1) Mục tiêu của giải pháp
Để ngày càng hoàn thiện hệ thống QLCL của công ty, trong quá trình thực hiện ISO 9001 cần rà soát xem những qui trình nào lập ra không đúng với thực tế, những qui trình nào rườm rà không cần thiết gây mất thời gian, tiền bạc. Những công việc nào có trên thực tế nhưng không được lập thành qui trình.
2) Nội dung của giải pháp
- Hoàn chỉnh các qui trình khi phát hiện ra những điểm không phù hợp. Cần thu thập số liệu, xem xét tài liệu để cân nhắc việc điều chỉnh. Khi các qui trình ban hành ra phải được thực hiện triệt để tránh trường hợp thực hiện nửa chừng hoặc làm tắt không theo qui trình.
- Thực hiện xem xét sửa đổi lại quy trình thẩm định và đấu thầu vì tại công ty công tác này còn đan xen lẫn nhau. Do đó cần xây dựng quy trình tham dự đấu thầu mới để thống nhất trên toàn công ty; đảm bảo mua vật tư thiết bị giá phù hợp và sử dụng tốt. Biên chế các gói thầu cho hợp lý, lập giá gói thầu phù hợp với đơn giá của thị trường. Kiên quyết loại trừ các nhà thầu không đủ năng lực và đã nhiều lần không thực hiện đúng tiến độ cam kết.
- Đối với công tác hành chính rà soát lại các văn bản vi phạm ban hành đã lỗi thời để kịp thời thay thế bằng văn bản phù hợp, cũng như thống kê lại các văn bản này một cách hệ thống vì có một số văn bản được thay thế bằng văn bản mới nhưng đơn vị vẫn áp dụng văn bản cũ, các danh sách mục này sau khi được rà soát và hệ thống thì nên được cập nhật dưới dạng thư viện điện tử mởđể các đơn vị tiện theo dõi và đơn vị ban hành cũng dễ cập nhật mới. Công ty cũng cần xây
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 99
dựng qui trình hợp tác vì hiện nay các đối tác trong và ngoài nước đến làm việc với công ty rất nhiều. Đứng trước xu thế hội nhập công ty cần có một qui trình phù hợp đểđẩy mạnh công tác hợp tác cũng như phát huy hiệu quả hợp tác. - Phát hiện kịp thời những sai sót để có hành động xử lý khắc phục kịp thời cho
từng vấn đề. Khi phát hiện ra sai sót cần xác định rõ loại sai sót, nơi phát hiện sai sót, thông tin nhất quán về việc không ổn định và nhất quán, lý do xảy ra sai sót, những thông tin làm căn cứ xác định. Các thông tin liên quan đến sai sót phải thể hiện chính xác và đầy đủ trong biên bản về sai sót. Đồng thời có hành động phòng ngừa để tránh lỗi lặp lại. Cần phân định trách nhiệm tiến hành công việc kiểm tra và hiệu chỉnh rõ ràng. Tập trung nỗ lực trong việc phòng chống hơn là phát hiện những thiếu sót. Xác định rõ sản phẩm nào hoặc quy trình nào không phù hợp tiêu chuẩn và nhận dạng nó, đánh giá mức độ vi phạm để có những biện pháp cụ thể. Xem xét để có thể khắc phục bằng cách thay mới hay sửa chữa. Việc tiến hành xử lý phải theo trình tự thủ tục quy định.
- Cần thực hiện đo lường và đánh giá quá trình, phân tích, xem xét và cải tiến quá trinh. Tổ chức lại hệ thống khảo sát khách hàng và theo dõi các ý kiến của khách hàng, thường xuyên hơn, lấy ý kiến thêm bằng các phương tiện thông tin khách như website, thưđiện tử, thư quảng cáo. Ghi nhận và tích cực xử lý các phản hồi và khiếu nại của khách hàng.
3) Phạm vi áp dụng
QMR trực tiếp chỉ đạp các các phòng quản lý tại các cuộc họp giao ban, hàng tuần, hàng tháng.
4) Đề xuất
- Giải pháp này cần được thực hiện thường xuyên; không nhất thiết phải đợi đến các cuộc đánh giá.
- Lãnh đạo các đơn vị thông qua công việc hàng ngày, giao việc, nhận báo cáo kết quả, phối hợp với nhân viên cấp dưới tháo gỡ những khó khăn; cùng nhân viên tìm hiểu và phát hiện những điểm không phù hợp cần khắc phục, cải tiến
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 100
báo cáo; ghi chép trung thực khách quan các số liệu và vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.