Từ khi đi vào hoạt động của Công ty PTICC chưa áp dụng bất kỳ HTQL nào; đối chiếu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, hiện trạng của PTICC có những điểm chưa phù hợp như sau:
- Đối với hệ thống các văn bản, tài liệu: các văn bản chưa được xây dựng thành 1 hệ thống thống nhất; việc phổ biến văn bản có nhiều hạn chế; cán bộ của công ty không được phổ biến, cập nhật thông tin một cách chính xác và nhanh chóng; Các hồ sơ công trình không được quản lý khoa học; không kiểm soát được quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng dẫn đến tình trạng phối hợp khó khăn với khách hàng; không có khả năng tổng hợp số liệu làm ảnh hưởng đến những quyết định của lãnh đạo; Việc lưu trữ, ban hành văn bản tổ chức tùy tiện gấy mất mát, lưu trữ tài liệu không nhất quán dẫn đến tình trạng áp dụng các văn bản hướng dẫn không được triệt để, thậm chí không áp dụng, không được kiểm soát. Việc trao đổi thông tin nội bộ hầu như không có
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 51
- Trách nhiệm của lãnh đạo: không nhất quán trong các quyết định đảm bảo mục tiêu chất lượng dịch vụ; tình trạng nể nang, thậm chí tùy tiện khi điều hành sản xuất, điều phối chưa hợp lý các nguồn lực, chạy theo thị trường mang tính thời vụ, làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; các thông tin báo cáo về tình hình sản xuất của đơn vị không được báo cáo, cập nhật kịp thời làm ảnh hưởng việc ra quyết định chưa hiệu quả hoặc không kịp thời.
- Quản lý nguồn lực: việc đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho công ty chưa được xem xét và thực hiện hiệu quả; nhân viên chưa được đào tạo thường xuyên; việc tuyển chọn cán bộ còn mang nặng cảm tính, không đáp ứng được yêu cầu công việc. Môi trường làm việc, trang thiết bị làm việc chưa được quan tâm đúng mức, thậm chí không đúng qui định…làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc hàng ngày của cán bộ, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty.
- Các quy trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ: chưa xây dựng và ban hành các qui định, qui trình trong quá trình tạo sản phẩm; dẫn đến tình trạng tùy tiện, không phối hợp giữa các cá nhân, giữa các bộ phận trong công ty. Việc cung ứng sản phẩm cho khách hàng còn mang tính độc quyền chưa quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
- Đo lường, phân tích và cải tiến chất lượng: chưa thực hiện việc kiểm định các trang thiết bị; chưa tiến hành khảo sát và phân tích ý kiến khách hàng; các sản phẩm không phù hợp, sản phẩm lỗi không được quản lý
Cán bộ tư vấn xây dựng một kế hoạch tổng thể xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000, kế hoạch này được chuyển cho Ban chỉđạo ISO đơn vị xem xét góp ý và sau khi đã thống nhất, sẽ trình QMR phê duyệt. Nội dung kế hoạch sẽ đề cập đến các vấn đề chung:
+ Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9000 tại đơn vị (5 bước). + Nội dung, thời gian, trách nhiệm từng bước thực hiện kế hoạch. + Các nguồn lực cần thiết.
Kế hoạch tổng thể này sau khi được đơn vị phê duyệt, sẽ là cơ sở để xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng bước thực hiện.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 52
Công ty PTICC đã xây dựng kế hoạch thực hiện như bảng 2.4
Stt Nội dung công việc Thực hiện Thời gian
1 Huấn luyện cơ bản về quản trị chất lượng và ISO 9000 Huấn luyện xây dựng các văn bản hệ thống chất lượng Ban chỉđạo Lãnh đạo các phòng quản lý; lãnh đạo các đơn vị SX 09/2002 2 Phối hợp với tư vấn xây dựng các văn bản hệ thống chất lượng và triển khai áp dụng: STCL, các qui định và chỉ dẫn Nhóm ISO (danh sách theo QĐ số 367-2001/QDD- TCHC, ngày 12/07/2001 Chậm nhất 09/11/2002 3 Huấn luyện cơ bản về QLCL và ISO 9000; STCL cho nhân viên
Toàn thể CBCNV 11/2002 4 Đào tạo chuyên gia đánh giá
nội bộ - có cấp bằng
Theo danh sách chỉ định của Trưởng các phòng quản lý
11/2002
5 Đánh giá lãnh đạo Ban giám đốc 6/11/2002 6 Đánh giá nội bộ và tư vấn khắc phục lỗi phát hiện Các đơn vị 11/2002 7 Đánh giá toàn diện hệ thống trước chứng nhận và tư vấn khắc phục lỗi phát hiện Các đơn vị 11/2002 8 Đánh giá chính thức Dự kiến mời: QUACERT và JAS-ANZ 12/2002
Bảng 2.4: Kế hoạch triển khai ISO 9000 (Số liệu xin phòng KD)
4) Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000
Đào tạo nhận thức chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm trang bị cho cán bộ, công nhân viên của đơn vị những kiến thức về QLCL và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ đó họ sẽ thấy được trách nhiệm của họ trong việc tạo ra các sản phẩm có chất lượng cũng như ý thức về vai trò của họ trong hệ thống chất lượng. Đối tượng tham dự không hạn chế, những bắt buộc các cán bộ trong Ban chỉ đạo ISO phải qua khoá đào tạo này. Tổng số 03 khóa đào tại đã được tổ chức tại PTICC. Tài liệu phục vụ cho khoá đào tạo bao gồm: 1 quyển tiêu chuẩn ISO 9001:2000,
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 53
1 tài liệu tham khảo do bên tư vấn biên soạn. Các tài liệu này được gửi trước đểđơn vị cung cấp cho học viên mỗi người 1 bộ.
Địa điểm đào tạo thực hiện tại trụ sở của Công ty số 38 Chùa Láng Hà Nội.