- Nếu Knc lă hệ số chất lượng của nhu cầu (mẫu chuẩn, điểm chuẩn…)
(International Standardization Organizatio n)
4.4.2. Những khó khăn, thử thâch vă giải phâp trong việc thực hiện
HTQLCL theo ISO 9000:
Giai đoạn khởi đầu: Việc thực hiện ISO 9000 sẽ kĩo theo nhiều thay đổi cơ cấu tổ chức quan trọng, giảm đặc quyền đặc lợi của 1 số người. Do có sự miễn cưỡng thực hiện trong việc từ bỏ câc hoạt động, tổ chức mă trong 1 thời gian dăi họ cho lă tốt vă phục vụ cho mục đích vă lợi ích doanh nghiệp trong nhiều năm. Một số doanh nghiệp đang thực hiện quản trị chất lượng theo những tiíu chuẩn khâc khi chuyển sang ISO 9000 sẽ có những vấn đề phât sinh phức tạp ban đầu.
• Trình độ công nghệ
Không nhất thiết một doanh nghiệp phải có một trình độ công nghệ thật tiín tiến mới xđy dựng được hệ thống ISO 9000. Công nghệ thấp tất nhiín sẽ giới hạn mức độ tinh vi vă chính xâc trong sản xuất cũng như có năng suất thấp, nhưng nếu quâ trình âp dụng câc công nghệ năy đạt được thănh quả mong muốn một câch đồng đều, ổn định thì không ngăn cản việc xđy dựng ISO 9000.
Mây móc trang thiết bị hiện đại mă không biết bảo dưỡng vă sử dụng đúng quy trình công nghệ, nhất lă với nguyín vật liệu không phù hợp cũng không đem lại chất lượng tốt.
Nhiều doanh nghiệp trì hoên việc xđy dựng ISO 9000 vă đợi cho đến khi có những phương tiện công nghệ tốt hơn hoặc hệ thống tổ chức, quản lý tốt hơn. Trong thực tế, việc xđy dựng hệ thống chất lượng theo tiíu chuẩn ISO 9000 lă phương tiện hữu hiệu nhất để giúp doanh nghiệp cải tiến quản lý vă tổ chức, sử dụng hiệu quả hơn câc thiết bị có sẵn vă chuẩn bị tốt cho việc sử dụng vă khai thâc công nghệ tiín tiến trong tương lai.
• Chất lượng sản phẩm
Doanh nghiệp sản xuất câc sản phẩm có chất lượng thấp nhưng đồng đều vă được khâch hăng chấp nhận đặt mua vì phù hợp với yíu cầu công dụng của họ, mặc dù đôi khi câc sản phẩm năy không hoăn toăn đâp ứng đúng yíu cầu tiíu chuẩn kỹ thuật quo6c tế hay quốc gia nhưng vẫn đảm bảo về câc yếu tố an toăn, vệ sinh, sức khỏe vă môi trường, vẫn có thể đăng ký xđy dựng hệ thống chất lượng theo một tiíu chuẩn của ISO 9000. Điều quan trọng lă sự phù hợp của sản phẩm với tiíu chuẩn của doanh nghiệp đê được khâch hăng chấp nhận.
• Phí tổn
Một doanh nghiệp không nhất thiết phải đơn độc thuí tư vấn xđy dựng hệ thống chất lượng. Một số doanh nghiệp trong cùng ngănh công nghệ có thể hợp tâc cùng thuí một công ty tư vấn. Việc giêi nghĩa câc khâi niệm, kỹ thuật chất lượng vă câch hướng dẫn có thể được thực hiện cho chung câc doanh nghiệp. Bằng câch năy phí tổn tư vấn có thể được giảm nhiều. Khi câc doanh nghiệp năy thực hiện xong việc xđy dựng vă xin chứng nhận, phí tổn chứng nhận cũng được giảm thiểu vì tiết kiệm phí vận chuyển cho chuyín gia đânh giâ hệ thống chất lượng đi về từ quốc gia của họ cũng như có cơ hội giảm giâ từ tổ chức chứng nhận cho một nhóm doanh nghiệp đồng hănh.
• Trình độ nhđn viín
Ở Nam Phi, vì nhđn viín không biết chữ, một doanh nghiệp đê đạt được chứng chỉ ISO 9000 mặc dù câc quy trình vă chỉ dẫn công việc đều được trình băy dưới dạng hình vẽ. Điều năy nói lín sự quan trọng của câc quản lý trung gian khi cung cấp cho nhđn viín câc phương tiện phù hợp như mây móc thiết bị, quy trình kỹ thuật, hệ thống kiểm soât, nguyín vật liệu đúng vă đăo tạo thích đâng. Do đó, ISO 9000 không đòi hỏi mọi nhđn viín sản xuất phải có trình độ cao, mă chỉ đòi hỏi họ được đăo tạo vă đạt được trình độ thănh thạo cho công việc.
Giai đoạn thực hiện:Thiếu sự cam kết của lênh đạo cấp cao nhất.; Lập kế hoạch sai; Thiếu nhận thức vă thiếu hiểu biết về câc Nguyín lý cơ
bản của HTQLCL; Thiếu một đội ngũ thực thi mạnh; Đại diện lênh đạo về “chất lượng” còn “kĩm”năng lực.
• Cơ cấu tăi chính
Câc tiíu chuẩn ISO 9000 không đề cập đến khía cạnh tăi chính như quản lý tăi sản hay cấu trúc tăi chính. Do đó trong lúc xđy dựng ISO 9000, doanh nghiệp không cần đề cập mọi phạm vi kế toân tăi chính trong hệ thống văn bản chất lượng.
Người tư vấn vă đânh gía viín bín ngoăi không có thẩm quyền xem xĩt hay đề cập đến vấn đề tăi chính kế toân.
• Tổ chức nhđn sự
Theo tiíu chuẩn ISO 9000, người lênh đạo tối cao phải bổ nhiệm một người lăm đại diện của lênh đạo. Người năy gọi lă phụ trâch chất lượng. Thường thì Ban giâm đốc thănh lập một Ban chất lượng gồm câc trưởng phó phòng do người phụ trâch chất lượng điều hănh trong việc xđy dựng hệ thống chất lượng. Đđy thường xảy ra câc ngộ nhận trong việc tổ chức nhđn sự.
- Nếu giâm đốc bổ nhiệm một phó giâm đốc lă người Phụ trâch chất lượng (PTCL), trực tiếp điều hănh Ban chất lượng thì đđy lă một lợi điểm vì trong trường hợp năy, người PTCL có thực quyền. Nhưng nếu người Phó giâm đốc kiím nhiệm quâ nhiều công việc, khi đó vai trò PTCL sẽ trở nín nặng nề cho PGĐ hoặc người năy không có đủ thời gian, tđm trí đầu tư văo việc xđy dựng hệ thống chất lượng. Câch giải quyết hay hơn hết lă người Phó giâm đốc kiím PTCL năy phải thu xếp để dănh được ít nhất lă 60 – 80% cho việc xđy dựng hệ thống chất lượng thì hêy nhận vai trò PTCL
- Nếu giâm đốc bổ nhiệm một người khâc lăm PTCL thì có thể giải quyết được vấn đề thời giờ đầu tư văo việc xđy dựng . Tuy nhiín trường hợp năy rất dễ nảy sinh câc vấn đề: người PTCL thực hiện đúng chức năng của mình (có quyền trín câc công việc liín quan đến hệ thống chất lượng vă bâo câo với cấp lênh đạo - Giâm đốc), nếu không có sự thấu đâo kỹ lưỡng, đôi khi sẽ gđy sự hiểu lầm lă vượt quyền.
- Người PTCL ngại ngùng vì sợ cho rằng mình vượt vai trò của mọi người kể cả câc Phó giâm đốc nín sẽ không phât huy đúng vai trò của một PTCL (toăn quyền quyết định về chất lượng). Câch giải quyết trong trường hợp năy lă Giâm đốc cần phải cam kết chặt chẽ việc ủng hộ câc quyết định của PTCL, người mă mình ủy nhiệm cho mình vă cho họ dănh phần lớn thời gian văo công việc xđy dựng hệ thống chất lượng.
- Khi PTCL vă Ban chất lượng hoạt động về việc xđy dựng hệ thống ISO 9000 đôi khi phải đưa đến sự suy nghĩ trong nội bộ lă có hai hệ thống tại đơn vị một hệ thống hoạt động cũ đang tồn tại trong doanh nghiệp vă
một hệ thống ISO 9000 lă những công việc của câc thănh viín Ban chất lượng. Điều năy dẫn đến việc phần lớn công nhđn viín coi việc xđy dựng ISO 9000 như một hoạt động tâch biệt khỏi công việc thường ngăy vă lă trâch nhiệm của riệng Ban chất lượng, không ai thỉm để ý hoặc tích cực hỗ trợ. Câch giải quyết tốt nhất lă đăo tạo vă giải thích kỹ cho mọi người trong đơn vị hiểu về vai trò, nhiệm vụ vă trâch nhiệm của PTCL vă câc thănh viín trong Ban chất lượng. Họ không phải được giao quyền điều khiển doanh nghiệp mă lă xđy dựng hệ thống chất lượng. Câc hoạt động của hệ ISO 9000 không phải lă hệ song song mă lă câc việc xđy dựng qui trình dựa trín hoạt động từ trước đến giờ của doanh nghiệp. Ban chất lượng cũng như PTCL lă một nhóm đặc biệt được thănh lập để thực hiện một dự ân, lă việc xđy dựng hệ thống chất lượng theo tiíu chuẩn ISO 9000. Cơ cấu tổ chức nhđn sự, đoăn thể từ trước như thế năo thì bđy giờ vẫn giữ nguyín không thay đổi.
• Hệ thống văn bản
Vì muốn vội lấy giấy chứng nhận ISO 9000, có đơn vị nghĩ rằng có thể thu ngắn thời gian xđy dựng hệ thống văn bản để sớm đăng ký xin chứng nhận qua việc dùng câc văn bản có sẳn do người khâc viết vă sao đổi biến thănh hệ văn bản của mình. Câc văn bản năy nhìn phiến diện, đương nhiín phù hợp với câc yíu cầu tiíu chuẩn, có vẽ phù hợp với câch thức vă mục tiíu của doanh nghiệp.. Nhưng trong thực tế, chúng không mô tả chính xâc những gì đang xảy ra trong câch vận hănh doanh nghiệp vă không được câc cân bộ vă nhđn viín sử dụng lăm cơ sở cho việc đảm bảo vă cải tiến chất lượng. Do đó hệ thống văn bản trín sẽ không thực sự đóng góp văo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, không lăm cơ sở cho việc đânh giâ cấp chứng nhận hệ thống. Ngoăi ra, nó cũng không đóng góp văo việc thỏa mên vă giữ khâch hăng cho doanh nghiệp.
Giai đoạn duy trì: Thiếu sự duy trì liín tục tính chủ động tiín phong của lênh đạo; Cơ cấu giâm sât không hiệu quả; Việc sở hữu câc hệ thống câc quy tình vă quâ trình không đầy đủ; Thiếu duy trì liín tục nhận thức vă tìm hiểu liín tục về câc nguyín lý của HTQLCL;
• Ngộ nhận về việc đânh giâ chất lượng
Trín nguyín tắc việc đânh giâ hệ thống chất lượng cho mục đích chứng nhận chỉ được thực hiện sau khi câc cuộc đânh giâ nội bộ đê được thực hiện một câch thỏa đâng cho toăn thể hệ thống. Nhiệm vụ của người PTCL lă giúp người đânh giâ hệ thống bín ngoăi hiểu vă đồng tình với mình về sự hợp lý hay phù hợp của hệ thống chất lượng của mình. Có thời gian những người đânh giâ bín ngoăi năy được gọi lă “thanh tra” nín đê đem lại những ấn tượng về quyền uy mă họ không có. Do đó, việc đânh giâ hệ thống chất
lượng có thể coi như một việc hợp tâc chặt chẽ giữa những người đânh giâ chất lượng bín ngoăi vă người PTCL. Một thâi độ đúng đắn vă hợp tâc từ người PTCL vă một thâi độ cởi mở, xđy dựng tìm hiểu vă kiín nhẫn để nắm vững được hiện tình lă điều tối cần thiết của người đânh giâ bín ngoăi để việc đânh giâ hệ thống chất lượng mang lại những lợi ích mong muốn: giúp nhận biết vă hiểu câc thiếu sót hay sai lầm nhằm cải tiến hệ thống chất lượng.
• Ngộ nhận về chứng chỉ ISO 9000
Theo như câc chuyín gia có tầm cỡ thế giới về chất lượng thì một hệ thống chất lượng chỉ thực sự được khởi động sau khi nhận chứng chỉ đânh giâ. Sau đó, doanh nghiệp cần từ 3 đến 5 năm để phât huy toăn thể câc lợi ích của hệ thống chất lượng. Cứ 6 thâng hoặc 1 năm, câc chuyín gia lại được cử tới thực hiện việc đânh giâ định kỳ nhằm duy trì hiệu năng của hệ thống. Mỗi lần đânh giâ tiếp theo, chuyín gia đânh gia1se4 đăo sđu thím vă khắc khe hơn với câc sai lầm vă thiếu sót. Do đó, việc được chứng nhận nín coi như mới bắt đầu văo việc vận hănh vă cải tiến hệ thống chất lượng, không nín tự mên. Hơn nữa, chứng chỉ ISO 9000 chỉ lă một giấy giới thiệu từ một tổ chức có tín nhiệm của thị trường, việc giới thiệu có tiến tới một giao dịch tốt đẹp hay không sau đó lă tùy văo sự phù hợp giữa 2 bín, phần lớn dựa trín thực chất của sản phẩm vă dịch vụ cung ứng. Duy trì hệ thống chất lượng chỉ để bảo vệ chứng chỉ mă quín sự cam kết vă đầu tư văo việc cải tiến chất lượng liín tục, giảm phế phẩm, tăng năng suất nhằm đâp ứng mỗi ngăy một hữu hiệu cho nhu cầu vă mong mỏi của khâch hăng có thể đưa doanh nghiệp đến bại sản vì tăng phí tổn, xa thực tế.
Như vậy, việc xđy dựng thănh công hệ thống chất lượng theo ISO 9000 không chỉ cho doanh nghiệp cơ hội như giấy thông hănh văo thị trường xuất khẩu mă còm đảm bảo thănh quả thao tâc kinh doanh.. Trong thực te61ca1c ngộ nhận vă vướng mắc níu trín đều có thể xảy ra đối với mọi doanh nghiệp quốc doanh, liín doanh, tự nhđn…vă đều có thể giải quyết được dể dăng.
4.5. QUY TRÌNH XĐY DỰNG HTQLCL TRONG DOANH NGHIỆP THEO TIÍU CHUẨN ISO 9000