liệu: mô tả tài liệu, khổ mẫu, phân loại, tóm tắt, định chủ đề,… các quy định, quy tắc, quy chế cũng như các tài liệu tham khảo khác. Ngoài ra, sổ tay nghiệp vụ điện tử còn tập hợp các quy ước trong xử lý tài liệu đã được bàn bạc thống nhất trong Trung tâm, đảm bảo tuân thủ công cụ kiểm soát nhưng phù hợp với đặc điểm nguồn lực thông tin, cách thức tổ chức phục vụ nguồn tin của Trung tâm. Sổ tay nghiệp vụ điện tử còn là nơi để cán bộ XLTL ghi lại những kinh nghiệm, những trường hợp xử lý tài liệu cụ thể trong quá trình làm việc hàng ngày. Khi đó, sổ tay nghiệp vụ sẽ giúp cho:
+ Cán bộ thư viện chưa từng làm XLTL nắm được nghiệp vụ xử lý cũng như các chuẩn đang áp dụng, trang bị cho họ những kiến thức thực tế trong công tác XLTL tại Trung tâm.
+ Cán bộ đang làm XLTL có một cẩm nang trong suốt quá trình làm việc, đảm bảo kiểm soát được tính thống nhất dữ liệu qua các lần xử lý khác nhau với cùng một tài liệu, đảm bảo chất lượng XLTL.
Yêu cầu đối với sổ tay nghiệp vụ này là phải thường xuyên được cập nhật những quy tắc, quy định cũng như những vấn đề - cách thức xử lý những vấn đề mới phát sinh trong XLTL, vừa giúp kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu vừa hỗ trợ được cho cán bộ mới tiếp nhận công việc khi có sự thay đổi về nhân sự tham gia công tác này.