Khó khăn đặt ra khi tiến hành định chủ đề tài liệu tại Trung tâm là hiện nay, ở Việt Nam chưa xây dựng được Bảng đề mục chủ đề nào để áp dụng rộng rãi. Mặc dù, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành trích dịch Bảng đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ nhưng cũng mới chỉ tiến hành dịch tên của chủ đề chứ chưa dịch đầy đủ các tham chiếu và phụ đề. Do vậy, trong quá trình chờ đợi một bản Đề mục chủ đề của Việt Nam, Trung tâm đã xây dựng ĐMCĐ kiểm soát bằng Bộ từ
83
khoá. Hiện nay có một số Bộ từ khoá phổ biến nhất như Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ Từ điển từ khóa KH & CN do Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia xuất bản. Tuy nhiên, các bộ từ khoá này đều có một số ưu, nhược điểm nhất định: (Vốn từ của Bộ từ khoá, Vốn từ của Bộ TĐ TK KH&CN)
Về ưu điểm: Các bộ từ khoá/từ điển từ khoá có hai ưu điểm chính sau:
Một là: Các công cụ đã được biên soạn tương đối công phu, bước đầu đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong công tác định từ khoá. Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia) đã giành sự quan tâm nhất định trong việc thể hiện sự quy ước nhằm kiểm soát về mặt từ vựng khi mô tả các khái niệm.
Hai là: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia đã có sự hiệu chỉnh bổ sung thêm qua các lần xuất bản để cập nhật và rút ngắn khoảng cách giữa các thuật ngữ trong bộ từ khoá/từ điển từ khoá với các khái niệm được đề cập trong nội dung vốn tài liệu của các thư viện không ngừng được mở rộng và phát triển.
Những tồn tại:
Các bộ từ khoá/từ điển từ khoá mới chú ý đến đặc thù của thư viện/trung tâm thông tin của mình mà chưa chú ý đến việc tạo ra một công cụ sử dụng chung cho các thư viện. Các quy định về mặt chính tả và hình thức trình bày từ khoá còn mang tính cục bộ, chưa thống nhất theo một quy định chung. Chẳng hạn như: Trong Bộ từ khoá của TVQG, dùng chữ i trong các từ: vật lí, qui trình, kĩ thuật… Trong khi đó, Từ điển Từ khoá Khoa học và Công nghệ của TTTTKH&CN lại sử dụng y: vật lý, quy trình, kỹ thuật… Cách thể hiện tên người và tên địa danh cũng chưa hoàn toàn thống nhất. Điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các thư viện muốn sử dụng song hành các bộ từ khoá và từ điển từ khoá để định chỉ mục. [20, tr.10-13]
Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, đánh giá ưu nhược điểm cũng như căn cứ vào độ phù hợp với vốn tài liệu hiện có, Trung tâm quyết định chọn Bộ “Từ điển từ khóa KH & CN” làm công cụ kiểm soát vì những lý do cụ thể sau:
- Học viện Ngân hàng là trường đào tạo chủ yếu về các ngành tài chính, ngân hàng, kế toán, quản trị…do đó vốn tài liệu tại Trung tâm phản ánh các chuyên
84
ngành đào tạo của Trường. Tài liệu về Khoa học xã hội (Kinh tế - tài chính – ngân hàng,…) và Khoa học công nghệ (Kế toán, Quản trị kinh doanh,...) chiếm tỷ lệ lớn (77.96%) trong cơ cấu vốn tài liệu tại Trung tâm.
- Vốn từ trong Bộ từ điển từ khóa được thu thập từ các CSDL khoa học công nghệ được cập nhật thường xuyên, phản ánh nội dung của các nguồn tin mới nhất. Ngoài ra, vốn từ còn được chọn lọc bổ sung từ những tài liệu tra cứu mới nhất về những vấn đề được quan tâm.
Bộ “Từ điển từ khóa KH & CN” do Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia xuất bản năm 2001 gồm 2 tập:
Tập 1: Bảng tra chính
- Phần 1: Từ khóa KH & CN - Phần 2: Các loại từ khóa đặc biệt
* Địa danh (Địa danh Việt Nam và địa danh nước ngoài) * Tên các cơ quan tổ chức (Tên viết đầy đủ - viết tắt,
tên viết tắt - viết đầy đủ) * Tên sinh vật (Bảng tra Việt - Latinh và Latinh - Việt) Tập 2: Bảng tra từ khóa hoán vị
Là bảng tra phụ trợ cho bảng tra chính, trong đó các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái cho từng phần tử có nghĩa chứa đựng trong từ khóa. Cách trình bày này cho phép tìm ra từ khóa theo từng phần tử như vậy với mục đích trợ giúp thêm cho việc tìm ra từ khóa phù hợp nhất để thể hiện đúng và đầy đủ các khái niệm được quan tâm. Trong bảng tra này, các từ khóa không ưu tiên được in bằng chữ nghiêng. Để tìm từ khóa ưu tiên đại diện cho chúng, cần phải tra tìm lại trong Bảng tra chính.