Đề xuất xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp (e-company) cho toàn công ty, cung cấp thông tin cần thiết về hoạt động của công ty và thúc đẩy quá trình cập nhật thông tin và học tập trong toàn đơn vị. Xây dựng trang web trên mạng Intranet của công ty và trên mạng Internet với tên truy cập là: http://www.pticc.com.vn.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 107 1) Mục tiêu của giải pháp
- Xây dựng một hệ thống phần mềm, website hỗ trợ việc tựđộng hóa một số công đoạn trong quá trình SXKD; hỗ trợ cho các tác nghiệp của hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 của PTICC.
- Tận dụng và khai thác hiệu quả hệ thống mạng máy tính hiện có của công ty - Nâng cao vai trò, trách nhiệm và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của từng cá
nhân, từng bộ phận trong công ty nhờ các công cụ hỗ trợ hiện đại.
- Xây dựng và từng bước khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu khách hàng của công ty. 2) Nội dung của giải pháp
- Đối với trang thông tin nội bộ:
+ Cập nhật văn bản mới nhất của nhà nước, của cấp trên, của PTICC; các thông tin được phân cấp quản lý, cập nhật và khai thác theo chức năng nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị quản lý (phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính, phòng khoa học kỹ thuật, phòng kinh doanh…), cũng như các tổ chức đoàn thể khác (Đảng, Đoàn thanh niên, Công đoàn, ban đại diện chất lượng ISO…)
+ Hỗ trợ nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ công nhân viên tiếp cận được các qui định, các qui trình hiện hành trong quá trình điều hành và sản xuất trực tiếp + Chỉđạo, điều hành SXKD từ cấp trên và báo cáo thực hiện từ cấp dưới được
thực hiện thông qua mạng máy tính.
+ Hỗ trợ việc tra cứu danh bạđiện thoại PTICC, danh bạ bên ngoài… - Đối với công tác theo dõi quản lý khách hàng, hợp đồng:
+ Lưu trữ, quản lý được đầy đủ thông tin tổng hợp, thông tin chi tiết liên quan đến thực hiện hợp đồng. Thông tin hợp đồng được tổng hợp và diễn giải chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Đây phải là 1 công cụ mạnh để lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin qua đó có những chỉ đạo kịp thời và chính xác đến từng đơn vị, từng cá nhân và chỉđạo từng nội dung công việc đến từng công đoạn thực hiện của hợp đồng
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 108
khách hàng, thông tin về hợp đồng được cập nhật đầy đủ và khai thác hiệu quả, tránh việc trùng lặp, ko nhất quán về số liệu do phải cập nhật nhiều lần, ở nhiều bộ phận.
+ Khắc phục những tồn tại về sự hạn chế thông tin, giảm tối thiểu rủi ro do việc quản lý hợp đồng thủ công, dẫn đến việc cập nhật trùng lặp, sai khác thông tin, mất mát dữ liệu.
+ Tạo phương pháp quản lý, làm việc khoa học và chuyên nghiệp trong toàn Công ty. Mỗi thao tác cập nhật số liệu đều được gắn trách nhiệm đến từng cá nhân thông qua quyền truy cập thông tin. Mỗi thao tác đến dữ liệu khách hàng, hợp đồng đều được ghi nhật ký thời gian thao tác, nội dung thao tác và người thao tác.
+ Quản lý khoa học và khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu khách hàng sẽ tạo lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh của Công ty.
+ Mỗi số hiệu của hợp đồng đều có File hợp đồng gốc đính kèm thuận tiện cho việc khai thác nội dung ký kết hợp đồng với khách hàng. Qua đó các đơn vị sản xuất, phòng ban quản lý và các cán bộ liên quan thúc đẩy đúng tiến độ, quá trình thiết kế cũng như thanh toán, thanh lý hợp đồng thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
- Các yêu cầu khác:
+ Giải pháp tối ưu và ít chi phí, tại Công ty và các đơn vị trực thuộc có thể sử dụng, khai thác hệ thống ứng dụng.
+ Tự động hóa: các số liệu chỉ nhập số liệu đầu vào một lần, giúp người sử dụng giảm tối đa thời gian xử lý giấy tờ, sổ sách. Từ các chứng từ gốc ban đầu, hệ thống sẽ tự động cập nhật dựa trên các thông số, qui trình mà người sử dụng đã định sẵn đểđưa ra các thông tin đầu ra là các báo cáo.
+ Báo cáo cung cấp và phân tích thông tin đa dạng: được thiết kế để đáp ứng nhu cầu về hệ thống báo cáo, quy trình nghiệp vụ theo quy định.
+ Khả năng cung cấp thông tin tức thời (real-time processing).
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 109
ứng dụng để tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và chi phí ấn phẩm… Khả năng xử lý số liệu cần báo cáo được thực hiện trong thời gian ngắn, đáp ứng tốt việc phục vụ thông tin cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh mọi thời điểm và chủ động trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.
+ Hiệu suất sử dụng cao, bảo mật chặt chẽ: chức năng quản trị bảo mật, sao lưu số liệu dự phòng và quản lý người sử dụng và cơ chế phân quyền truy cập theo chức năng nhiệm vụ, cùng với cơ chế ghi nhật ký mọi thao tác đến số liệu sẽ hạn chế rủi ro do việc mất hay rò rỉ thông tin và yên tâm trong công việc hàng ngày.
+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: được thiết kế đơn giản, bằng tiếng Việt giúp tiết kiệm thời gian thích nghi, tiết kiệm chi phí đào tạo, hỗ trợ.
3) Phạm vi áp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ứng dụng trong toàn công ty và khách hàng bên ngoài, tiến đến mở rộng cho việc quản lý doanh thu và thanh quyết toán các công trình, hợp đồng.
- Tích hợp được với các hệ thống thông tin khác của Công ty: tài chính kế toán; quản lý nhân sự; kinh doanh…
- Tích hợp được với website của tập đoàn VNPT trên Internet: giúp cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty, giúp cho việc cập nhật thông tin kịp thời về quá trình thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó có thể thực hiện thông qua mạng Internet, phù hợp với đặc thù của công ty, nhất là cán bộ của công ty thường xuyên phải đi công tác.
4) Đề xuất
- Giao phòng Kinh doanh chủ trì, phối hợp với các phòng có liên quan để giao nhiệm vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng và ban hành các văn bản, nội quy sử dụng trong toàn công ty.
- Phương án triển khai:
+ Thử nghiệm phần mềm: phòng kinh doanh chủ trì, phối hợp với văn phòng tiến hành thử nghiệm (trong 02 tháng) hệ thống phần mềm; sử dụng song
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 110
song 2 chức năng chính đó là: thông tin, tin tức và quản lý số liệu hợp đồng. Đối với chức năng quản lý số liệu hợp đồng, cho phép cập nhật lại toàn bộ số hợp đồng của công ty phát sinh trong năm 2010. Đối với chức năng thông tin, tin tức tiến hành cập nhật các thông tin văn bản của phòng Kinh doanh và ban QL chất lượng ISO 9001
+ Ban hành qui định: Văn phòng phối hợp với phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, phòng khoa học kỹ thuật soạn thảo, trình xem xét và ban hành “qui định nội bộ về việc khai thác và cập nhật thông tin trên website nội bộ”. Trong đó lưu ý 3 nội dung, đó là: Chỉ rõ cách thức truy cập cho người sử dụng; định nghĩa quyền hạn truy cập, cập nhật thông tin chung theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng quản lý; của các tổ chức đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên) và ban hành qui định về việc cập nhật quá trình thực hiện hợp đồng của phòng kinh doanh và các đơn vị sản xuất. Cơ chế nhận thông tin được thực hiện theo cơ chế thời gian thực, tuy nhiên cần qui định các đơn vị nhận thông tin tối thiểu 04 lần/ngày; có trách nhiệm xử lý như thông tin khi nhận được văn bản truyền thống
+ Kết thúc thử nghiệm phòng kinh doanh phối hợp với phòng khoa học kỹ thuật xem xét kết quả và có đề xuất cụ thể.
+ Chuẩn bị triển khai chính thức phần mềm: phòng khoa học kỹ thuật cài đặt lên hệ thống mạng máy tính của đơn vị, phạm vi áp dụng toàn công ty, tiến hành xây dựng và thực hiện cơ chế quản trị, bảo trì, sao lưu số liệu an toàn. + Đào tạo cho người sử dụng: phòng tổ chức phối hợp phòng kinh doanh tổ
chức đào tạo cho toàn thể CBCNV 2 vấn đề, đó là qui định hiện hành của công ty về việc khai thác thông tin trên hệ thống phần mềm của công ty; đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm.
+ Chính thức đưa vào sử dụng chức năng thông tin, tin tức nội bộ trong toàn công ty. Duy trì song song 2 chế độ trao đổi thông tin: chỉđạo từ cấp trên và báo cáo từ cấp dưới 01 tháng, sau đó Bãi bỏ hình thức trao đổi thông tin bằng văn bản truyền thống.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 111
+ Chính thức đưa vào sử dụng chức năng quản lý hợp đồng tại ban giám đốc, lãnh đạo các phòng quản lý, lãnh đạo, chuyên viên phòng kinh doanh và các đơn sản xuất. Tiến hành cập nhật quá trình thực hiện từng hợp đồng tại tất cả các đơn vị phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo
Tóm tắt Chương III
Trong chương III bên cạnh việc giới thiệu chiến lược phát triển của công ty, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc duy trì hiệu lực hệ
thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty PTICC. Trong đó chú trọng vào một số
vấn đề: cam kết của lãnh đạo; tiếp tục hoàn thiện hệ thống; tiến hành thường xuyên
đào tạo đội ngũ nhân viên; xây dựng và ban hành các cơ chế chính sách đối với người lao động; các giải pháp nâng cao năng suất dịch vụ; nâng cao chất lượng dịch vụ của PTICC
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 112
KẾT LUẬN
Việc áp dụng ISO 9001 có một ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển trong công ty PTICC. Qua một số kinh nghiệm áp dụng ISO 9000 tại PTICC cho thấy, bên cạnh các kết quả về mặt tổng hợp phân tích xây dựng hệ thống văn bản và chuẩn hoá các qui trình nghiệp vụ như đã đề cập ở trên, ISO 9000 còn góp phần nâng cao nhận thức và năng lực của đội ngũ cán bộ. Trong quá trình thực hiện cung cấp dịch vụ yếu tố con người là hết sức quan trọng, thậm chí có tính quyết định. Con người đòi hỏi: phải biết lắng nghe, phải có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện đúng mực, xử lý kịp thời và linh hoạt. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực vừa là mục tiêu vừa là yếu tố quan trọng để áp dụng thành công ISO 9001. Kết quả đó chỉ có thể đạt được nếu như chúng ta tiến hành đồng bộ các giải pháp về qui hoạch cán bộ, cải tiến cơ chế tiền lương và tinh giản bộ máy quản lý hành chính.
Với mục đích nâng cao chất lượng trong hệ thống quản lý chất lượng nhằm giải quyết những vấn đề tồn tại trong quá trình áp dụng, duy trì hệ thống QLCL trong đon vị mình công tác, bằng các phương pháp nghiên cứu phân tích, áp dụng các cơ sở lý luận khoa học vào thực tiễn quản lý SXKD của công ty, luận văn đã tập trung nghiên cứu và giải quyết những vấn đề cơ bản sau:
- Cơ sở lý luận về chất lượng, quản lý chất lượng và hệ thống QLCL. - Phân tích quá trình xây dựng, áp dụng hệ thống QLCL tại công ty PTICC
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao việc áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại công ty PTICC. Đây là những vấn đề cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn đang đặt ra đối với công ty PTICC và các doanh nghiệp khác nói chung trong thời gian hiện nay. Đồng thời cũng là vấn đề tác giả tâm huyết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy, cô giáo, đồng nghiệp đơn vị đã giúp đỡ và đóng góp ý kiến quý báu trong quá trình hoàn thành bản luận văn này.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 113
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Tiến sĩ: Lê Hiếu Học (2009), Đại học Bách khoa Hà Nội, Bài giảng môn học Quản lý chất lượng;
2) Giáo sư, tiến sĩ Nguyễn Đình Phan (2005), Nhà xuất bản lao động-xã hội,
quản lý chất lượng trong các tổ chức;
3) Tiến sĩ: Phan Thăng (2009), Nhà xuất bản thống kê, Quản trị chất lượng; 4) Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt nam-VNPT (2008) Tài liệu nội bộ:
chiến lược phát triển đến năm 2020 của VNPT;
5) Thủ tướng chỉnh phủ (2001), quyết định số 158/2001/QĐ-TTG ngày18 tháng 10 năm 2001 phê duyệt chiến lược phát triển Bưu chính-Viễn thông Việt nam và định hướng đến năm 2020
6) Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Bưu điện (2009) Hệ thống quản lý chất lượng, sổ tay chất lượng;
7) Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Bưu điện, Báo cáo nội bộ công ty các năm từ 2001 đến 2010;
8) Hiệp hội tư vấn xây dựng Việt Nam, hồ sơ tư vấn xây dựng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001;
9) Hiệp hội tư vấn kỹ thuật Nhật Bản-ECFA (2001) tài liệu hội thảo ISO 9001:200 và kinh nghiệm của Nhật Bản;
10) Tiêu chuẩn quốc gia-TCVN ISO 9001:2008 (2008) Hệ thống QLCL-các yêu cầu;
11)Engineering Consulting Firms Association Japan-ECFA (2001) Guide to the Application and Interpretation of the ISO 9001:2000 Standard for the Consulting Engineering Industry