Trong quá trình thực hiện, duy trì hệ thống QLCL, ban lãnh đạo công ty còn chưa thực hiện tốt vai trò của mình cũng như vai trò của người đại diện lãnh đạo về chất lượng, điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ tới việc áp dụng, duy trì hệ thống QLCL tại công ty, điều đó được thể hiện ở các nội dung sau:
Việc duy trì các buổi họp báo cáo phương châm trên thực tế không được diễn ra đầy đủ, một phần do lịch làm việc của các giám đốc quá kín, một phần do phòng chủ quản không thúc đẩy mạnh và do có cả sự thay đổi về nhân sự.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 81
Một trong những lý do lớn dẫn tới không duy trì đúng lịch họp là thay đổi nhân sự, việc thay đổi nhân sựở có thể do nghỉ hẳn, hoặc thay đổi vị trí làm việc ở một phòng ban khác. Do thay đổi nhân sự từ các vị trí người quản lý việc bàn giao chưa được chuẩn hóa, chưa có quy trình bàn giao công việc, việc xác định nội dung công việc khi bàn giao không được tiến hành, trong quá trình làm việc thì mô tả công việc của người quản lý chưa được xây dựng. Tất cả yếu tố trên dẫn tới việc duy trì các cuộc họp hay các hoạt động tiêu chuẩn hóa chưa được thực hiện đầy đủ và đúng như quy định.
Ngoài ra những lý do khách quan cũng đã tác động tới việc duy trì các cuộc họp nói chung hay cuộc họp báo cáo phương châm nói riêng đó là số lượng phòng họp là có hạn, thiết bị phục vụ cho các cuộc họp không đáp ứng đủ cho tất cả các phòng họp bởi vậy vẫn có tình trạng các cuộc họp chồng chéo nhau cùng một thời điểm dẫn tới thiếu phòng họp, cuộc họp cần sử dụng máy chiếu thì lại không có, mà hầu hết các cuộc họp đề sử dụng máy chiếu, máy tính để báo cáo. Do đó đã xảy ra việc lùi lại các buổi họp hoặc hủy bỏ buổi họp.
Tiến hành việc xem xét lãnh đạo, hàng năm vào tháng 12 đại diện lãnh đạo về chất lượng sẽ tiến hành tổng kết các dữ liệu đầu vào là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả thực hiện phương châm từ giám đốc công ty tới các giám đốc, tới các trưởng phòng và tới các quản đốc để xem xét việc thực hiện có đạt kết quả theo mục tiêu, từ những căn cứđó sẽ đưa ra kết quả đầu ra là phương hướng, mục tiêu hoạt động cho năm tiếp theo. Tuy nhiên việc này không phải đã được thực hiện một cách nghiêm.túc.
Xem xét tài liệu quy định lỗi thời cũng chưa được người đại diện lãnh đạo về chất lượng đưa ra hình thức hoạt động cụ thể, các quy định được xây dựng từ năm 2002 tới nay đã có nhiều điểm không phù hợp, tuy nhiên việc xem xét này mới chỉ dừng lại là phòng nào có nhu cầu sửa đổi thì chủđộng đề nghị lên phòng đảm bảo chất lượng xem xét sửa đổi, chưa tiến hành xem xét lại định kỳ hàng năm toàn bộ những quy định này có còn phù hợp với thực tế hay không.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 82
hiện đầy đủ, bài bản và còn sơ sài thậm chí mang tính đối phó, mới chỉ dừng lại việc thực hiện qua loa, số liệu mới chỉ thống kê qua phỏng vấn bằng điện thoại, danh sách khách hàng được lấy từ cán bộ kinh doanh, nhưng việc chọn khách hàng để phỏng vấn vẫn chưa được quan tâm.. Kết quảđánh giá phản ánh của khách hàng là không có hoặc chưa thực sự chính xác. Ngoài ra số liệu sau khi phỏng vấn cũng không được sử dụng cho việc cải tiến về sau.