2.2.3.1. Lập dự toán và phân bổ dự toán
Căn cứ Luật ngân sách nhà nước, Nghị định của Chính phủ, Chỉ thị của UBND thành phố Hồ Chí Minh, hướng dẫn của Bộ Tài chính và Sở Tài chính TPHCM, định mức giao khoán trên một biên chế của UBND thành phố Hồ Chí Minh, hàng năm các phường và phòng, ban thuộc UBND quận thực hiện xây dựng dự toán theo trình tự như sau:
- Căn cứ kết quả thực hiện dự toán năm trước hoặc một số năm gần kề và chỉ tiêu, nhiệm vụ của năm tiếp theo, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vịlập dự toán theo nhóm mục chi gồm: chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa tài sản và chi khácgửi phòng Tài chính kế hoạch quận để thẩm định.
- Khi nhận được quyết định giao dự toán chính thức của cấp có thẩm quyền, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị phân khai dự toán được cấp theo từng mục chi. Các đơn vị được phép điều chỉnh dự toán từ nhóm mục chi này sang nhóm
40
mục chi khác, từ mục chi này sang mục chi khác nhưng không làm thay đổi tổng dự toán được giao.
Việc lập dự toán này hoàn toàn được thực hiện do chủ quan của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, vì vậydự toán thường không sát thực tế và thiếu phù hợp dẫn đến việc phải điều chỉnh và bổ sung dự toán nhiều lần trong năm ngân sách.
2.2.3.2. Điều chỉnh biên chế và mức kinh phí được giao để thực hiện chế độ tự chủ tự chủ
Trong quá trình thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hành chínhthì nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công bởi vì con người là nhân tố chủ quan trực tiếp tham gia quá trình thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệmvà kết quả đạt được của quá trình này cũng do chính con người thụ hưởng. Quận 2 đã xác định việc xây dựng nguồn nhân lực đảm bảo có đủ năng lực chuyên môn để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả, hàng năm Quận 2 được UBND thành phố giao tổng biên chế và UBND quận 2 thực hiện phân bổ chỉ tiêu cho từng đơn vị. Giai đoạn 2011-2014 là thời kỳ các đơn vị phường sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, bộ máy theo chức năng, nhiệm vụ mới được giao. Vì vậy, các đơn vị phường có tổng biên chế được giaogiảm dần qua các năm, từ năm 2012 có biến động giảm 17 biên chế so với năm 2011 và hai năm 2013-2014 giảm tiếp 12 biên chế, còn 465 biên chế (xem bảng 2.1).
Năm 2012 việc giải tỏa ở các phường An Khánh, Thủ Thiêm và An Lợi Đông để thực hiện dự án khu đô thị mới Thủ Thiêm trong quy hoạch xây dựng Trung tâm hành chính của thành phố đi vào giai đoạn cuối; một số hoạt động và dân cư trên địa bàn ba phường trên được di chuyển sang phường khác hoặc sang quận khác nên nhiệm vụ quản lý hành chính được thu hẹp. Do đó số biên chế của ba phường này được điều chỉnh giảm từ 3-6 biên chế vào năm 2012, từ 3-5 biên chế vào các năm 2013-2014. Trong khi đó, mặc dù quy mô hoạt động và nhiệm vụ của một số phường tăng lên do tiếp nhận số dân cư từ ba phường An Khánh, Thủ Thiêm và An Lợi Đông chuyển đến nhưng số biên chế của một số phường này không có điều chỉnh tăngnhiều, các phường có sự điều chỉnh tăng, giảm biến chế do sắp xếp lại tổ chức bộ máy để nâng cao chất lượng phục vụ.
41
Bảng 2.1: Chỉ tiêu biên chế của các phường giai đoạn 2011 – 2014
Đơn vị: Người 2011 2012 2013 2014 An Khánh 43 39 36 34 Bình Khánh 44 40 40 40 Thủ Thiêm 41 38 35 32 An Phú 46 47 47 48 An Lợi Đông 41 35 32 30 Thảo Điền 47 47 47 48 Bình An 46 45 45 47 Bình Trưng Đông 46 46 46 48 Bình Trưng Tây 46 46 46 47 Thạnh Mỹ Lợi 47 47 46 47 Cát Lái 47 47 45 47 Tổng cộng 494 477 465 468
(Nguồn: Quyết định giao dự toán của UBND quận 2 cho các phường)
Tổng số biên chế của các phòng, ban thuộcquận có sự điều chỉnh tăng qua từng năm từ 2011-2014 (xem bảng 2.2).
Đối với các phòng, ban thuộc quận không có sự biến động lớn mà chỉ điều chỉnh tăng từ 1 biên chế đến 6 biên chế, ngoại trừ phòng Quản lý đô thị có điều chỉnh tăng 15 biên chế ở năm 2012 so với năm 2011. Như vậy, quản lý hành chính trên địa bàn quận 2 giai đoạn 2011 – 2014 tương đối ổn định, không có sự thay đổi nhiều về chức năng, nhiệm vụ. Riêng lĩnh vực quản lý đô thị có phát sinh thêm nhiệm vụ vì là quận mới trong quá trình quy hoạch, chỉnh trang đô thị nên đòi hỏi phải tăng cường lực lượng cán bộ để giải quyết kịp thời những vấn đề về đô thị của quận.
42
Bảng 2.2: Chỉ tiêu biên chế của các phòng trực thuộc UBND quận giai đoạn 2011 – 2014
Đơn vị: Người
2011 2012 2013 2014
Văn phòng UBND 45 48 49 51
Tài nguyên môi trường 20 18 18 18
Văn hóa thông tin 9 10 11 11
Quản lý đô thị 52 67 69 69 Thanh tra 12 12 13 13 Kinh tế 10 10 10 11 Tài chính – Kế hoạch 14 15 17 18 Tư pháp 9 9 10 10 Lao động TB – XH 13 13 14 15
Giáo dục – Đào tạo 19 19 19 19
Y tế 9 9 10 10
Nôi vụ 14 13 15 16
Tổng cộng 226 243 255 261
(Nguồn: Quyết định giao dự toán của UBND quận 2 cho các phòng, ban)
Mức kinh phí giao tự chủ cho mỗi đơn vị dựa vào định mức khoán chi trên đầu người của UBND thành phố Hố Chí Minh quy định, từ năm 2011 đến năm 2014 định mức khoán chi được điều chỉnh tăng dần qua từng năm.
Định mức khoán chi của các phường năm 2011 là 54 triệu đồng, năm 2012 là 63,5 triệu đồng/biên chế, tăng 17,6% so với năm 2011, năm 2013 là 77 triệu đồng/biên chế, tăng 1,57% so với năm 2012 và năm 2014 là 83 triệu đồng/biên chế, tăng 7,79% so với năm trước. Định mức khoán chi cho một biên chế của các phòng, ban thuộc UBND quận cao hơn định mức khoán chi cho một biên chế của đơn vị phường và cũng được tăng thêm hàng năm, năm 2011 là 75 triệu đồng, tăng 10,3% so với năm 2010, năm 2012 là 89 triệu đồng/biên chế, tăng 18,67% so với năm 2011, năm 2013 là 101,5 triệu đồng/biên chế, tăng 14,04% so với năm 2012 và năm 2014 là 108,5 triệu đồng/biên chế, tăng 6,9% so với năm trước(xem biểu 2.2).
43
Biểu 2.2: Định mức khoán kinh phí thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2014
Triệu đồng
(Nguồn: Quyết định giao dự toán của UBND quận 2 cho các phòng, ban)
Kinh phí thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm được phân bổ theo định mức khoán nêu trên cho các cơ quan quản lý hành chính nhà nước là chưa phù hợp với thực tế. Bởi vì định mức khoán cho một biên chế được xác định căn cứ vào mức chi bình quân của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố và chính sách tiền lương của Chính phủ, trong khi đó điều kiện phát triển kinh tế xã hội và những yếu tố đặc thù của mỗi đơn vị khác nhau. Đơn vị nào có nhiều cán bộ, công chức có thâm niên công tác nhiều sẽ có hệ số lương cao thì quỹ tiền lương của đơn vị đó lớn, khi đó kinh phí tự chủ dành cho quỹ tiền lương sẽ chiếm tỷ lệ cao làm cho nguồn kinh phí bố trí cho các hoạt động chuyên môn khác bị thu hẹp và có thể không đủ để chi tiêu.
Các đơn vị phường trên địa bàn quận 2 có số kinh phí tự chủ được phân bổ hàng năm thường cao hơn số kinh phí giao khoán theo định mức biên chế được giao và tăng dần qua các năm. Ví dụ, năm 2011 với định mức khoán là 54.000 ngàn đồng/1 biên chế nên theo quy định phường An Khánh với 43 biên chế (Bảng 2.1) thì phường sẽ có kinh phí tự chủ là 2.322 triệu đồng, tuy nhiên số kinh phí tự chủ đơn vị được quận phân bổ là 2.444 triệu đồng. Trong giai đoạn 2011-2014 chỉ có năm 2014 số kinh
0 20 40 60 80 100 120 2011 2012 2013 2014 Năm Phường Phòng, ban
44
phí tự chủ được giao bằng đúng hoặc thấp hơn số kinh phí khoán theo số biên chế, không có phường nào được giao kinh phí tự chủ cao hơn (xem bảng 2.3).
Bảng 2.3: Dự toán kinh phí thực hiện tự chủ tài chính của các phường giai
đoạn 2011-2014 Đơn vị: Triệu đồng 2011 2012 2013 2014 An Khánh 2.444 / 2.322 2.807 / 2.730,5 2.838 / 2.772 2.718 / 2.822 Bình Khánh 2.538 / 2.376 2.901 / 2.794 3.520 / 3.388 3.320 / 3.320 Thủ Thiêm 2.311 / 2.214 2.680 / 2.603,5 2.713 / 2.695 2.558 / 2.656 An Phú 2.775 / 2.538 3.153 / 2.984,5 3.709 / 3.773 3.885 / 3.901 An Lợi Đông 2.318 / 2.214 2.680 / 2.603,5 2.559 / 2.464 3.230 / 2.490 Thảo Điền 2.682 / 2.538 3.149 / 2.984,5 3.890 / 3.619 3.625 / 3.901 Bình An 2.637 / 2.484 3.025 / 2.857,5 3.751 / 3.619 3.727 / 3.901 Bình Trưng Đông 2.631 / 2.484 2.943 / 2.984,5 3.633 / 3.696 3.730 / 3.901 Bình Trưng Tây 2.664 / 2.484 3.058 / 2.921 3.751 / 3.542 3.657 / 3.901 Thạnh Mỹ Lợi 2.630 / 2.538 2.987 / 3.111,5 3.751 / 3.773 3.678 / 3.901 Cát Lái 3.300 / 2.646 3.928 / 3.111,5 4.774 / 3.927 3.168 / 3.901
(Nguồn: Quyết định giao dự toán của UBND quận 2 cho các phường)
Đối với các phòng, ban thuộc quận đượcphân bổ kinh phí thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm chủ yếu dựa vào tính chất và quy mô hoạt động của các đơn vị, do vậy có đơn vị có số kinh phí tự chủ được phân bổ cao hơn số kinh phí khoán theo số biên chế, có đơn vị có số kinh phí tự chủ được phân bổ thấp hơn số kinh phí khoán theo số biên chếvà có sự điều chỉnh tăng qua các năm(xem bảng 2.4).
Bảng 2.3 ở trên và bảng 2.4 nêu bên dưới thể hiện số kinh phí thực hiện tự chủ được UBND quận phân bổ hàng năm so với số kinh phí giao khoán theo định mức biên chế của các đơn vị. Qua số liệu ở hai bảng cho thấy việc giao kinh phí căn cứ vào dự toán do đơn vị là còn nhiều bất cập: đó là thường giao dự toán cao hơn với số được khoán theo định mức quy định, từ đó càng thấy rõ sự hạn chế trong công tác lập dự toán của các cơ quan nhà nước. Riêng năm 2014 dự toán được giao thấp hơn số kinh phí khoán theo định mức là do giảm trừ 10% tiết kiệm chi thường xuyên theo Nghị quyết của Thủ tướng Chính phủ về điều hành ngân sách trong tình hình khó khăn.
45
Bảng 2.4: Dự toán kinh phí thực hiện tự chủ tài chính của các phòng, ban thuộc UBND quận giai đoạn 2011-2014
Đơn vị: Triệu đồng
2011 2012 2013 2014
Văn phòng UBND 4.717,5 / 3.375 4.361 / 4.272 6.848 / 4.973,5 4.984 / 5.533,5
Tài nguyên môi trường 1.310,5 / 1.500 1.602 / 1.602 1.698,5 / 1.827 1.854 / 1.953
Văn hóa thông tin 589,58 / 675 805 / 890 1.036 / 1.116,5 1.132 / 1.193,5
Quản lý đô thị 3.703 / 3.825 5.417,5 / 5.963 6.445 / 7.003,5 7.572 / 7.568,5 Thanh tra* 788 / 900 966 / 1.068 1.225 / 1.319,5 1.407 / 1.521 Kinh tế 656 / 750 890 / 890 977 / 1.015 1.183 / 1.193,5 Tài chính – Kế hoạch 908,6 / 1.050 1.335 / 1.335 1.710 / 1.725,5 1.859 / 1.953 Tư pháp 591 / 675 697,3 / 801 942 / 1.015 1.025,5 / 1.088,5 Lao động TB – XH 853,7 / 975 1.046,5 / 1.157 1.421 / 1.421 1.604 / 1.627,5
Giáo dục – Đào tạo 1.246 / 1.425 1.529,5 / 1.691 1.790 / 1.928,5 1.879 / 2.061,5
Y tế 590 / 675 724,5 / 801 943 / 1.015 1.069 / 1.088,5
Nôi vụ 918 / 1.050 1.046,5 / 1.157 1.562 / 1.522,5 1.716 / 1.736
(Nguồn: Báo cáo quyết toán chi NSNN của các phòng, ban thuộc UBND quận)
Như vậy, trong giai đoạn 2011-2014 các cơ quan hành chính nhà nước có sự điều chỉnh tăng kinh phí tự chủliên tục qua từng năm, đó là do các yếutố sau:
- Điều chỉnh tăng số biên chế hành chính được giao.
- Điều chỉnh định mức khoán cho một biên chế tăng (xem biểu 2.2).
- Điều chỉnh mức lương cơ bản tăng từ 830 ngàn đồng lên 1.150 ngàn đồng (xem biểu 2.3).
- Quy mô hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận 2 ngày càng được mở rộngnên nhiệm vụ ngày càng nhiều hơn.
Biểu 2.3: Mức lương cơ bản của cán bộ công chức giai đoạn 2011-2014
Ngàn đồng 0 200 400 600 800 1000 1200 2011 2012 2013 2014 Năm LCB
46
2.2.3.3. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quychế quản lý sử dụng tài sản
công
Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý tài sản công (gọi chung là Quy chế chi tiêu) là cơ sở để thực hiện chi tiêu phục vụ mọi hoạt động của đơn vị và để Kho bạc Nhà nước kiểm soát thanh toán kinh phí từ NSNN. Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước của quận 2 xây dựng Quy chế chi tiêu gồm có các nội dung theo quy định như: mục đích và nguyên tắc xây dựng, căn cứ để xây dựng và nội dung xây dựng quy chế. Trong đó nội dung của quy chế chi tiêu được xây dựng ở một số lĩnh vực chủ yếu là chi thanh toán cá nhân, chi quản lý hành chính, chi sửa chữa và mua sắm, phương án chi trả tiết kiệm và chi khác.
Về chi thanh toán cá nhân các cơ quan quản lý hành chính nhà nước xác định tổng quỹ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp theo số biên chế được giao, số nhân viên hợp đồng và định mức khoán/1 biên chế. Ngoài ra, quy chế chi tiêu của các đơn vị cũng quy định rõ đối tượng và mức khoán một số khoản chi theo quy định như: khoán làm ngoài giờ, khoán điện thoạicông vụ, khoán công tác phí, khoán văn phòng phẩm. Mức khoán làm ngoài giờ nằm trong khoảng từ 200.000 đồng/người đến 300.000 đồng/người có Văn phòng UBND quận và các phòng Tài nguyên Môi trường, Y tế, Văn hóa Thông tin, Nội vụ, Tư pháp, Kinh tế, Quản lý Đô thị, Lao động Thương binh xã hội. Đối với các đơn vị phường không thực hiện khoán làm ngoài giờ cho từng cá nhân mà dự trù kinh phí chi làm ngoài giờ thực tế theo tháng. Riêng khoán công tác phí tất cả các đơn vị đều khoán mức tối đa 300 ngàn đồng/người cho toàn thể cán bộ công chức, trừ phường Thảo Điền khoán công tác phí cho giao liên ở mức 300 ngàn đồng/ người và cán bộ công chức còn lại là 100 ngàn đồng/người và phường Bình An không khoán công tác phí.
Về chi quản lý hành chính, các đơn vị phân chia kinh phí cho các nội dung chi điện, nước, nhiên liệu, vệ sinh môi trường, thông tin tuyên truyền liên lạc, vật tư văn phòng, chi phí thuê mướn... Đây là những khoản chi Nhà nước không có quy định về định mức, tiêu chuẩn nên việc xây dựng cụ thể cho từng bộ phận, từng ban ngành sẽ giúp cho điều hành chi tiêu hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Chi sửa chữa, mua sắm từ kinh phí tự chủ chỉ là sửa chữa nhỏ, mua sắm công cụ và vật tư thông thường phục vụ cho công tác hàng ngày nhưng không phải là tài sản
47
cố định. Các đơn vị chỉ phân chia mộtkhoản kinh phí rất nhỏ, thường dưới 100 triệu