Khi bắt đầu triển khai Công ty đã tổ chức huấn luyện về ISO cho toàn bộ CBCNV. Tuy nhiên, sau đó ngoài cán bộ ISO thường xuyên được cập nhật về việc triển khai ISO 9001 tại các cuộc họp thường kỳ, các CBCNV khác chỉ thực hiện thông qua sự tuyên truyền lại và việc áp dụng biểu mẫu máy móc, dập khuân.
Nhận thức về ISO 9001 phần nào bị hạn chế. Một số nhân viên làm việc tại công ty là nhân viên lâu năm, họđã quen với việc thực hiện công việc kiểu cũ nên khi thay đổi họ vẫn chưa quen với việc áp dụng ISO, theo họ áp dụng ISO quá rườm rà và tốn nhiều công sức trong khi công việc chuyên môn lại nhiều nên họ không thể dành nhiều thời gian cho ISO. Ngoài ra một số nhân viên còn cho rằng việc sao lưu văn bản thành hệ thống theo ISO tốn nhiều thời gian và giấy mực mà không thu được kết quả gì vì công việc vẫn vậy không thấy cải thiện hiệu quả hay nhanh chóng mà chỉ thêm việc cho văn thư. Ví dụ như công việc văn thư tại văn phòng, sau khi nhận được công văn từ bên ngoài, văn thư sẽ trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo bút phê cho phó phòng và hai nhân viên cùng thực hiện, trước đây khi chưa áp dụng quy trình ISO thì văn thư sẽ đem văn bản cho phó phòng để phó phòng giao việc trực tiếp đến hai nhân viên thực hiện và công văn lưu trữ sẽ nằm trong hồ sơ lưu trữ công việc của hai nhân viên phụ trách. Như theo đúng trình tự thủ tục theo tiêu chuẩn ISO 9001 thì văn bản từ trưởng phòng sẽđược photo lưu văn thư một bản và phó phòng giữ một bản sau đó bút phê cho hai nhân viên thực hiện, hai nhân viên mỗi người giữ một bản. Việc thực hiện như trên đảm bảo được việc thực hiện chặt chẽ tuy nhiên đối với một số công việc đơn giản thì công tác này quá rườm rà, không cần thiết. Hoặc theo quy định các file tài liệu phải được lập danh mục trong
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 83
file tài liệu bao gồm những văn bản nào và phải được cập nhật ngay sau khi lưu văn bản vào file tài liệu đó nhưng đa số khi nào có đợt kiểm tra các nhân viên mới lấy file ra lập danh mục, dẫn đến kiểm tra thì đầy đủ nhưng không đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy trình nên không có hiệu quả. Do ý thức về việc thực hiện ISO 9001 đối với từng CBCNV chưa cao, việc thực hiện chỉ được làm qua loa để đối phó. Khó duy trì sự nhiệt tình của CBCNV đối với hệ thống trong suốt quá trình áp dụng. Phải nói Công ty đã dành rất nhiều chi phí, thời gian, công sức đáng kể để xây dựng, thực hiện, duy trì, cải tiến liên tục hệ thống nhưng vẫn chưa đưa được hệ thống hoạt động như mong muốn. Có thể nói lực cản lớn nhất nằm ở thói quen quản lý và thói quen công việc. Hiện nay thực sự từ lãnh đạo vẫn còn mang nhiều thói quen quản lý cũ, một phần chưa thực sự nắm rõ các quy trình ISO, một phần không đánh giá được việc cần thiết khi thực hiện và buộc cấp dưới phải thực hiện theo đúng quy trình ISO. Và cũng không thể không thừa nhận sự hời hợt của một số lãnh đạo phòng dẫn đến việc thực hiện ISO chưa được kiểm soát và không được phổ biến tốt đến nhân viên để thực hiện hoàn thiện.